Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СОСТАВЛЕНИЕ ТИТУЛЬНЫХ ЛИСТОВ К ОПИСЯМ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

При передаче документов на государственное хранение при ликвидации организации необходимо составить титульный лист к описи дел постоянного хранения и к описи дел по личному составу.

Титульный лист помещается в начале законченной описи (часть вторая п.137 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

Обязательные реквизиты титульных листов:

• название фонда;

• номер фонда;

• номер описи;

• название описи (категория документов, содержащихся в делах, например, постоянного хранения, по личному составу);

• крайние даты дел, включенных в опись.

В названии фонда указываются:

• официальное полное наименование организации, включая ее организационно-правовую форму, в период, за который документы включены в законченную опись;

• официальное сокращенное наименование организации (в круглых скобках);

• официальное полное наименование вышестоящей организации;

• период (начальная и конечная даты) деятельности организации, за который документы включены в законченную опись.

Титульный лист оформляется по форме согласно приложению 19 к Правилам.

Номер фонду присваивается в государственном архиве после передачи документов на государственное хранение.

Титульный лист к описи дел по личному составу включает те же реквизиты.

Законченная опись вместе с титульным листом, историко-архивной справкой к фонду заключается в твердую обложку и переплетается.

На обложке законченной описи указывается:

• номер фонда (при его наличии);

• номер описи;

• крайние даты дел, заголовки которых включены в законченную опись;

• количество листов (п.150 Правил).

13.09.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

По этой теме также см.:

Составление законченных описей дел постоянного хранения и по личному составу при их передаче в архив в случае ликвидации организации.