Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: В каких организациях подлежит проверке соблюдение норм законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства и какие вопросы проверяются?

ОТВЕТ: В организациях, включенных в координационные планы, а также подлежащих внеплановой проверке.

Контроль за соблюдением законодательства архивов и делопроизводства осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (далее - Государственная инспекция). Она действует в составе Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (ст.8 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» и п.27 перечня контролирующих (надзорных) органов и сфер их контрольной (надзорной) деятельности, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь»).

Проверке подлежат организации, включенные в координационный план контрольной (надзорной) деятельности, который в соответствии с требованиями названного Указа формируется на каждое полугодие.

Проверки включаются в координационные планы в зависимости от отнесения проверяемого субъекта к высокой, средней или низкой группе риска, а также на основании решения или поручения Президента Республики Беларусь, в соответствии с которым деятельность конкретного проверяемого субъекта подлежит проверке.

Справочно Координационные планы проверок можно найти на сайте Комитета государственного контроля Республики Беларусь по ссылке: http://www.kgk.gov.by/ru/coordination-control-deyatel/coordination-plans.

Внеплановая проверка может также проводиться при наличии у контролирующего (надзорного) органа информации, в том числе полученной от государственного органа, иностранного государства, иной организации или физического лица, свидетельствующей о совершаемом (совершенном) нарушении законодательства или о фактах возникновения угрозы причинения либо причинения вреда жизни, здоровью граждан, безопасности государства, историко-культурным ценностям, имуществу юридических и физических лиц, с представлением документов, подтверждающих такие нарушения или факты (подготовкой внутренних (служебных) документов, содержащих указание на такие нарушения или факты и обоснование необходимости проведения проверки).

Необходимо отметить, что проведение проверок по фактам, изложенным в обращениях граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, с каждым годом увеличивается.

Справочно Подробнее см. подборку «Работа с обращениями граждан и юридических лиц».

Как сказано выше, Государственная инспекция, которая создается в пределах штатной численности Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республике Беларусь, осуществляет государственный контроль за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь (п.1 Положения о Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.05.2012 № 487).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 марта 2018 г. следует руководствоваться п.1 Положения № 487 в редакции постановления Совета Министров Республики Беларусь от 14.03.2018 № 196.

В функции Государственной инспекции в том числе входит проведение в соответствии с законодательством о контрольной (надзорной) деятельности плановых и внеплановых проверок соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства проверяемыми субъектами.

Справочно Об итогах работы Государственной инспекции в 2014 г. см. на сайте: http://archives.gov.by/index.php?id=912220.   Для более детального изучения см. вопросы: • «Какова административная ответственность за отсутствие в организации книги замечаний и предложений, если она не была получена (заявка не подавалась)? Кого привлекают к данной ответственности?»; • «Какие нормативные документы по вопросам ведения делопроизводства в организации обязательны для исполнения?».

За 2 недели до начала проверки в проверяемую организацию высылается уведомление. В уведомлении указывается дата начала проверки, прилагается перечень вопросов, подлежащих проверке.

В перечень вопросов, подлежащих проверке инспекторами Государственной инспекцией, входит:

• организация документов в делопроизводстве (наличие экспертной комиссии, положения об экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел и т.д.);

• организация работы с документами (количество дел, проведение экспертизы ценности документов, физическое состояние дел и т.д.);

• учет документов (наличие описей дел, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, и т.д.);

• условия хранения документов (наличие архива, положения об архиве, оборудование, загруженность и т.д.).

Справочно Актуальную подборку «Хранение документов в организации» см. здесь.

19.03.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела