Материал помещен в архив

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

22.12.2023

ВОПРОС

В организации сформировано дело «Документы, послужившие основанием для назначения пособия на детей до 3 лет (заявление, справки, копии свидетельства о рождении, о браке и т. д.)».

Какими будут даты начала и окончания этого дела при сдаче в архив: дата заявления или дата прекращения выплат?

ОТВЕТ

Датой дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (подп.188.4 п.188 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Поэтому датой начала дела «Документы, послужившие основанием для назначения пособия на детей до 3 лет (заявление, справки, копии свидетельства о рождении, о браке и т. д.)» должна быть дата самого раннего документа дела, это может быть справка и др. Однако с учетом особенностей формирования данного дела возможно датой начала дела указывать дату заявления.

Датой окончания дела будет дата самого позднего документа в деле. Это может быть документ, на основании которого прекращена выплата. Вместе с тем такой документ может отсутствовать, если выплата прекращена в связи с истечением срока выплаты. То есть дата самого позднего документа, включенного в дело, указывается на обложке независимо от даты прекращения выплаты.

Дополнительно по теме • Назначение государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности: делопроизводство по административным процедурам ведем правильно.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.