Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
ТЕКСТ ДОКУМЕНТА: ОФОРМЛЯЕМ ПРАВИЛЬНО
Требования к оформлению текста документа содержат:
• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;
• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).
 |
Справочно Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований (п.67 Инструкции по делопроизводству). |
| Основные признаки | Содержание | Норма | |
| Язык делопроизводства и документации | Русский и белорусский | Пункт 69 Инструкции по делопроизводству | |
| Язык документов, направляемых за пределы республики | Составляются на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке | ||
| Построение предложений | Согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков преимущественным является употребление простых распространенных предложений | Пункт 70 Инструкции по делопроизводству | |
| Употребление терминов и определений | Употребляются установленные действующими стандартами и терминологическими словарями | Пункт 71 Инструкции по делопроизводству | |
| Неупотребление определенных слов и выражений | В тексте документа не допускается употребление: - просторечий и экспрессивных форм разговорной речи; - иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке; - нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор; - аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа; - ненормативной лексики |
Пункт 72 Инструкции по делопроизводству | |
| Структура сложных по содержанию документов | Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы. Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов. Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки |
Пункт 73 Инструкции по делопроизводству; п.6 СТБ 6.38-2016 | |
| Форма текста | Тексты документов оформляются как: - связный текст; - анкета; - таблица; - комбинированный (в виде соединения этих форм) |
Пункт 75 Инструкции по делопроизводству; п.6 СТБ 6.38-2016 | |
| Изложение текста в распорядительных документах |
Организации, действующие на принципах единоначалия |
Коллегиальные органы |
Пункт 76 Инструкции по делопроизводству |
| Излагается от первого лица единственного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и др. | Излагается от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» и др. | ||
|
Требования к оформлению документов при использовании технических средств (компьютера) | |||
| Все организации | Республиканские органы государственного управления и иные государственные организации, подчиненные Правительству Республики Беларусь | ||
| Интервал в тексте | На бланках формата А4 - одинарный интервал, на бланках формата А5 - точно 14 пт. Справочно Система измерения шрифта не совпадает с метрической системой и использует в качестве единицы измерения пункт (point).Применяются две системы измерений, различающиеся размером пункта: 1) система Дидо (Didot point system), где 1 пт равен 0,375 9 мм; 2) англо-американская система (Anglo-American point system), где 1 пт равен 0,351 4 мм. При компьютерном наборе используется англо-американский типографский пункт |
Пункт 77 Инструкции по делопроизводству; п.8 СТБ 6.38-2016 | |
| Размер шрифта, выравнивание текста в документе | Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Текст выравнивается по ширине листа | По установленным в компьютерах шаблонам, размер шрифта - 15 пт | Пункт 78 Инструкции по делопроизводству; п.8 СТБ 6.38-2016 |
| Размер шрифта, выравнивание текста в таблице | Текст выравнивается по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается) | Пункт 79 Инструкции по делопроизводству | |
| Размер шрифта текста и межстрочный интервал - до 11 пт | Допускается уменьшать размер шрифта до 13 пт | ||
| Расположение реквизитов | Реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт. Максимальная длина строки многострочных реквизитов на компьютере - 73 мм |
Пункты 81, 82 Инструкции по делопроизводству | |
|
От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. из п.78 Инструкции по делопроизводству слова «Республики Беларусь» исключены, часть третья п.81 Инструкции по делопроизводств изложена в новой редакции постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39. Комментарий см. здесь |
|||
| От границы левого поля печатаются: - реквизиты: «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Текст» - наименование должности в реквизите «Подпись»; - слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ». Отступ 12,5 мм от границы левого поля - начало абзацев в тексте. Отступ 80 мм - реквизит «Адресат». Отступ 100 мм - реквизиты: «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения». Отступ 120 мм - расшифровка подписи (инициалы, фамилия) в реквизите «Подпись». Отступ 140 мм - код организации и код документа. Отступ 160 мм - реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи (инициалы, фамилия) в реквизите «Подпись» при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297×210). В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются |
Пункты 83, 84, 89 Инструкции по делопроизводству; п.8 СТБ 6.38-2016 | ||
| Заголовок к тексту | Если превышает 5 строк, его допускается продлевать до 120 мм от границы левого поля. При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - 160 мм от границы левого поля |
Пункт 86 Инструкции по делопроизводству | |
| Слова «Примечание», «Основание», «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения» | В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения» печатаются от границы левого поля и оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается точно 14 пт (при наборе на компьютере) | Пункт 88 Инструкции по делопроизводству | |
| Знаки препинания | В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются | Пункт 89 Инструкции по делопроизводству | |
| Выделения, прописные буквы | Выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку в документах не допускаются. В справочно-информационных документах допускается делать выделения наиболее важных смысловых частей текста курсивом или полужирным начертанием. Прописными буквами печатаются: 1) реквизит «Название вида документа»; 2) слова: - «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» - в грифах согласования и утверждения; - «ПРИКАЗЫВАЮ» - в приказах; - «ПОСТАНОВЛЯЕТ» - в постановлениях; - «РЕШИЛ» - в решениях; - «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» - в распоряжениях и указаниях; - «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» - в протоколах; 3) фамилии работников в текстах приказов по личному составу; 4) названия глав в организационных документах |
Пункт 90 Инструкции по делопроизводству | |
| Перенос слов | Текст документов и многострочных реквизитов оформляется без переноса слов | Пункт 90 Инструкции по делопроизводству | |
| Оформление на двух и более листах | Листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10-15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта - Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании. Первый лист не нумеруется. Новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца. Документы со сроком хранения до 3 лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа |
Пункт 91 Инструкции по делопроизводству | |
| Размер шрифта - не менее 13 пт | Размер шрифта номеров листов - 14 пт | ||
| Аналитические материалы по теме | 1. Содержательная часть документа: реквизит «Текст». 2. Правила составления и оформления реквизита «Заголовок к тексту» | ||
31.10.2017
Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»