Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: В организации имеются две печати: гербовая и канцелярии.

Как определить, на каких документах ставить ту или иную печать?

ОТВЕТ: Виды печатей и требования к их проставлению закреплены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Печати могут быть трех видов:

• печать организации;

• печать структурного подразделения организации;

• печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т. п.).

Печати организаций подразделяются на гербовые и простые.

Гербовые печати применяются организациями, которым право использования печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь предоставлено законодательными актами (части вторая, третья п.62 названной выше Инструкции).

Соответственно, гербовая печать является печатью организации, а печать канцелярии - простой печатью структурного подразделения организации.

Печать проставляется на документах, требующих особого удостоверения.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании нормативных правовых актов. Например, обращение организации должно быть заверено печатью юридического лица (п.3 ст.12 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 24 июля 2020 г. Законом Республики Беларусь от 17.07.2020 № 50-З из абзаца 6 п.3 ст.12 Закона № 300-З слова «, заверенную печатью юридического лица» исключены.

Закрепить использование гербовой печати или печати канцелярии можно различными способами, например:

• установить Перечень документов организации, на которых проставляется гербовая печать;

• в Инструкции по делопроизводству организации.

Целесообразно также установить Перечень документов организации, на которых проставляется печать канцелярии.

Справочно Примерный перечень организационно-распорядительных документов организации, заверяемых печатью, см. здесь.

Вид документа, на котором будут проставляться печати разных видов,  зависит от своей значимости, характера (распорядительный, информационно-справочный и др.), функции (подтверждение прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, договоры и др.) и т. д.

Так, на обращении организации, договорах, финансовых документах должна проставляться гербовая печать, а на конверте, в который вложены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения (примечание), достаточно проставления печати канцелярии. Также печать канцелярии может проставляться на копиях документов, направляемых в другие организации.

Примечание. Требование к проставлению оттиска печати закреплено в части первой п.8 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783.

17.10.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела