Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
СОСТАВЛЯЕМ АКТ
Введение
Основная цель составления акта - фиксация фактов или описание произошедших событий, установленных несколькими лицами.
В большинстве случаев работники кадровой службы составляют акты при наличии в организации конфликтных ситуаций, например при причинении работником материального ущерба или нарушении дисциплины труда. Встречаются и такие случаи, когда в соответствии с законодательством не требуется составление акта, но наниматель принимает решение об оформлении акта для его использования в качестве доказательства того или иного факта.
В настоящей статье разъясняется, в каких случаях должен составляться акт и какие предъявляются требования к его содержанию и оформлению.
Случаи составления акта
У работников кадровой службы часто возникает вопрос, в каких случаях следует составлять акт, а в каких - необязательно.
Прежде всего, акты должны составляться в случаях, непосредственно предусмотренных в Трудовом кодексе РБ (далее - ТК). Их немного.
В таблице 1 приведены случаи обязательного составления актов, предусмотренные ТК, а также особенности их содержания.
|
| |||
|
Случаи составления акта, предусмотренные Трудовым кодексом | |||
| № п/п | Случаи, при наличии которых необходимо составить акт | Содержание акта | Норма ТК |
|
1 |
Работник отказывается дать письменное объяснение до применения дисциплинарного взыскания по факту совершения дисциплинарного проступка | В акте об отказе работника от дачи письменного объяснения до применения дисциплинарного взыскания по факту совершения дисциплинарного проступка указываются обстоятельства, при которых работнику было предложено представить указанное письменное объяснение, а также устанавливается факт отказа работника от дачи письменного объяснения | Часть вторая ст.199 |
|
2 |
Работник отказывается ознакомиться под подпись с приказом (распоряжением), постановлением о применении дисциплинарного взыскания | В акте об отказе работника от ознакомления под подпись с приказом (распоряжением), постановлением о применении дисциплинарного взыскания указываются обстоятельства, при которых работнику было предложено под подпись ознакомиться с соответствующим приказом (распоряжением), постановлением нанимателя, а также фиксируется факт отказа работника от ознакомления под подпись с указанными документами | Часть седьмая ст.199 |
|
3 |
Несчастный случай на производстве | В акте о несчастном случае на производстве должны быть подробно изложены обстоятельства, причины несчастного случая, сведения о потерпевшем, а также указаны лица, допустившие нарушения требований охраны труда | Статья 229 |
|
4 |
Работник отказывается или уклоняется от представления письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба | В акте о непредставлении работником письменного объяснения по факту причинения ущерба указываются обстоятельства, при которых такое объяснение было затребовано нанимателем, а также фиксируется факт отказа работника от представления письменного объяснения | Часть третья ст.408 |
Акт об отказе работника от ознакомления с приказом о наложении дисциплинарного взыскания
Общество с ограниченной
ответственностью «Мальвина»
(ООО «Мальвина»)
АКТ
10.02.2014 № 51
г.Минск
Об отказе от ознакомления
с приказом о наложении
дисциплинарного взыскания
Составлен 10.02.2014 в 11 ч 20 мин начальником отдела грузоперевозок Петровым Павлом Петровичем.
| Присутствовали: |
1. Заместитель директора по перевозкам Иванов И.И. 2. Начальник отдела кадров Сидоров С.С. |
Сегодня, 10.02.2014, в 11 ч 15 мин водитель автомобиля Кудряшов Н.Н. отказался от ознакомления с приказом от 07.02.2014 № 157-Л «О наложении дисциплинарного взыскания».
Мотив отказа не объяснил.
| Заместитель директора по перевозкам | Подпись | И.И.Иванов | ||
| Начальник отдела кадров | Подпись | С.С.Сидоров | ||
| Начальник отдела грузоперевозок | Подпись | П.П.Петров |
Акт об отказе работника от дачи письменного объяснения по факту причинения им ущерба нанимателю
Общество с ограниченной
ответственностью «Мальвина»
(ООО «Мальвина»)
АКТ
10.02.2014 № 52
г.Минск
Об отказе от письменного
объяснения для установления
причины возникновения ущерба
Составлен 10.02.2014 в 11 ч 20 мин начальником отдела грузоперевозок Петровым Павлом Петровичем.
| Присутствовали: |
1. Заместитель директора по перевозкам Иванов И.И. 2. Начальник отдела кадров Сидоров С.С. |
Водитель автомобиля Петренко Н.И. 09.02.2014 при перевозке груза по маршруту г.Минск-г.Брест возле г.Дзержинска попал в дорожно-транспортное происшествие (ДТП), в результате которого получило значительные повреждения транспортное средство ООО «Мальвина» ИВЕКО, гос. номер 57-89 А-5.
Согласно протоколу от 09.02.2014, составленному инспектором Государственной автомобильной инспекции (ГАИ) Виноградовым В.Н., виновником ДТП является водитель Петренко Н.И.
В связи с причинением ущерба ООО «Мальвина» начальник отдела грузоперевозок Петров П.П. 10.02.2014 в 11 ч 15 мин предложил водителю Петренко Н.И. представить письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба по факту совершенного ДТП. Объяснение водитель Петренко Н.И. дать отказался.
Мотив отказа: несогласие с протоколом от 09.02.2014, составленным инспектором ГАИ Виноградовым В.Н.
| Заместитель директора по перевозкам | Подпись | И.И.Иванов | ||
| Начальник отдела кадров | Подпись | С.С.Сидоров | ||
| Начальник отдела грузоперевозок | Подпись | П.П.Петров |
Акты, предусмотренные нормативными правовыми документами
Необходимость составления акта предусматривается и другими нормативными документами.
В соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30), факт отказа от получения трудовой книжки оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей (часть вторая п.48).
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 сентября 2014 г. постановление № 30 на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2014 № 59 утратило силу. С этой даты взамен Инструкции № 30 действует Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40. |
Акт об отказе работника от получения трудовой книжки
Общество с ограниченной
ответственностью «Мальвина»
(ООО «Мальвина»)
АКТ
11.02.2014 № 53
г.Минск
Об отказе работника
от получения трудовой книжки
Составлен 11.02.2014 в 17 ч 00 мин начальником отдела кадров Сидоровым Сергеем Сергеевичем.
| Присутствовали: |
1. Главный юрисконсульт Кузнецов Н.И. 2. Инженер по охране труда Коваленко М.М. |
Сегодня, 11.02.2014, в 16 ч 50 мин слесарь по ремонту автомобилей станции технического обслуживания Иваненко К.А. отказался от получения трудовой книжки (серия КМ № 567097321).
Мотив отказа не объяснил.
| Начальник отдела кадров | Подпись | С.С.Сидоров | ||
| Главный юрисконсульт | Подпись | Н.И.Кузнецов | ||
| Инженер по охране труда | Подпись | М.М.Коваленко |
На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (часть вторая п.59 Инструкции № 30).
Акты, не предусмотренные нормативными правовыми документами
Акты могут составляться также в случаях, не предусмотренных нормативными правовыми документами, когда нанимателю необходимо зафиксировать определенные факты или события, которые произошли в присутствии свидетелей.
Отдельные случаи, которые не предусмотрены нормативными правовыми документами, но в которых нанимателю целесообразно составить акт, содержатся в таблице 2.
В указанных случаях оформленный акт окажет большую помощь нанимателю при возникновении трудового спора и судебного разбирательства, поможет доказать совершение работником определенных неправомерных действий или бездействие работника.
Для работников кадровой службы желательно, чтобы эти случаи и правила оформления актов были зафиксированы в инструкции по кадровому делопроизводству организации.
