Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Срок хранения приказов о предоставлении социальных отпусков 75 лет.

Нужно ли такие приказы включать в личное дело работника?

ОТВЕТ: Не нужно.

В настоящее время состав документов, подлежащих включению в личное дело работника, регламентирован Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).

В процессе ведения личного дела работника в него включаются копии (выписки) приказов о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п. (абзац 5 части первой п.8 Инструкции).

Копии документов о предоставлении отпусков в личное дело работника не включаются. При этом Инструкция не содержит исключительных норм в отношении приказов о предоставлении социальных отпусков.

На этом основании можно сделать вывод, что на сегодняшний день включение в личные дела работников копий приказов о предоставлении социальных отпусков необязательно.

В то же время следует учитывать, что п.8 Инструкции не содержит исчерпывающего перечня приказов, копии которых подлежат включению в состав личного дела, что определяется словами «и т.п.». Кроме того, срок хранения разновидностей приказов, указанных в п.8 Инструкции, составляет 75 лет (подп.21.3 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140). Для приказов о предоставлении социальных отпусков данным перечнем с 2012 г. также установлен срок хранения 75 лет, что делает возможным включение копий приказов о предоставлении социальных отпусков в личные дела работников.

С учетом изложенного вопрос о необходимости включения в личное дело копий приказов о предоставлении социальных отпусков требует дополнительной проработки. В настоящее время нормы Инструкции, в т.ч. в части, касающейся данного вопроса, пересматриваются. Принятое по результатам пересмотра решение предполагается закрепить в новой редакции Инструкции.

19.09.2013

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела