Срок хранения документов: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо»

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

29.02.2024

В сообществе «Бизнес-Инфо» пользователи часто задают вопросы по теме срока хранения документов. Ответы на эти вопросы приведены в материале.

Справочно

Сроки хранения дел устанавливаются согласно НПА, перечню типовых документов с указанием сроков хранения и (или) перечням документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения (ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения), а также перечням документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (перечни документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения).

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов или госархивами (для организаций, являющихся источниками комплектования госархивов), ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (чч.1, 2 подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Дополнительно по теме

• Если срок хранения документа отсутствует в Перечне № 140 и ведомственном перечне документов с указанием сроков хранения, каким документом в организации устанавливается срок хранения документов?

Вопрос	Ответ
Какой срок хранения установлен для журналов учета по формам ПОД-6 и ПОД-7?	Решение принимается ЦЭК (ЭК) организации в установленном порядке. Для журналов учета форм ПОД-6 и ПОД-7 целесообразно установить следующие сроки хранения: - журнал учета добываемых подземных вод, изымаемых поверхностных вод и сточных вод, сбрасываемых в окружающую среду, с применением средств измерений расхода (объема) вод формы ПОД-6 - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет; - журнал учета добываемых подземных вод, изымаемых поверхностных вод и сточных вод, сбрасываемых в окружающую среду, неинструментальным (расчетным) методом формы ПОД-7 - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет
Сколько нужно хранить протоколы заседания кафедры?	10 лет ЭПК (п.17.1 Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минобразования от 28.11.2022 № 450)
Какие сроки хранения у журнала по проведению инструктажей с водительским составом по безопасности движения и журнала периодического осмотра грузовых тележек?	Решение принимает ЦЭК (ЭК) организации в установленном порядке. Таким журналам целесообразно установить срок хранения 3 года (после окончания ведения). Определение сроков хранения документов и дел, образовавшихся в деятельности организации, является компетенцией этой организации и действующей в ней ЦЭК (ЭК) (абз.2, 3 п.55 и абз.2 п.56 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143)
Какой срок хранения документов по анализу численности работников (расчеты) в государственной организации?	10 лет ЭПК - в государственной организации, являющейся источником комплектования госархива, 10 лет - в государственной организации, не являющейся источником комплектования госархива. При определении срока хранения документов по анализу численности работников (расчетов) можно руководствоваться пп.480, 481 Перечня № 140
Сколько лет хранятся бухгалтерские справки взаимозачетов?	3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.201 Перечня № 140)
Какой срок хранения запроса из РУВД для назначения на руководящие должности и срок хранения характеристик, так как они не включаются в личные дела специалистов?	Зависит от того, хранятся ли характеристика и сведения из единого государственного банка данных о правонарушениях (ЕГБДП) в личном деле работника, или нет. Указанные вопросы отражены в разъяснении по применению Декрета от 12.10.2021 № 6 «Об изменении Декрета Президента Республики Беларусь», раздел «О порядке и сроках хранения характеристик и сведений из ЕГБДП»
Какой срок хранения у макетов в организации?	Решение принимается ЦЭК (ЭК) организации в установленном порядке. Можно использовать сроки хранения, установленные Перечнем НТД № 30. Однако для иных организаций и ИП, не являющихся источниками комплектования госархивов, Перечень НТД № 30 носит рекомендательный характер и ссылаться на него напрямую они не могут. Определение сроков хранения документов и дел, образовавшихся в деятельности организации, является компетенцией этой организации и действующей в ней ЦЭК (ЭК) (абз.2, 3 п.55 и абз.2 п.56 Правил № 143)
Какие сроки хранения следующих документов: журнала контроля температурного режима термоконтейнеров для централизованных лабораторий и журнала регистрации перинатальной смертности в акушерском отделении?	Решение принимается ЦЭК (ЭК) организации в установленном порядке
Какой срок хранения и номер пункта по перечню лабораторного журнала контроля технологического процесса производства пищевой продукции?	10 лет (в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов), для иной организации - решение принимает ЦЭК (ЭК) в установленном порядке

Дополнительно по теме

• Всё по одной теме. Хранение документов в организации.

• Сроки хранения документов: перечень аналитических материалов по теме.