Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
СОСТАВЛЕНИЕ СВОДНЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ
В опись включаются дела, прошедшие экспертизу ценности документов, сформированные и оформленные в установленном порядке.
 |
Справочно Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета (п.83 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила). |
Сводная опись дел формируется в архиве организации и относится к основным учетным документам архива. В настоящем материале рассмотрены основные признаки и нормы законодательства по составлению сводных описей дел: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
 |
Обратите внимание! Порядок составления описей (годовых разделов описей) электронных дел определен главой 5 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20. |
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. из части первой п.115, части первой п.127, части первой п.165 Правил слова «к настоящим Правилам» исключены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 22.11.2019 № 214. |
| Основные признаки, аналитические материалы | Опись дел | Норма | ||
| постоянного хранения | временного (свыше 10 лет) хранения |
по личному составу | ||
| Когда составляется | Ежегодно, не позднее чем через 2 года после завершения дел делопроизводством; не более чем за 5 лет в организациях, где объем документов до 15 дел постоянного хранения |
Ежегодно | Ежегодно, не позднее чем через 2 года после завершения дел делопроизводством; не более чем за 5 лет в организациях, где объем документов до 15 дел постоянного хранения |
Пункты 84, 110, 163 Правил. От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.11 (пп.83-96) Правил исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118 |
| Какие документы включаются | Заголовки дел: - постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений; - сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК» |
Заголовки дел временного (свыше 10 лет) хранения, поступивших в архив организации | Заголовки дел по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, систематизируются в последовательности: 1) приказы (иные распорядительные документы) по личному составу; 2) личные карточки работников; 3) лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам; 4) личные дела работников; 5) невостребованные трудовые книжки; 6) документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т. п.; 7) документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях; 8) документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и документы, подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда. |
Пункты 111, 152, 162, 165 Правил |
|
Обратите внимание! Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении |
Пункт 166 Правил | |||
| Форма | Приложение 16 | Приложение 20 | Приложение 21 | Правила |
| Присвоение номера по листу фонда | Номер присваивается при формировании первого годового раздела сводной описи дел | Пункты 114, 154, 164 Правил | ||
| Добавляется условное обозначение «в» | Добавляется условное обозначение «лс» | |||
| Последующие годовые разделы сводной описи имеют тот же номер до образования законченной описи, при этом после номера каждого последующего годового раздела описи дел в скобках указывается слово «продолжение» | ||||
|
Пример «Опись № 1 (продолжение)» |
Пример «Опись № 1в (продолжение)» |
Пример «Опись № 1лс (продолжение)» | ||
| Порядок заполнения | В графе 1 «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, в валовом порядке. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел продолжается до тех пор, пока их число не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры. В графе 2 «Индекс дела» указываются индексы дел по номенклатуре дел организации. В графу 5 «Количество листов в деле (томе)» переносятся сведения из листа-заверителя дела. Графа 6 «Примечание» годового раздела сводной описи используется для указания отметок о выбытии и передаче дел, особенностей физического состояния дел и др. |
В графе «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, в валовом порядке. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел сохраняется до тех пор, пока их число не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры. В графе 2 «Индекс дела» при внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу личного дела работника указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел. Аналогично при внесении невостребованных трудовых книжек указывается порядковый номер трудовой книжки согласно книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В графе 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже. Графа 6 «Примечание» годового раздела сводной описи используется для оформления отметок о выбытии и передаче дел, особенностях физического состояния дел и др. |
Пункты 115, 116, 155, 166 Правил | |
| Итоговая запись | В конце годового раздела сводной описи за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью общее количество, первый и последний номера заголовков дел, включенных в годовой раздел сводной описи, отражаются особенности нумерации заголовков дел (литерные и пропущенные номера). Итоговая запись подписывается составителем и руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) с указанием их должностей. Подписи датируются |
Пункт 117 Правил | ||
| Справочный аппарат | К первому годовому разделу обязательно: - титульный лист; - историко-архивная справка. При необходимости: - оглавление; - список сокращений; - указатели |
Как правило, не составляется. При необходимости составляются: - оглавление; - список сокращений |
К первому годовому разделу обязательно: - титульный лист. При необходимости: - оглавление; - список сокращений; - указатели |
Пункты 121, 157, 168 Правил |
| Заверительная надпись | Составляется на отдельном листе-заверителе и помещается в конце годового раздела сводной описи | Пункты 127, 156, 167 Правил | ||
| Количество экземпляров: | Пункты 128, 158, 170 Правил | |||
| организации, которая является источником комплектования государственного архива |
4 |
2 |
3 | |
| организации, имеющей вышестоящую организацию |
3 |
3 | ||
| иных организаций |
2 |
2 | ||
| Согласование | Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) либо экспертной комиссией (ЭК) организации | Визируется руководителем кадровой службы (специалистом по кадрам). Справочно Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.Согласовывается с ЦЭК (ЭК) организации |
Пункты 129, 158, 171 Правил, часть вторая п.61 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 | |
| Утверждение | Руководитель организации на обложках внесенных в годовой раздел сводной описи дел чернилами или шариковой ручкой проставляет архивный шифр (номер фонда, номер описи, номер дела по описи) | Руководитель организации | Руководитель организации на обложках внесенных в годовой раздел сводной описи дел чернилами или шариковой ручкой проставляет архивный шифр (номер фонда, номер описи, номер дела по описи) | Пункты 130, 158, 172 Правил |
| Хранение | В папках с клапанами или завязками | В папках с клапанами или завязками | Пункты 131, 173 Правил | |
| Аналитические материалы по теме | Нужно ли в сводной описи дел и описи дел структурного подразделения при указании сроков хранения дел указывать также пункты перечней типовых документов (в форме описи в заголовке указывать просто сроки хранения, а в образцах кроме сроков указывать еще и пункты)? | Как правильно включить в сводную опись документы временного срока хранения (журналы регистрации несчастных случаев, журналы регистрации профессиональных заболеваний): по году заведения либо по году окончания дела? | ||
Примечание. Отметка «ЭПК»
|
|
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться примечанием 5 к Перечню № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь. |
08.07.2019
Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»