|
Случаи, в которых целесообразно составить акт | ||
| № п/п | Случаи, когда целесообразно составить акт | Содержание акта |
|
1 |
Работник отсутствует на рабочем месте в рабочее время | В акте фиксируется факт отсутствия работника на рабочем месте в рабочее время |
|
2 |
Работник не приступил к работе в день начала работы, который установлен трудовым договором, или на следующий рабочий день после вступления договора в силу, если в трудовом договоре не определен день начала работы |
В акте фиксируется факт, что работник не приступил к работе в день начала работы |
|
3 |
Работник отказался получить экземпляр трудового договора | В акте об отказе работника получить экземпляр трудового договора указываются: - обстоятельства, при которых трудовой договор был заключен, оформлен в двух экземплярах и подписан нанимателем и работником; - обстоятельства непосредственного отказа работника от получения экземпляра трудового договора. В этом случае в акте целесообразно указать, что неполученный работником экземпляр трудового договора хранится в кадровой службе и будет выдан работнику по его требованию |
|
4 |
Работник получил экземпляр трудового договора, но отказался подтвердить это обстоятельство своей подписью на экземпляре трудового договора, хранящемся у нанимателя | В акте об отказе работника расписаться в получении экземпляра трудового договора указываются: - обстоятельства, при которых трудовой договор был заключен, оформлен в двух экземплярах и подписан нанимателем и работником; - обстоятельства, при которых работник получил экземпляр трудового договора, но отказался подтвердить его получение подписью на экземпляре трудового договора, хранящемся у нанимателя |
|
5 |
Работник отказался ознакомиться под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью | В акте об отказе работника от ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, указываются обстоятельства, при которых работнику до подписания трудового договора при приеме на работу было предложено ознакомиться с содержанием указанных документов нанимателя, а работник с их содержанием ознакомился, но отказался подтвердить ознакомление своей подписью |
|
6 |
Работник отказался ознакомиться под подпись с приказом нанимателя (о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, об изменении условий трудового договора и т.д.) | В акте об отказе работника ознакомиться под подпись с приказом нанимателя указываются: - обстоятельства издания приказа; - факт отказа работника расписаться в приказе об ознакомлении. В таком случае в акте целесообразно указать, что работник ознакомлен с содержанием приказа, текст которого ему зачитан в присутствии свидетелей |
|
7 |
Работник отказался ознакомиться с уведомлением (получить экземпляр уведомления) об изменении существенных условий труда | В акте об отказе работника от ознакомления с уведомлением (получить экземпляр уведомления) об изменении существенных условий труда перечисляются: - какие произведены изменения существенных условий труда и обстоятельства, вызвавшие необходимость таких изменений; - обстоятельства, при которых работнику было предложено получить уведомление об изменении существенных условий труда и ознакомиться с ним; - факт отказа работника от получения уведомления об изменении существенных условий труда. В данном случае в акте целесообразно указать, что работник ознакомлен с содержанием уведомления, текст которого ему зачитан в присутствии свидетелей |
|
8 |
Работник отказался ознакомиться с уведомлением (получить экземпляр уведомления) об увольнении в тех случаях, когда требуется такое уведомление (в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников, истечением срока трудового договора и т.д.) |
В акте об отказе работника от ознакомления с уведомлением (получить экземпляр уведомления) об увольнении указываются: - обстоятельства, связанные с предстоящим увольнением; - обстоятельства, при которых работнику было предложено получить уведомление об увольнении; - факт отказа работника от получения уведомления об увольнении. Для данного случая в акте целесообразно указать, что работник ознакомлен с содержанием уведомления, текст которого ему зачитан в присутствии свидетелей |
|
9 |
Работник отказался ознакомиться с предложением (получить экземпляр предложения) о переводе на другую работу в случаях, когда требуется такое предложение (в связи с медицинским освидетельствованием, подтверждающим несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие состояния здоровья; несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной материалами аттестации и т.д.) | В акте об отказе работника от ознакомления под подпись с предложением (получить экземпляр предложения) о переводе на другую работу: - указываются обстоятельства, вызвавшие необходимость перевода работника на другую работу; - фиксируется факт отказа работника ознакомиться с этим предложением (получить экземпляр предложения). В таком акте целесообразно указать, что работник ознакомлен с содержанием предложения о переводе на другую работу, текст которого ему зачитан в присутствии свидетелей |
|
10 |
Работник нарушил трудовую дисциплину (появился на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения или распивал спиртные напитки, употреблял наркотические средства или токсические вещества в рабочее время или по месту работы; отсутствовал на рабочем месте в рабочее время; разгласил коммерческую тайну организации и т.д.) | В актах о нарушении работником трудовой дисциплины необходимо подробно описать: - в чем состоит допущенное работником нарушение; - кем обнаружено нарушение; - поведение самого работника (дает ли работник письменные и устные объяснения в связи с нарушением). В акте можно сделать запись о предложении работнику представить письменные объяснения по факту нарушения дисциплины труда к определенному времени. В случае отказа работника от ознакомления с актом под подпись необходимо в данный акт внести специальную запись, а содержание акта зачитать работнику вслух в присутствии свидетелей |
|
11 |
Работник отказался получить трудовую книжку при увольнении | В акте об отказе работника получить трудовую книжку в день увольнения: - указываются обстоятельства, при которых работнику было предложено получить трудовую книжку; - фиксируется факт отказа работника от получения трудовой книжки. Работникам кадровой службы следует обратить внимание, что составление указанного акта не освобождает нанимателя от обязательного направления работнику уведомления о необходимости получения трудовой книжки |
Типовые (унифицированные) формы актов, предусмотренные законодательством
Для некоторых актов законодательством предусмотрены типовые (унифицированные) формы. Наиболее применяемые такие формы приведены ниже (см. таблицу 3).
|
| ||
|
Наиболее применяемые типовые (унифицированные) формы актов | ||
| № п/п | Наименование документа | Нормативный акт, которым утверждена форма акта |
|
1 |
Акт о несчастном случае на производстве | Постановление Минтруда и соцзащиты РБ, Минздрава РБ от 27.01.2004 № 5/3 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 ноября 2015 г. следует руководствоваться формами Н-1 (приложение 4), НП (приложение 5) и ПЗ-1 (приложение 12), утвержденными постановлением Минтруда и соцзащиты РБ, Минздрава РБ от 14.08.2015 № 51/94 |
| Акт о непроизводственном несчастном случае | ||
| Акт о профессиональном заболевании | ||
|
2 |
Акт таможенной проверки | Постановление ГТК РБ от 30.06.2007 № 72 «О некоторых вопросах проведения таможенного контроля». От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 сентября 2014 г. вместо указанного акта следует применять акт таможенной проверки, установленный постановлением ГТК РБ от 10.07.2014 № 41 |
|
3 |
Акт о приеме-передаче основных средств | Постановление Минфина РБ от 22.04.2011 № 23 «Об установлении форм акта о приеме-передаче основных средств, акта о приеме-передаче нематериальных активов и утверждении Инструкции о порядке заполнения акта о приеме-передаче основных средств и акта о приеме-передаче нематериальных активов» |
| Акт о приеме-передаче нематериальных активов | ||
|
4 |
Акт о ликвидации организации | Приказ Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 «Об утверждении документов» |
| Акт об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о наложении дисциплинарного взыскания | ||
|
5 |
Акт о списании испорченных бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) с подотчета организации | Инструкция № 30 |
Правила оформления акта
Основной особенностью акта является его коллегиальное составление.
Законодательством не установлен количественный состав лиц, подписывающих акт. В большинстве случаев акт подписывается тремя свидетелями, но нет запрета на подписание акта и двумя свидетелями.
Если акты составляют комиссии, которые специально созданы для совершения определенных действий, то цели создания и состав таких комиссий утверждаются приказами (распоряжениями) руководителя организации.
Акты могут составляться и комиссиями, постоянно действующими в организации.
Тексты актов, сложных по содержанию и больших по объему, делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты.
При делении текста акта на пункты и подпункты необходимо, чтобы каждый пункт (подпункт) содержал законченную информацию и составлял его отдельное положение.
Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами с точками и записывают с абзацного отступа. Нумерация разделов должна быть сквозной, начиная с единицы.
Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста документа, например: 1, 2, 3 и т.д.
Номер подраздела включает номера раздела и подраздела, разделенные точкой (1.1, 1.2, 1.3 и т.д.), а номер пункта - номера раздела, подраздела и пункта (или номера раздела и пункта), разделенные точкой (1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 и т.д.).
Номер подпункта включает номера раздела, подраздела (при его наличии), пункта и подпункта, разделенные точками (1.2.3.4, 1.2.3.5 и т.д.).
Если текст основной части документа разделен на подпункты, то для дальнейшего деления текста используют абзацы, которые не нумеруют, а выделяют абзацным отступом.
Разделы должны иметь заголовки. Подразделы могут иметь заголовки при необходимости. Допускается в разделе совмещать подразделы с заголовками и подразделы без заголовков.
Заголовки должны четко и кратко отражать содержание соответствующих разделов, подразделов, пунктов.
Заголовок раздела (подраздела или пункта) печатают с прописной буквы, не ставя точку в конце и не подчеркивая. При этом номер раздела (подраздела или пункта) следует печатать после абзацного отступа.
 |
Обратите внимание! В заголовках следует избегать сокращений (за исключением общепризнанных аббревиатур, единиц величин и сокращений, входящих в условные обозначения продукции). В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. |
В тексте документа (как правило, внутри пунктов или подпунктов) могут быть даны перечисления. Перечисления выделяют в тексте абзацными отступами, которые используют только в первой строке. Вторую строку в перечислении приводят без абзацного отступа. Перед каждой позицией перечисления дефис не ставят. После каждого перечисления, кроме последнего, ставят точку с запятой.
В тексте акта не допускается применять:
• обороты разговорной речи, техницизмы и профессионализмы;
• для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов на белорусском (русском) языке;
• произвольные словообразования;
• сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и действующими стандартами.
Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский.
Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественно употребляются простые распространенные предложения.
Заголовок к тексту должен иметь согласование со словом «акт» (например: акт таможенной проверки, акт приема-передачи кадровой документации) или иметь предлог «о» («об») (например: акт о появлении на работе в состоянии алкогольного опьянения, акт о несчастном случае на производстве, акт об отсутствии работника на рабочем месте).
Вводная часть акта
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
Во вводной части акта следует указать:
• наименование документа, на основании которого была образована комиссия, его дата и номер;
• или наименование, дата и номер документа, в соответствии с которым проводится ревизия или проверка;
• или факт, событие, которое послужило основанием для составления акта.
При составлении акта комиссией необходимо перечислить состав комиссии с указанием должности, фамилии и инициалов. Фамилии членов комиссии записываются по старшинству должностей и нумеруются арабскими цифрами с точками.
Во вводной части также следует указать и лиц, присутствовавших при проверке, но не являющихся членами данной комиссии. В акте подробно раскрывается следующая информация о событиях или факте, имевших место:
• какое произошло событие;
• где и когда оно произошло;
• поведение работника;
• указание проступка, совершенного работником;
• при необходимости точное время произошедшего события в часах и минутах.
Констатирующая часть акта
В констатирующей части акта следует:
• изложить цели, задачи и краткое содержание проведенной комиссией работы;
• зафиксировать установленные факты;
• сделать выводы о полученных результатах;
• при необходимости дать предложения по устранению выявленных недостатков.
В том случае, если к акту прилагаются документы, то делается отметка о наличии приложений.
Как правило, акт составляется в нескольких экземплярах. В этом случае сведения о количестве экземпляров и их местонахождение указываются в конце текста перед подписями.
 |
Пример Составлен в двух экземплярах: 1-й экз. - в дело № 01/2014; 2-й экз. - в отдел кадров. |
Акт подписывают лица, которые принимали участие в его составлении. При составлении акта комиссией указывают не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии, например: председатель, члены комиссии.
С актами ревизий и обследований должны быть ознакомлены все лица, к деятельности которых они относятся. В этом случае ставят согласующую отметку «С актом ознакомлены: (подпись, дата)». Если имеются замечания, то акт визируется с отметкой «Замечания прилагаются».
Сроки хранения актов
В соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), акты имеют различные сроки хранения.
Ниже приведены сроки хранения отдельных актов, предусмотренные законодательством.
|
Таблица 4
| ||||
|
Сроки хранения отдельных актов, предусмотренные законодательством | ||||
| Но-мер пун-кта Пе-речня |
Вид и название документа | Срок хранения документов | Примечание | |
| в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударствен-ных организациях, у индивидуальных предпринимателей | в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов | |||
| Акты приема-передачи документов и дел при смене руководителей организаций |
Постоянно |
75 лет |
||
| Акты приема-передачи документов и дел при переводе, перемещении, увольнении работников |
3 года |
3 года |
||
| Документы о результатах проведения проверок, мониторингов (требования (предписания) об устранении нарушений, акты (справки), жалобы, объяснительные записки, переписка и др.) |
5 лет ЭПК* |
5 лет |
При условии проведения следующей проверки, мониторинга. Проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, - после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства | |
| Обращения граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением |
5 лет ЭПК |
5 лет |
В случае неоднократного обращения - 5 лет ЭПК с даты последнего обращения. Предложения по улучшению деятельности организаций, индивидуальных предпринимателей, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества - постоянно | |
| Документы о результатах проведения проверок, проводимых в рамках ведомственного контроля, за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (акты (справки), сведения, объяснительные записки, переписка и др.) |
5 лет ЭПК |
5 лет |
При условии проведения следующей проверки | |
* Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.
10.03.2014
Александр Шевцов, юрист