Материал помещен в архив

СТРУКТУРНЫЕ ОШИБКИ В НАПИСАНИИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ: ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЧАСТИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

К структурным ошибкам делового письма относятся неправильное построение делового письма, оформление и расположение его реквизитов.

Неправильное построение делового письма, оформление и расположение его реквизитов являются наиболее распространенными ошибками в оформлении деловой корреспонденции.

Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные части:

• вниманию конкретного лица;

• заголовок (краткое содержание письма);

• приложения и копии;

• постскриптум.

Вниманию конкретного лица

Строка «Вниманию конкретного лица» применяется, когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом Attention (вниманию).

Пример ABC Incorporated / АВС Инкорпорейтид 567 Tower Court /567 Тауэр Кот City, ST98765 / Сити, ST98765   Attention Ronald B. Stiers / Вниманию Рональд Б. Стаерс   Ladies and Gentlemen: / Дамы и господа!

Заголовок

Заголовок (суть письма) для удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может размещаться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами или подчеркивается.

Пример NOVEMBER SALES MEETING / НОЯБРЬСКОЕ ТОРГОВОЕ СОВЕЩАНИЕ, или SUBJECT: NOVEMBER SALES MEETING / ЗАГОЛОВОК: НОЯБРЬСКОЕ ТОРГОВОЕ СОВЕЩАНИЕ, или SUBJECT: November Sales Meeting / ЗАГОЛОВОК: Ноябрьское Торговое Совещание, или Subject: November Sales Meeting / Заголовок: Ноябрьское Торговое Совещание, или November Sales Meeting / Ноябрьское Торговое Совещание

Приложения и копии

Когда письмо отсылается с приложениями или копиями, это должно быть отражено в нижнем левом углу листа. Как правило, используется слово «копия(и)», за которым следует перечисление лиц, которым она (они) предназначена(ы). Фамилии ранжируются по алфавиту либо по рангу.

Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение. В нижнем левом углу бланка письма указывается слово «приложение(я)» с последующим их перечислением.

Пример 1. Enc. / Приложение. 2. Encs.: 3 / Приложения: 3. 3. Encs.: P&L Statement / Информационный бюллетень P&L               Policy ABC-123 / Положение ABC-123

Общепринятые обозначения для копии - Copy или «c» для любого вида копии, «cc» - компьютерной копии, «pc» - фотокопии и «fc» - факсовой копии.

Пример 1. cc: Harold T. Martin. 2. c: cille M. Baxter          Benjamin R. Taylor          Avery B. Wexler, Jr.

Постскриптум

Постскриптум, напечатанный в нижней части письма, применяется для сообщения информации, которая не имеет непосредственного отношения к основному содержанию письма. В конце сообщения ставятся инициалы автора письма. Как правило, постскриптум состоит только из одного предложения.

Пример P.S. Have you heard when the next meeting of the Science Club is scheduled? DVC / P.S. Вы знаете, когда пройдет следующее заседание научного клуба? DVC

Справочно О структурных ошибках в основной части делового письма при его написании на английском языке читайте здесь.

04.03.2014

Марина Марцуль, преподаватель английского языка учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»