Материал помещен в архив

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

06.10.2022

ВОПРОС

В конце 2022 года выяснилось, что дело так и не было заведено, на будущий год оно будет исключено из номенклатуры дел. Изменится нумерация переходящих дел, которые стоят после этого незаведенного дела.

Как это оформить?

ОТВЕТ

Индекс переходящего дела должен быть изменен: прежний индекс заключается в скобки, а над ним указывается новый.

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение 2 и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом (подп.165.1 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в установленном порядке (подп.165.2 п.165 Инструкции № 4).

Соответственно, для соблюдения требования к систематизации дел в разделе номенклатуры дел индекс переходящего дела может быть изменен.

В таком случае на обложке переходящего дела прежний индекс заключается в скобки, а над ним указывается новый (подп.82.2 п.82 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Пример 12-14 Дело № (12-15)

Данный порядок закреплен в Методических рекомендациях по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23.

Дополнительно по теме • В номенклатуру дел на 2021 год внесено дополнительное дело «Распоряжения руководителя». Делу присвоили резервный индекс 1-31. В номенклатуре на 2021 год распорядительные документы (приказы) находятся под индексами 1-4, 1-5. Какой индекс этому делу следует присвоить на 2022 год: 1-6 или 1-31? Если присвоить 1-6, нужно ли согласовывать с архивом номенклатуру дел на 2022 год (последний раз согласовывали номенклатуру на 2020 год)?

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.