Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

В процессе деятельности организаций образуется большое количество документов, объемы которых, как правило, увеличиваются. С одной стороны, учитывая ограниченные возможности организаций хранить образующиеся в процессе их деятельности документы, возникает необходимость выделять часть из них к уничтожению. С другой стороны, организации обязаны сохранять документы, которые являются источником информации об их деятельности, обеспечивают принятие управленческих решений в последующем и представление отчетности всем заинтересованным лицам (вышестоящей организации, налоговым органам, клиентам и др.). Поэтому организациям необходимо определить сроки хранения документов в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь и практической необходимости использования документов в их деятельности.

Нормативное регулирование

Основной нормативный акт, устанавливающий общие требования к срокам хранения документов, - Закон РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее - Закон об архивном деле).

Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (ст.4 Закона об архивном деле).

На основе Закона об архивном деле постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 установлен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых документов).

Сроки хранения документов, закрепленные в Перечне типовых документов, обязательны к соблюдению всеми организациями Республики Беларусь, а также индивидуальными предпринимателями. При этом сроки хранения должны устанавливаться в отношении документов независимо от видов их носителей (бумажных, электронных и др.). В Перечне типовых документов определены сроки хранения документов, которые находятся на хранении как в делопроизводстве, так и в архиве организаций.

В графе 3 Перечня типовых документов указаны сроки хранения документов в государственных органах или иных организациях, которые являются источниками комплектования государственных архивов, а также в негосударственных организациях и у индивидуальных предпринимателей.

В графе 4 Перечня типовых документов указаны сроки хранения документов в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

При составлении номенклатуры дел организации после указания срока хранения обязательно приводится пункт по перечню документов с указанием сроков хранения, который содержится в графе 1 Перечня типовых документов.

Пример   Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню Примечание 1 2 3 4 5   1. Канцелярия       …         1-4 Приказы директора по основной деятельности   Постоянно п.21.1   …

Наряду с Перечнем типовых документов могут использоваться:

• перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения - ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения;

• перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Определение иных сроков хранения, отличных от перечней

При определении сроков хранения дел также могут быть использованы иные нормативные правовые акты.

Так, в нормативных правовых актах указаны сроки хранения отдельных документов:

• разрешений на право производства ремонтных, строительных и земляных работ - 3 года (п.24 Положения о порядке установления охранных зон объектов газораспределительной системы, размерах и режиме их использования, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 06.11.2007 № 1474);

• письменных отчетов по учебной и технологической практике - 1 год (часть вторая п.26 Положения о практике учащихся, курсантов, осваивающих содержание образовательных программ среднего специального образования, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 11.07.2011 № 941);

• использованных чековых книжек с корешками оплаченных и испорченных чеков - не менее 3 лет (подп.6.11 п.6 Инструкции по использованию чековой книжки для получения наличных денег, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 08.04.2003 № 72) и др.

В таком случае в графе 4 номенклатуры дел указываются пункт соответствующего нормативного правового акта, его название, сведения о том, когда и кем он был утвержден, дата и номер.

Пример   Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню Примечание 1 2 3 4 5   2. Отдел бухгалтерского учета       …         2-23 Корешки чековых книжек   3 года подп.6.11 п.6 Инструкции по использованию чековой книжки для получения наличных денег, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 08.04.2003 № 72 После окончания и проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства …

Обратите внимание! Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, указанных выше, определяются экспертной комиссией (далее - экспертная комиссия, ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее - центральная экспертная комиссия, ЦЭК).

Справочно Центральная экспертная комиссия создается в организациях, имеющих подчиненные организации. Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии (часть первая ст.10 Закона об архивном деле).

Организации, передающие документы на государственное хранение, согласовывают данное решение с соответствующим государственным архивом. Организации, не передающие документы на государственное хранение, согласовывают данное решение с ЦЭК вышестоящей организации. При отсутствии вышестоящей организации только с экспертной комиссией организации.

В таком случае в графе 5 номенклатуры дел указываются дата и номер протокола, фиксирующего решение ЭК (ЦЭК) об установлении срока хранения данного дела.

Пример   Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню Примечание 1 2 3 4 5   1. Канцелярия       …         1-6 Переписка с организациями по вопросам благотворительности   5 лет Протокол заседания ЭК от 21.12.2013 № 4 …

Обратите внимание! Сокращение сроков хранения документов, указанных в перечнях и иных нормативных правовых актах, не разрешается. Увеличение установленных сроков хранения допускается в тех случаях, если это связано со спецификой деятельности организации. Решение об увеличении сроков хранения принимается ЦЭК (ЭК) организации (примечание 9 к Перечню типовых документов).

В деятельности организации могут образовываться документы временного хранения, срок хранения которых после проведения экспертизы ценности может продлеваться. К сроку хранения таких документов и дел добавляется отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия).

Исчисление сроков хранения

Сроки хранения дел исчисляются с 1-го числа года, следующего за годом завершения дел в делопроизводстве. Например, сроки хранения дел, завершенных делопроизводством в 2013 г., исчисляются с 1 января 2014 г.

Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация самостоятельно определяет срок хранения соответствующих документов исходя из практической потребности в использовании таких документов.

«До замены новыми» означает, что документы не подлежат хранению в году, следующем за годом утверждения (принятия) заменяющего документа.

Пример Списки должностей работающих, подлежащих периодическим медицинским осмотрам, имеют срок хранения «До замены новыми» (п.547 Перечня типовых документов). Если новые списки были утверждены в 2014 г., следовательно, предыдущие могут быть уничтожены после 1 января 2015 г.

Существуют дополнительно установленные условия исчисления сроков хранения документов.

«После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства» означает, что срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом проведения проверки.

Пример Дело с путевыми листами завершено делопроизводством в 2011 г., срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами соблюдения налогового законодательства, налоговая проверка проведена в 2013 г., следовательно, это дело можно будет выделить к уничтожению после 1 января 2017 г.

«После замены новыми» означает, что срок хранения начинает исчисляться после утверждения (принятия) заменяющих документов.

Пример Графики проведения прямых телефонных линий и горячих линий были утверждены в 2005 г. В соответствии с п.84 Перечня типовых документов графики хранятся 1 год после замены новыми. Новые графики были утверждены в 2008 г., срок хранения исчисляется с 1 января 2009 г., значит, графики 2005 г. могут быть уничтожены после 1 января 2010 г.

«После окончания ведения» используется при исчислении сроков хранения регистрационно-контрольных форм (книг учета, журналов регистрации, книги замечаний и предложений и др.) в связи с тем, что они могут вестись в течение нескольких лет. Такое условие означает, что срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом последней записи, внесенной в регистрационно-контрольную форму.

«После ликвидации основных средств» означает, что срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за ликвидацией основных средств.

Пример Паспорта оборудования должны храниться 3 года после ликвидации основных средств. Оборудование было закуплено в 2007 г., а списано в 2011 г. Следовательно, срок хранения исчисляется с 1 января 2012 г.

Копии документов

В структурных подразделениях организации могут вестись дела с копиями распорядительных, организационных, договорных и иных документов, первые экземпляры которых формируются в отдельные дела в других структурных подразделениях. Срок хранения таких дел с копиями законодательством не устанавливается. Однако в Методических рекомендациях по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 29.11.2013 № 55, содержатся следующие правила:

• дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся до минования надобности, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке;

• дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют длительный срок хранения (свыше 10 лет), хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников (первых экземпляров) документов в сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу).

В связи с этим для дел с копиями документов в графе 4 номенклатуры дел указывается срок хранения так, как указано выше, и дается ссылка на пункт перечня или иного нормативного правового акта, в котором определен срок хранения первых экземпляров этих документов.

Пример   Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню Примечание 1 2 3 4 5   1. Канцелярия       …         1-6 Положения о структурных подразделениях   Постоянно п.27   …           3. Бухгалтерия       …         3-7 Положение о бухгалтерии. Копия   3 года п.27 Подлинник в деле 1-6 …

Таким образом, установленные сроки хранения документов в организации должны быть отражены в номенклатуре дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Справочно Пример номенклатуры дел коммерческой организации см. здесь.

28.05.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела