Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

В организации имеются три печати: гербовая, канцелярии и «Для документов».

Как определить, на каких документах ставить ту или иную печать?

ОТВЕТ

Виды печатей и требования к их проставлению закреплены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Печать проставляется на документах, требующих особого удостоверения.

Печати могут быть трех видов:

• печать организации;

• печать структурного подразделения организации;

• печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т. п.).

Печати организаций подразделяются на гербовые и простые. Соответственно, гербовая печать является печатью организации, печать канцелярии - простой печатью структурного подразделения организации, а печать «Для документов» - печатью, указывающей на ее целевое назначение.

Гербовые печати применяются организациями, которым право использования печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь предоставлено законодательными актами (части вторая, третья п.62 названной Инструкции).

Например, проставление гербовой печати предусмотрено в специальном разрешении (лицензии) (приложение 1 к Положению о порядке лицензирования видов деятельности, связанных со специфическими товарами (работами, услугами), утвержденному Указом Президента Республики Беларусь от 16.02.2012 № 71), других разрешительных документах, удостоверениях, свидетельствах, справках и др.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании нормативных правовых актов. Например, печать должна проставляться:

• в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (приложение 2 к Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196);

• на заявление для получения заключений (приложение 1 к Положению о порядке выдачи заключений о назначении ввозимых резидентами Парка высоких технологий на территорию Республики Беларусь технологического оборудования, комплектующих и (или) запасных частей к нему для целей освобождения их от обложения ввозными таможенными пошлинами и налогом на добавленную стоимость, взимаемыми таможенными органами, утвержденному Указом Президента Республики Беларусь от 30.08.2012 № 392) и др.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется в локальном правовом акте.

Закрепить использование гербовой печати или печати канцелярии можно разными способами, например:

• установить перечень документов организации, на которых проставляется гербовая печать;

• в инструкции по делопроизводству организации.

Целесообразно также установить перечень документов организации, на которых проставляется печать канцелярии или печать «Для документов» и т. д.

Выбор документа, на котором будут проставляться печати разных видов, зависит от его вида (распорядительный, информационно-справочный и др.), назначения (подтверждение прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, договоры и др.) и т. д.

Так, на договорах, финансовых документах должна проставляться гербовая печать, а на конверте, в который вложены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения (примечание), достаточно проставления печати канцелярии или печати «Для документов». Печать канцелярии или печать «Для документов» может также проставляться на копиях документов, направляемых в другие организации. Однако, если в организации используется только гербовая печать, она может проставляться и на копиях документов.

Примечание. Проставление оттиска печати закреплено в абзаце 2 части первой п.8 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.08.2014 № 783.

16.02.2021

Екатерина Дернович, юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела