Материал помещен в архив

СТРУКТУРНЫЕ ОШИБКИ В НАПИСАНИИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ: ОСНОВНЫЕ ЧАСТИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

К структурным ошибкам делового письма относятся неправильное построение делового письма, оформление и расположение его реквизитов.

Неправильное построение делового письма, оформление и расположение его реквизитов являются наиболее распространенными ошибками в оформлении деловой корреспонденции.

Основными частями международного делового письма являются:

• шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица;

• ссылки и дата;

• внутренний адрес (адрес получателя);

• приветствие;

• основной текст письма;

• заключительные фразы;

• подпись.

Шапка на фирменном бланке

Шапка на фирменном бланке печатается вверху листа письма. Как правило, она содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение могут указываться номер телефона, факса, телекса и телеграфный адрес, которые можно размещать и внизу листа. По законодательству некоторых стран на бланке требуется указание и определенной дополнительной информации (имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации). Во многих шапках есть специальное место, оставленное для ссылок. Также некоторые шапки могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.

Ссылки и дата

Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего и (или) его (ее) инициалы, номер дела и т.п.

При оформлении даты название месяца пишется словом полностью, после числительных сокращения -th, -st, -nd, -rd не употребляются.

Дата оформляется в трех форматах:

• день, месяц, год (9 January, 2014) - британский стандарт;

• месяц, день, год (January 9, 2014) - американский стандарт;

• год, месяц, день (2014, January 9) - вариант ISO.

Внутренний адрес

Внутренний адрес состоит из имени (имен) адресата(ов) (должности(ей)), названия компании (отдела) и почтового адреса, которые располагаются в разных строчках.

Пример Ms. Joan Goodwin Vice President CCC Corporation 1234 Matthews Street, Suite 4 City, ST 98765 Госпожа Джоан Гудвин Вице-президент ССС Корпорейшн 1234 Мэтьюс стрит, офис Сити, ST 98765

Почтовый адрес

Почтовый адрес обычно состоит из номера дома и названия (номера) улицы; местности; названия округа, провинции; почтового кода. При зарубежной переписке в почтовый адрес необходимо включать и название страны, в которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы.

Пример Mr. J.H.Parsons, Manager CCC Corporation Ltd. Research and Development Division One Boyleston Avenue, Room 10 Ottawa, ON K1A OB1 Canada Господин Парсонс, менеджер ССС Корпорейшн Лимитед Научно-исследовательский отдел 1 Болестон Авеню, офис 10 Оттава, ON K1A OB1 Канада

Когда письмо отправляется на временный адрес, используют маркер до востребования (Poste Restante).

Почтовый адрес также может содержать инструкции сотрудников почты и (или) адресата, например Address Correction Requested (Требуется уточнение адреса). В этом случае такие же отметки должны быть и на конверте, в котором отправляется письмо.

Адрес отправителя указывается на лицевой стороне конверта в левом верхнем углу или на обратной стороне конверта. В правом верхнем углу располагается марка, а под ней указывается способ доставки (можно поставить при помощи штампа на почте, а можно написать от руки):

• Registered (mail) - заказное;

• Air mail/Via air mail - авиа;

• Express (delivery) - экспресс;

• If not delivered please return - просьба вернуть, если письмо не дойдет до адресата.

Обратите внимание! Адрес получателя располагается в центре, но с некоторым сдвигом вправо и вниз.

Обратите внимание! При оформлении конверта следует соблюдать минимальные значения полей: левое и правое поле 1/2 дюйма, нижнее поле - 5/8 дюйма. Верхняя строка адреса получателя располагается на расстоянии 25/8 дюйма от нижнего края конверта.

Распространенные сокращения, которые могут использоваться в адресе вместо полных названий

Apt = Apartment/квартира;

Ave = Avenue/авеню;

Bldg = Building/здание;

Blvd = Boulevard/бульвар;

Dr = Drive/проезд;

Ln = Lane / узкая дорога (улица);

Pkwy = Parkway / широкая улица с элементами садово-парковой архитектуры, по которой обычно запрещен проезд тяжелого транспорта;

PI = Place / площадь, небольшая улица;

Rd = Road / дорога, улица, проезжая часть улицы;

Rte = Route / дорога, шоссе;

St = Street/улица;

Tpke = Turnpike / платная автомагистраль, платная дорога, главная магистраль.

Обратите внимание! Если для отправки письма используется конверт с «окошком», то письмо должно быть правильно сложено, чтобы адрес получателя был в нем виден.

Рисунок   Подготовка письма для отправки в конверте с «окошком»

Приветствие

Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и, как правило, специфично для каждой страны. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием. Не следует обращаться к компании или отделу - только к людям.

Формы приветствия к конкретному лицу

Dear Mr. Smith: Уважаемый господин Смит

Dear Ms.Smith and Mr. Thomas: Уважаемые госпожа Смит и господин Томас

Dear Jan: Уважаемый Ян

Dear Professor Lee: Уважаемый профессор Ли

Формы приветствия к адресату, чье имя неизвестно

Ladies and Gentlemen: Дамы и господа

Ladies: Леди (только к женщинам)

Gentlemen: Господа (только к мужчинам)

Dear Sir: Уважаемый господин

Dear Madam: Уважаемая госпожа

To Whom It May Concern: Всем заинтересованным лицам

В деловой переписке не используются разговорные сокращения или сленги. Главное помнить и знать, кому данное письмо адресовано. От этого напрямую зависит уровень его формальности. Ответ на письмо следует писать в таком же стиле, в каком было написано полученное письмо. В том случае, если письмо пришло на имя Dear Joel, необходимо ответить подобным образом - Dear Jack.

В соответствии с международной традицией, ориентированной на унифицированный англо-американский вариант для вежливого завершения письма, используются следующие стандартные фразы: Faithfuly yours - если не известно имя получателя, и Sincerely yours - если имя получателя известно.

Основной текст письма

Основной текст письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает одну страницу. Если размер сообщения больше, то оно продолжается на новом листе.

Заглавие листа продолжения текста письма

Заглавие листа продолжения содержит имя адресата, дату и номер страницы. Расположение зависит от компоновки письма.

Пример ART Compact Ltd / ООО «АРТ Компакт»   2014, January 9 / 2014-01-09   Page 2 / Страница 2   или   ART Compact Ltd                                   2                                 2014, January 9   ООО «АРТ Компакт»                           2                                 2014-01-09

Подпись

Подпись ставится только теми лицами, которые на это уполномочены. Таким полномочием наделены владелец компании, официальные лица компании и служащие, которым данное полномочие было передано. Поскольку подписи очень трудно прочитать, то под подписью печатается имя лица. Должность или название фирмы ставятся под подписью.

Пример Sincerely,   Sharon C. Warner Sharon C. Warner Vice President, Marketing   или   Sincerely,   Michael A. Roberts Michael A. Roberts, M.D. THE ACCOUNTING COMPANY

Обратите внимание! Ученые степени, звания, титулы употребляются после напечатанного имени.

Пример 1. Michael A. Roberts, M.D. / Майкл А. Робертс, доктор медицины. 2. Paul R. Thompson, Sc.D. / Пол Р. Томпсон, доктор естественных наук.

Иногда в скобках перед именем указывается титул для уточнения пола автора письма.

Пример 1. (Mr.) P. R. Thompson. 2. (Mrs.) Sharon C. Warner.

Секретарь или другой сотрудник компании может подписать письмо за своего руководителя. В этом случае блок подписи будет выглядеть следующим образом.

Пример Sincerely,   Amanda Wilson Amanda Wilson   For Arnold K. Steinberg   или   Sincerely,   Amanda Wilson Amanda Wilson Secretary to Mr. Steinberg   или   Sincerely,   Arnold K. Steinberg                               aw Arnold K. Steinberg

Справочно О структурных ошибках в дополнительной части делового письма при написании писем на английском языке читайте здесь.

04.03.2014

Марина Марцуль, преподаватель английского языка учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»