СРОКИ ХРАНЕНИЯ ОСНОВНОЙ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Перечень документов по учету кадров содержит виды документов, ведение которых предусмотрено законодательством о труде независимо от формы собственности организации.

Срок хранения документов регламентирован перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - перечень).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 28 января 2020 г. в Трудовой кодекс Республики Беларусь внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Комментарий см. здесь.

С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 115 внесены изменения в перечень. Комментарий см. здесь.

Вид документа	Норма законодательства	Срок хранения по перечню (примечание 1)
ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Штатное расписание	Статьи 1, 194 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)	10 лет (п.32)
График работ (сменности)	Статьи 115, 119, 123, 124, 126, 133, 134, 136, 137, 138, 139, 140, 143, 194, 317 ТК	3 года после замены новыми (п.464)
График трудовых отпусков	Статьи 168, 194 ТК	1 год (п.666)
Правила внутреннего трудового распорядка	1. Статьи 1, 195 ТК. 2. Типовые правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46. 3. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее - УСОРД). От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41	1 год после замены новыми (п.470)
Приказы, распоряжения, указания руководителей организаций:	1. Пункты 92, 98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4. От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.92 Инструкции № 4 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь. 2. УСОРД
- о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников		75 лет (подп.21.3 п.21)
- о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)		3 года (подп.21.4 п.21)
Должностные инструкции работникам	1. Статьи 19, 194 ТК. 2. Пункт 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее - Общие положения ЕКСД). От редакции «Бизнес-Инфо» С 8 сентября 2021 г. Общие положения ЕКСД изложены в новой редакции постановлением Минтруда и соцзащиты от 22.07.2021 № 55. Комментарий см. здесь. 3. УСОРД	50 лет после замены новыми (п.30)
Положение о структурных подразделениях	УСОРД	10 лет при условии замены новыми (п.27)
Положение об аттестации работников	Типовое положение об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2010 № 784	До замены новыми (подп.28.1 п.28)
Нормы труда (нормы выработки, времени, обслуживания, численности, нормированные задания)	Статьи 61, 63 ТК	До замены новыми (подп.478.2 п.478)
Табель использования рабочего времени	Статья 133 ТК	3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.468)
Годовые табельные карточки		3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.469)
Протоколы заседаний аттестационной комиссии	Пункт 27 Общих положений ЕКСД	15 лет ЭПК (примечание 2) (п.669)
Протоколы заседаний квалификационной комиссии	Положение о непрерывном профессиональном обучении по профессиям рабочих, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.07.2011 № 954. От редакции «Бизнес-Инфо» С 9 сентября 2022 г. действует Положение о непрерывном профессиональном обучении по профессиям рабочих, должностям служащих, кроме должностей руководителей и специалистов, утв. постановлением Совмина от 01.09.2022 № 574	15 лет ЭПК (п.669)
Документы о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке работников (докладные записки, справки, сведения, расчеты и др.)	Статья 220¹ ТК	Постоянно (п.939)
ДОГОВОРНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Трудовые договоры (контракты)	1. Статьи 1, 19, 21, 22, 28, 29, 30, 32, 35, 36, 37, 38, 40, 41, 42, 44, 47, 241, 254, 257, 258, 259, 260, 272, 289, 294, 297, 298, 300, 301, 304, 309, 311, 314², 314⁴, 314⁷, 314¹¹, 350 ТК. 2. Примерная форма трудового договора (утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155). 3. Примерная форма контракта нанимателя с работником (утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180). От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться новой примерной формой трудового договора согласно приложению к постановлению № 155 (в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 21.11.2019 № 60). С 28 января 2020 г. примерная форма контракта нанимателя с работником изложена в новой редакции постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.12.2019 № 882. Комментарий см. здесь	3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов (контракты с государственными служащими - 75 лет) (п.641)
Гражданско-правовые договоры	Указ Президента Республики Беларусь от 06.07.2005 № 314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам»	Заседание ЦЭК (ЭК)
Договоры о полной материальной ответственности работников	1. Статья 405 ТК. 2. Примерный договор о полной индивидуальной материальной ответственности (утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2000 № 764). От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. форма примерного договора изложена в новой редакции постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.01.2020 № 50	75 лет ЭПК после увольнения (п.638)
Договоры об организации производственного обучения учащихся	Положение об организации производственного обучения учащихся, осваивающих содержание образовательных программ профессионально-технического образования, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.07.2011 № 953. От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2022 г. следует руководствоваться Положением об организации производственного обучения учащихся, курсантов, осваивающих содержание образовательных программ профессионально-технического образования, утв. постановлением Совмина от 29.07.2022 № 497. Комментарий см. здесь	3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания срока действия договора (п.885)
ПЕРСОНАЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Трудовые книжки	1. Статьи 26, 40, 50, 54, 79, 128, 242, 291 ТК. 2. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция о ведении трудовых книжек)	До востребования; невостребованные - не менее 50 лет (п.646)
Личные дела работников организаций	Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция о ведении личных дел)	75 лет ЭПК после увольнения. Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 75 лет после увольнения (подп.638.3 п.638)
Личные карточки работников организаций	Инструкция о ведении личных дел	75 лет после увольнения (п.639)
Документы персонифицированного учета	Инструкция по формату документов персонифицированного учета, утверждена постановлением правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.06.2009 № 10	5 лет (подп.604.2 п.604)
Документы о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных (отчеты, списки, справки и др.)	Инструкция о порядке организации и ведения воинского учета военнообязанных, утвержденная постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 31.05.2011 № 21 (далее - Инструкция о ведении воинского учета). От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2020 г. действует постановление Министерства обороны Республики Беларусь от 27.01.2020 № 5 «Об установлении форм документов воинского учета»	5 лет (п.657)
УЧЕТНО-РЕГИСТРАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек	Инструкция о ведении личных дел	75 лет (п.640)
Книги регистрации расписок в получении трудовых книжек	Инструкция о ведении трудовых книжек	5 лет (п.647)
Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним		50 лет (п.648)
Приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним		3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.649)
Приходно-расходные книги по учету бланков специального воинского учета	Инструкция о ведении воинского учета	3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.659)
Журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки	1. ТК. 2. Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35). От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2019 г. действует Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176. Комментарии см. здесь	3 года (п.664)
Журналы регистрации командировочных удостоверений	1. ТК. 2. Инструкция № 35	3 года (п.665)
Журналы, книги учета приема, перевода, перемещения и увольнения работников	ТК	75 лет (п.667)
Журналы учета работников, совмещающих профессии (должности)	ТК	До минования надобности (п.668)

Примечание 1. Приведены сроки хранения для государственных органов, иных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей.

Примечание 2. ЦЭК - центральная экспертная комиссия.ЭПК - экспертно-проверочная комиссия.

Справочно

Для углубленного изучения темы см.:

• Каким образом утверждается график работ (сменности)? На протяжении какого срока хранится график работ (сменности)?

19.06.2018

Александр Шевцов, юрист