Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: В каком отделе целесообразно хранить должностные инструкции работников: в отделе кадров либо в отделе, в котором работает работник?

ОТВЕТ: На усмотрение организации.

Организация имеет право самостоятельно определять место хранения должностных инструкций работников. Целесообразно согласованные и утвержденные должностные инструкции хранить в отделе кадров. Для текущей работы копии должностных инструкций, заверенные в установленном порядке, могут выдаваться структурным подразделениям (соответствующим работникам).

Кроме того, должностные инструкции могут храниться в личных делах работников (часть вторая п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).

Срок хранения должностной инструкции составляет 50 лет после замены должностной инструкции на новую (п.30 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140). Соответственно после замены должностные инструкции подлежат передаче в архив.

Срок хранения копий должностных (рабочих) инструкций - 3 года согласно п.2.8.4 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Так, в структурных подразделениях организации могут формироваться дела с копиями распорядительных, организационных, договорных и иных документов, подлинники (первые экземпляры) которых формируются в отдельные дела в других структурных подразделениях. Например, подлинники приказов по основной деятельности могут формироваться в дело, ведущееся в канцелярии, а в бухгалтерии, отделе кадров и иных структурных подразделениях могут формироваться дела, содержащие их копии.

Срок хранения таких дел с копиями перечнями документов с указанием сроков хранения не установлен. С учетом требований подготовки и передачи дел на хранение в архив организации дела с копиями документов хранятся с соблюдением следующих правил:

• дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся до минования надобности, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке;

• дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют постоянный, временный (свыше 10 лет) срок хранения или по личному составу, хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников (первых экземпляров) документов в сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу).

21.07.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела