Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

В каких случаях основания к приказам подшиваются с приказами? В частности, заявление на прием на работу остается с приказом или подшивается в папку «Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.)»?

ОТВЕТ

Основания к приказам по личному составу формируются отдельно от самих приказов. Заявления о приеме на работу формируются в личное дело работника (если на работника заведено личное дело) или в отдельное дело.

Распорядительные документы определенной разновидности, регистрируемые отдельно, группируются в отдельные дела (часть пятая п.172 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Поэтому заявления необходимо формировать в дело с заголовком «Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.)».

Срок хранения такого дела - 3 года (п.644 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.679 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Вместе с тем на определенную категорию работников ведутся личные дела, в таком случае заявление о приеме на работу не формируется в отдельное дело, а помещается в личное дело. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь (часть вторая п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2; далее - Инструкция № 2).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2022 г. личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь (ч.2 п.2 Инструкции № 2 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121).

При формировании личного дела документы включаются в него в такой последовательности:

• внутренняя опись документов личного дела;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• личный листок по учету кадров;

• автобиография;

• копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

• заявление о приеме на работу;

• копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п.6 Инструкции № 2).

Например, на принятого работника, на которого нужно завести личное дело, заявление помещается и хранится в личном деле такого работника.

01.04.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела