Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

УДОСТОВЕРЕНИЕ КОПИЙ (ВЫПИСОК) ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА УЧАЩИХСЯ В УЧРЕЖДЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ

В личное дело в процессе его ведения включаются документы, характеризующие деловые и личные качества учащегося, в том числе копии (выписки) приказов (распоряжений), документы, имеющие отношение к учащемуся, о переводе, отчислении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п. (часть первая п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).

Справочно Копия документа - это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их (подп.3.1.29 п.3.1 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18). Выписка из официального документа - это копия официального документа, воспроизводящая его часть (подп.3.1.31 п.3.1 вышеуказанного СТБ).

Копии (выписки) документов, включаемые в состав личного дела (заявления, приказы и др.), должны быть оформлены и удостоверены в соответствии с требованиями:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция).

В личные дела выбывающих учащихся включаются копии дипломов и выписки к ним, выданные учреждением образования. Копия (выписка), включаемая в личное дело, должна быть заверена в установленном порядке.

Так, копии таких документов могут быть изготовлены рукописным, машинописным способом либо с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокса, сканера и т. п.). При изготовлении копии рукописным или машинописным способом она должна быть заверена нотариально либо кадровой службой организации (специалистом по кадрам).

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка (часть вторая п.64 Инструкции).

Для заверения копий документов, предназначенных для рассылки или внутреннего использования, можно применять несколько способов:

• размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, можно удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи (часть одиннадцатая п.64 Инструкции);

• выдаваемые копии документов обратившимся к организации гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов этих обратившихся лиц, заверять посредством оформления реквизита «Отметка о заверении копии» без обязательного проставления печати организации.

Использование штампа для заверения такого рода копий документов позволяет существенно упростить данную процедуру. Однако использование штампа «Копия верна» нормативными правовыми актами не допускается.

Обратите внимание! В копиях документов слово «КОПИЯ» не пишется и не включается в название вида документа.

Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (часть третья п.64 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.3 п.64 Инструкции с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Пример ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример Верно Секретарь учебной части Подпись К.А.Ращеня 10.02.2019

Если в личное дело включается факсимильная копия документа об образовании (ксерокопия), то оформлять отметку о заверении копии не требуется, так как факсимильные копии приравниваются к подлинникам и не требуют дополнительных средств удостоверения.

Аналогичным образом заверяются копии справок о незавершенном образовании или об окончании неаккредитованного учебного заведения. Сами эти справки являются личными документами и остаются на руках у учащихся.

Перед включением в личное дело копии документов об образовании работник учебной части обязан проверять подлинники соответствующих документов.

Обратите внимание! Включение в личное дело копий документов об образовании без сверки их с подлинниками запрещается.

12.02.2019

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу