Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Удостоверение копий (выписок) документов личного дела учащихся колледжа

Галина Пешкова
преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж цифровых технологий»

24.11.2023

В материале рассмотрен порядок заверения копий (выписок) документов, включаемых в состав личного дела учащихся.

Перечень документов в личном деле обучающихся в колледже установлен п.22 Положения об учреждении среднего специального образования, утв. постановлением Минобразования от 19.08.2022 № 272.

Справочно Копия документа - это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их (подп.3.1.29 п.3.1 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18). Выписка из официального документа - это копия официального документа, воспроизводящая его часть (подп.3.1.31 п.3.1 СТБ 2059-2013).

Копии (выписки) документов, включаемые в состав личного дела (документа об образовании, приказа и др.), должны быть оформлены и удостоверены в соответствии с требованиями:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83;

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Так, в личном деле обучающегося хранятся копии (выписки) из приказов о приеме (зачислении), восстановлении, изменении образовательных отношений, отчислении, которые должны быть заверены в установленном порядке.

Копия документа

Порядок заверения копий установлен в п.64 Инструкции № 4.

Так, копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Копия документа должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации, если законодательством не установлено иное (ч.2 п.64 Инструкции № 4).

Использование штампа «Копия верна» НПА не допускается.

Обратите внимание! В копиях документов слово «КОПИЯ» не пишется и не включается в название вида документа.

Выписка из документов

Копия документа, воспроизводящая часть его текста, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (ч.3 п.64 Инструкции № 4).

Пример ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример Верно Секретарь учебной части Подпись К.А.Ращеня 10.11.2023

Дополнительно по теме • При заверении документа должна стоять гербовая печать директора или печать приемной?

Если в личное дело учащегося включается факсимильная копия документа об образовании (ксерокопия), то оформлять отметку о заверении копии не требуется, так как факсимильные копии приравниваются к подлинникам и не требуют дополнительных средств удостоверения.

Так, копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства (ч.10 п.64 Инструкции № 4).

Аналогичным образом заверяются копии справок об обучении (при прекращении образовательных отношений) или об окончании неаккредитованного учебного заведения, поскольку сами справки остаются на руках у учащихся.

Справочно Справка о том, что гражданин является обучающимся, - приложение 1 к постановлению Минобразования от 21.06.2012 № 67.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 30 октября 2024 г. следует руководствоваться приложением 1 к постановлению № 67 в ред. постановления Минобразования от 27.09.2024 № 117.

Перед включением в личное дело учащегося копии документов об образовании и приложения к нему работник учебной части обязан проверить подлинники соответствующих документов.

Обратите внимание! Включение в личное дело учащегося копий документов об образовании без сверки их с подлинниками запрещается.