Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: В каком порядке необходимо расположить документы в личном деле работника при передаче в архив?

ОТВЕТ: При формировании личного дела документы включаются в него в последовательности, установленной п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция):

• внутренняя опись документов личного дела;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• личный листок по учету кадров;

• автобиография;

• копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

• заявление о приеме на работу;

• копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Пункты 7 и 8 Инструкции устанавливают перечень документов, которые в случае их наличия также необходимо включить в личное дело, однако последовательность их расположения не установлена. Такими документами могут быть:

• декларация о доходах;

• обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции;

• контракт (государственных служащих);

• справка-объективка;

• анкета;

• копия (выписка) протокола заседания ученого совета;

• копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива;

• копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

• договор о материальной ответственности;

• направление на работу;

• трудовой договор (контракт) с работником.

Целесообразно перечисленные документы помещать в указанном порядке, однако в личное дело могут быть включены и другие документы, например, обязательство работника о неразглашении коммерческой тайны. В этом случае работники кадровой службы самостоятельно принимают решении о размещении таких документов в личном деле.

Обратите внимание! Декларации о доходах и имуществе, а также прилагаемые к ним документы хранятся в отдельной папке, являющейся неотъемлемой частью личного дела обязанного лица (п.10 Положения о порядке проверки и хранения деклараций о доходах и имуществе, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29.07.2006 № 952; далее - Положение № 952).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 24 января 2016 г. следует руководствоваться Положением о порядке проверки и хранения деклараций о доходах и имуществе, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.01.2016 № 19.

Целесообразность хранения деклараций о доходах и имуществе в отдельной папке обусловлена соблюдением требований:

1) п.638 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, согласно которому декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях, в отличие от личных дел, которые могут передаваться на хранение в государственный архив;

2) п.11 Положения № 952 - информация о доходах и имуществе обязанных лиц является служебной тайной и в соответствии с законодательством не подлежит разглашению, кроме случаев, предусмотренных актами законодательства.

Таким образом, хранение деклараций о доходах и имуществе в отдельной папке позволяет не передавать их на хранение в государственный архив в случае передачи туда личных дел и ограничить доступ к ним в случае выдачи личного дела во временное пользование.

В процессе ведения личного дела в него включаются такие документы, как характеристики и аттестационные листы, списки научных трудов и изобретений, заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника, копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и др. Все документы, включаемые в личное дело после издания приказа о приеме на работу (назначении на должность), располагаются в хронологической последовательности (п.8 Инструкции). Следовательно, последними документами в личном деле будут заявление об увольнении и копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) об увольнении.

Справочно Для более детального изучения см. пособие «Оформление обложек личных дел».

15.04.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела