Пособие - навигатор от 18.07.2014
Автор: Пупкевич Т.

Составление сводных описей дел


 

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

 

СОСТАВЛЕНИЕ СВОДНЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ

В опись включаются дела, прошедшие экспертизу ценности документов, сформированные и оформленные в установленном порядке.

 

Справочно

Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета (п.83 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143, далее - Правила работы архивов).

 

Сводная опись дел формируется в архиве организации и относится к основным учетным документам архива. В данном материале рассмотрены основные признаки и нормы законодательства по составлению сводных описей дел: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

 

Основные признаки, аналитические материалы Опись дел Норма
постоянного хранения временного
(свыше 10 лет) хранения
по личному составу
Когда составляется - Ежегодно, не позднее чем через 2 года после завершения дел делопроизводством;
- не более чем за 5 лет в организациях, где объем документов до 15 дел постоянного хранения
Ежегодно - Ежегодно, не позднее чем через 2 года после завершения дел делопроизводством;
- не более чем за 5 лет в организациях, где объем документов до 15 дел постоянного хранения
Пункт 84, 110, 163 Правил работы архивов
Какие документы включаются Заголовки дел:
- постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений;
- сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК» (примечание)
Заголовки дел временного (свыше 10 лет) хранения, поступивших в архив организации Заголовки дел по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, систематизируются в последовательности:
1) приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;
2) личные карточки работников;
3) лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;
4) личные дела работников;
5) невостребованные трудовые книжки;
6) документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т.п.;
7) документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;
8) документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и документы, подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда;
9) должностные инструкции работников.

 

Обратите внимание!

Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении

Пункты 111, 152, 162, 165 Правил работы архивов
Форма Приложение 16 Приложение 20 Приложение 21 Правила работы архивов
Присвоение номера по листу фонда Номер присваивается при формировании первого годового раздела сводной описи дел Пункты 114, 154, 164 Правил работы архивов
  Добавляется условное обозначение «в» Добавляется условное обозначение «лс»
Последующие годовые разделы сводной описи имеют тот же номер до образования законченной описи, при этом после номера каждого последующего годового раздела описи дел в скобках указывается слово «продолжение»

Пример

«Опись № 1 (продолжение)»

Пример

«Опись № 1в(продолжение)»

Пример

«Опись № 1лс (продолжение)»

Порядок заполнения В графе 1 «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, в валовом порядке. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел продолжается до тех пор, пока их число не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры.
В графе 2 «Индекс дела» указываются индексы дел по номенклатуре дел организации.
В графу 5 «Количество листов в деле (томе)» переносятся сведения из листа-заверителя дела.
Графа 6 «Примечание» годового раздела сводной описи используется для указания отметок о выбытии и передаче дел, особенностей физического состояния дел и др.
В графе «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, в валовом порядке. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел сохраняется до тех пор, пока их число не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры.
В графе 2 «Индекс дела» при внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу личного дела работника указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел.
Аналогично при внесении невостребованных трудовых книжек указывается порядковый номер трудовой книжки согласно книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В графе 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.
Графа 6 «Примечание» годового раздела сводной описи используется для оформления отметок о выбытии и передаче дел, особенностях физического состояния дел и др.
Пункты 115, 116, 155, 166 Правил работы архивов
Итоговая запись В конце годового раздела сводной описи за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью общее количество, первый и последний номера заголовков дел, включенных в годовой раздел сводной описи, отражаются особенности нумерации заголовков дел (литерные и пропущенные номера).
Итоговая запись подписывается составителем и руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) с указанием их должностей. Подписи датируются
Пункт 117 Правил работы архивов
Справочный аппарат К первому годовому разделу обязательно:
- титульный лист;
- историко-архивная справка.
При необходимости:
- оглавление;
- список сокращений;
- указатели
Как правило, не составляется.
При необходимости составляются:
- оглавление;
- список
К первому годовому разделу обязательно:
- титульный лист.
При необходимости:
- оглавление;
- список сокращений;
- указатели
Пункты 121, 157, 168 Правил работы архивов
Заверительная надпись Составляется на отдельном листе-заверителе и помещается в конце годового раздела сводной описи Пункты 127, 156, 167 Правил работы архивов
Количество экземпляров: Пункты 128, 158, 170 Правил работы архивов
организации, которая является источником комплектования государственного архива
4
2
3
организации, имеющей вышестоящую организацию
3
3
иные организации
3
2
Согласование Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) либо экспертной комиссией (ЭК) организации Визируется руководителем кадровой службы (специалистом по кадрам).

 

Справочно

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

 

Согласовывается с ЦЭК (ЭК) организации
Пункты 129, 158, 171 Правил работы архивов;
часть вторая п.61 Инструкции по делопроизводству в государственных органах иорганизациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4
Утверждение Руководитель организации на обложках внесенных в годовой раздел сводной описи дел чернилами или шариковой ручкой проставляет архивный шифр (номер фонда, номер описи, номер дела по описи) Руководитель организации Руководитель организации на обложках внесенных в годовой раздел сводной описи дел чернилами или шариковой ручкой проставляет архивный шифр (номер фонда, номер описи, номер дела по описи) Пункты 130, 158, 172 Правил работы архивов
Хранение В папках с клапанами или завязками   В папках с клапанами или завязками Пункты 131, 173 Правил работы архивов

 

Примечание. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в Перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140, в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в т.ч. такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (п.10 примечания к названному Перечню).

 

18.07.2014

 

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»