Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ОПИСИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Общие сведения

Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. К такой категории относится часть документов, образующихся в деятельности кадровой службы организации. Форма описи дел по личному составу кадровой службы приведена в приложении 13 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

Справочно Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета (п.83 Правил работы архивов).

Опись дел по личному составу кадровой службы должна быть составлена и оформлена не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлена в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет руководитель кадровой службы (работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства) (п.87 Правил работы архивов). Например, опись дел по личному составу за 2014 г. должна быть оформлена не позднее 31 декабря 2015 г., представлена в архив в 2016 г.

Состав документов, включаемых в опись дел по личному составу кадровой службы

В сводную опись дел по личному составу включаются следующие дела в указанном порядке:

• приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;

• личные карточки работников;

• личные дела работников;

• невостребованные трудовые книжки;

• документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т.п.;

• документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;

• документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда;

• должностные инструкции работников.

Обратите внимание! Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в опись дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении. Личные дела, невостребованные трудовые книжки уволенных работников систематизируются по алфавиту фамилий.

На документы по личному составу постоянного хранения: личные дела уволенных руководителей организаций, работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания, работников, внесших крупный вклад в развитие организации, и другие составляется отдельная опись.

В случае если в кадровой службе оказались неупорядоченными дела за несколько лет, по согласованию с архивом на них можно составить одну опись. Заголовки дел в такой описи систематизируются по хронологически-номинальному принципу, т.е. дела располагаются по годам их заведения, а внутри каждого года систематизируются в вышеуказанном порядке. В таком же порядке могут систематизироваться дела в организациях, где за год образуется небольшое количество дел по личному составу и соответственно составляется опись более чем за 1 год.

Порядок заполнения граф описи

Опись дел по личному составу кадровой службы имеет порядковый номер, который состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись, и буквенного обозначения «лс».

Пример Опись № 16/2012лс.

В графе «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в опись, в валовом порядке. Заголовок каждого дела и каждого тома вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

В графе 2 «Индекс дела» указывается индекс дела по номенклатуре дел. При внесении в опись дел по личному составу личного дела работника указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел. Аналогично при внесении в опись дел невостребованных трудовых книжек указывается порядковый номер трудовой книжки согласно книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В графе 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются название подраздела при его наличии и заголовки дел в соответствии с правилами, установленными в п.90 Правил работы архивов:

• заголовки дел, начатых делопроизводством в одном структурном подразделении, а затем продолженных в другом, включаются в опись дел того структурного подразделения, в котором они были закончены;

• при внесении в опись подряд нескольких дел с однородными заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел допускается обозначать словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся полностью.

Пример Приказы № 1-к-172-к директора о приеме, перемещении, увольнении, переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, временном заместительстве, изменении фамилии работников. Том № 1. То же № 173-к-365-к. Том № 2;

• на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью, не допускается его перенос на другую страницу;

• при внесении в опись дел копий документов в заголовках соответствующих дел указывается, что в нее включены копии документов.

Пример Должностные инструкции работникам за 2012 год. Копии;

• заголовком личного дела является фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяются:

• соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации;

• соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

• правильность группировки документов, включенных в дело;

• правильность нумерации листов в деле;

• наличие и правильность оформления внутренней описи документов дела;

• наличие и правильность оформления заверительной надписи.

Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел и заведенных в течение делопроизводственного года, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, составляется справка с изложением причин отсутствия необнаруженных дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций) и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации.

Справочно Пример справки об утрате дела можно найти здесь.

В графе 4 «Дата дела (тома, части)» указываются даты первого и последнего документов каждого дела. Около заголовка дела с личными карточками и должностными инструкциями работников даты не указываются, так как они сформированы по алфавиту.

В графе 5 «Количество листов в деле (томе, части)» цифрами указывается количество листов, зафиксированное в листе-заверителе дела.

В графе 6 «Срок хранения дела (тома, части)» указывается срок хранения в соответствии с графой 4 номенклатуры дел без обозначения номера пункта по перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140. Например, «50 лет» или «75 лет».

Графа 7 «Примечание» описи используется для оформления отметок о передаче дел в архив организации («передано»), о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и др.

Составление итоговой записи

В конце описи дел по личному составу кадровой службы за последней описательной статьей составляется итоговая запись. В ней цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Итоговая запись подписывается составителем с указанием его должности и даты подписания.

Порядок подписания, согласования и утверждения описи

В п.92 Правил работы архивов закреплен порядок подписания и согласования описи дел структурного подразделения:

1) опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления;

2) согласовывается руководителем службы документационного обеспечения управления организации, экспертной комиссией кадровой службы (при наличии);

3) утверждается руководителем кадровой службы.

Опись дел кадровой службы составляется в двух экземплярах, а при наличии экспертной комиссии кадровой службы - в трех. Один экземпляр остается в кадровой службе, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания экспертной комиссии.

Справочно Форма описи дел по личному составу структурного подразделения организации содержится в приложении 13 к Правилам работы архивов.   Пример описи дел по личному составу, включающей личные дела уволенных работников, за 2013 год см. здесь.

Опись личных дел уволенных работников

Допускается при большом количестве дел по личному составу составлять описи на отдельные категории таких дел: личных дел уволенных работников, личных карточек уволенных работников.

Передача дел в архив организации

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством в соответствии с графиком, составленным руководителем архива и утвержденным руководителем организации.

Передача дел в архив организации осуществляется по составленной описи. Дела доставляются в архив работниками кадровой службы.

10.10.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела