Материал помещен в архив

ВОПРОС: В должностных инструкциях ни у одного из сотрудников организации не предусмотрена обязанность по ведению электронной корреспонденции (получение, отправка, регистрация). В связи с этим работнику (сначала инженеру-программисту, затем - секретарю), выполнявшему данную работу, производилась доплата за ведение электронной корреспонденции в размере 20 % должностного оклада.

Позднее доплата была отменена, поскольку в должностной инструкции секретаря имеется пункт следующего содержания: «Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию и обеспечивает отправление документации».

Правомерно ли относить ведение электронной корреспонденции к обязанностям по рассмотрению и отправлению корреспонденции? Входит ли в обязанности секретаря ее ведение (получение (отправка) и регистрация)?

ОТВЕТ: Получение (отправка) документов по электронной почте, их регистрация входит в обязанности секретаря или иного работника (подразделения), ответственного за делопроизводство в организации.

Исходя из норм законодательства Республики Беларусь по делопроизводству получение (отправка) и регистрация документов посредством электронной почты по своей сути приравнивается к получению (отправке) и регистрации бумажной корреспонденции.

Так, регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью (подп.139.6 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Аналогичная норма предусмотрена и для электронных обращений граждан и отправки электронных ответов на них (часть вторая п.4 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 30.12.2011 № 1786).

Обратите внимание! Допускается прием и отправка документов в электронном виде структурными подразделениями (работниками) организации без участия службы документационного обеспечения управления (секретаря) (п.224 Инструкции по делопроизводству). Для этого должен быть составлен и утвержден руководителем перечень категорий документов в электронном виде, прием и отправка которых осуществляется структурными подразделениями (работниками) организации самостоятельно.

17.03.2014

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года