Материал помещен в архив

ВОПРОС (ООО «Н»): В организации негосударственной формы собственности сотрудники часто берут социальные отпуска без сохранения заработной платы на 1-2 дня для решения каких-либо личных вопросов.

1. Имеет ли смысл хранить приказы по этим отпускам 75 лет (п.21.3 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень)), ведь для начисления пенсии берутся данные формы ПУ-3 из Фонда социальной защиты населения?

2. Что делать с делами прошлых лет, где эти приказы подшивались вместе с приказами о трудовых отпусках, хранящихся 3 года (п.21.4 Перечня): всем этим делам установить срок хранения 75 лет или изъять приказы о предоставлении социальных отпусков и сформировать новые дела 75-летнего срока хранения?

ОТВЕТ: 1. В п.21.3 Перечня не указано обоснование 75-летнего срока хранения приказов о предоставлении социальных отпусков. Вместе с тем с учетом норм Трудового кодекса РБ можно сделать вывод, что необходимость длительного хранения таких приказов обусловлена тем, что нахождение работников в социальном отпуске (независимо от его продолжительности) нередко связано с уменьшением итогового помесячного размера оплаты труда. В связи с этим такие приказы могут быть использованы в будущем для подтверждения обоснованности уменьшения размера оплаты труда работника в определенный период его трудовой деятельности, в т.ч. если это повлияет на размер назначаемой работнику пенсии или иных социальных пособий.

2. С учетом норм Правил работы архивов организаций (утверждены постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143) и п.21.3 Перечня приказы о предоставлении социальных отпусков за предыдущие годы следует изъять из соответствующих дел 3-летнего срока хранения, уже завершенных делопроизводством и находящихся на оперативном хранении в отделе кадров или ином структурном подразделении, и передать в установленном порядке в архив организации. В целях сохранения сформированных и оформленных по архивным правилам дел, уже хранящихся в архиве организации, приказы о предоставлении социальных отпусков целесообразно сформировать в отдельные дела (по годам) и включить в соответствующие годовые разделы сводной описи дел по личному составу под литерными номерами (в соответствии с установленной схемой систематизации или же в конец годового раздела сводной описи) в порядке, предусмотренном п.118 вышеназванных Правил работы архивов организаций.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2014 г. следует применять форму ПУ-3 в редакции постановления Совета Министров РБ от 02.08.2012 № 728.

13.11.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов»