Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Назначение государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности: делопроизводство по административным процедурам ведем правильно

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

29.05.2023

Назначение государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности является административной процедурой (пп.2.5-2.17 Перечня № 200).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2024 г. следует руководствоваться пп.2.7 и 2.16 Перечня № 200 в ред. Указа от 16.02.2024 № 55.

Нюансы ведения такого делопроизводства организацией мы рассмотрели в разделах:

Заявление заинтересованного лица в организации может рассматриваться единолично работником или в случаях, предусмотренных законодательством об административных процедурах, либо по решению организации - коллегиальным составом (ст.19 Закона от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 июня 2024 г. ст.19 Закона № 433-З изложена в новой редакции Законом от 07.12.2023 № 314-З.

Государственные пособия назначают комиссии по назначению государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности, создаваемые в государственных органах, иных организациях любых организационно-правовых форм (п.1 ст.21 Закона от 29.12.2012 № 7-З «О государственных пособиях семьям, воспитывающим детей»), то есть коллегиальным составом.

Пособия по временной нетрудоспособности в зависимости от основания назначают на основании листков нетрудоспособности или комиссии.

Состав комиссии для назначения госпособий

В состав комиссии по назначению пособия должно входить не менее 3 человек, включая председателя комиссии.

Состав комиссии утверждается приказом (распоряжением) руководителя государственного органа, организации (п.3 Положения о комиссии по назначению государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности, утв. постановлением Совмина от 28.06.2013 № 569).

Делопроизводство по административным процедурам осуществляется уполномоченными должностными лицами (п.5 Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 07.05.2009 № 39).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 июня 2024 г. Инструкция № 39 изложена в новой редакции постановлением Минюста от 30.05.2024 № 31.

Если в организации разрабатывается свой перечень административных процедур, то есть перечень административных процедур, которые уполномочена осуществлять данная организация, то в этом перечне целесообразно закрепить наименование административной процедуры и наименование комиссии, ответственной за ее осуществление, например:

При этом в приказе об утверждении состава комиссии по назначению пособий целесообразно указать, на кого из членов комиссии возлагаются обязанности по ведению делопроизводства комиссии (оформление протоколов, их регистрация, формирование дел получателей пособия, выдача извещений и др.).

Формы документов • Приказ об утверждении состава комиссии по назначению пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности с возложением обязанностей по ведению делопроизводства (пример).

Таким образом, в приказе следует указать наименование комиссии, определить, на кого из членов комиссии возлагаются обязанности по ведению делопроизводства комиссии.

Ведение делопроизводства комиссией по назначению госпособий

Делопроизводство по административным процедурам ведется централизованно и (или) децентрализованно, отдельно от других видов делопроизводства (п.4 Инструкции № 39).

Возможны следующие варианты ведения делопроизводства комиссии по назначению пособия.

Вариант 1. Централизованная система ведения делопроизводства по административным процедурам: все заявления заинтересованных лиц и принятые административные решения регистрируются и формируются в дела в одном структурном подразделении (службе ДОУ и др.).

Вариант 2. Децентрализованная система ведения делопроизводства по административным процедурам: регистрация и хранение этих документов осуществляются в соответствующих структурных подразделениях (у должностных лиц).

Вариант 3. Децентрализованная система ведения делопроизводства по административным процедурам: регистрация осуществляется в одном структурном подразделении (например, службе ДОУ и др.), а хранение документов - у члена комиссии по назначению пособия.

С учетом особенностей осуществления административных процедур комиссией целесообразно все заявления заинтересованных лиц и протоколы заседаний комиссии по назначению пособий регистрировать и формировать в дела у одного члена комиссии по назначению пособия (вариант 2).

Формирование дел с документами по госпособиям

В организации при осуществлении административных процедур, предусмотренных пп.2.5-2.17 Перечня № 200, должны быть заведены следующие дела:

1) дела получателей пособий по беременности и родам, семьям, воспитывающим детей (будут включать заявление о назначении государственных пособий, листки нетрудоспособности, другие необходимые документы, решение комиссии о назначении государственных пособий и документы, представленные по запросу).

Справочно Заявление о назначении государственных пособий семьям, воспитывающим детей, со всеми документами (копиями документов), протокол заседания комиссии по назначению пособий либо выписка из него хранятся в деле лица, получающего государственное пособие (ч.2 п.9 Положения о порядке назначения и выплаты государственных пособий семьям, воспитывающим детей, утв. постановлением Совмина от 28.06.2013 № 569).

Дополнительно по теме • Титульный лист папки сотрудников, которым назначаются госпособия согласно протоколу комиссии, оформляется таким же образом, как и титульный лист папки личного дела работника?

2) протоколы заседаний комиссии о назначении пособия по временной нетрудоспособности;

Обратите внимание! В данном случае срок хранения протоколов будет 3 года (как листков нетрудоспособности - п.219 Перечня № 140), а не 5 лет, как установлено п.634 Перечня № 140 для протоколов.

3) листки нетрудоспособности работников, получающих пособие по временной нетрудоспособности по уходу за больным ребенком в возрасте до 14 лет, и т. п.

Если пособие назначается без комиссии, то отдельно хранятся листки нетрудоспособности, а также протоколы заседаний комиссии о назначении пособия в соответствии со сроками хранения, установленными п.219, 634 Перечня № 140.

Это связано с тем, что формирование дел с документами по:

• назначению пособия по беременности и родам осуществляется в дела получателей (п.11 Положения о комиссии № 569);

• временной нетрудоспособности - по видам документов.

Обратите внимание! Протоколы заседаний комиссии о назначении пособия по временной нетрудоспособности и листки нетрудоспособности, представленные для назначения пособий, передаются в бухгалтерию (бухгалтеру) организации для выплаты пособий (ч.2 п.12 Положения о комиссии по назначению государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности, утв. постановлением № 569) и могут объединяться в одном деле.

Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров (ч.7 п.172 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Обратите внимание! В организации также должно быть заведено отдельное дело, куда будут формироваться листки нетрудоспособности в случае утраты трудоспособности в связи с заболеванием или травмой в быту. Это связано с тем, что назначение такого пособия не является административной процедурой.

Формирование отдельных дел по назначению пособий по беременности и родам, семьям, воспитывающим детей, отдельная регистрация протоколов и будут отдельным ведением делопроизводства по административным процедурам.

Порядок и сроки хранения документов и дел по госпособиям

Срок хранения:

1) протоколов заседаний комиссий по назначению госпособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности- 5 лет после прекращения выплаты;

2) дел по назначению и выплате государственных пособий семьям, воспитывающим детей, - 5 лет после прекращения выплаты;

3) документов, послуживших основанием для назначения пособий, выплачиваемых из средств государственного соцстрахования (заявления, справки, копии свидетельств о рождении ребенка и др.), - 5 лет;

4) листков нетрудоспособности - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если такая проверка не проводилась - 10 лет (пп.219, 634-636 Перечня № 140).

Пример Листок нетрудоспособности выдан 02.03.2023. Дополнительно срок хранения этого документа зависит от проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства будет проведена в 2025 году, то листок нетрудоспособности можно уничтожить после 1 января 2029 г., так как срок хранения будет исчисляться с 1 января 2026 г. и составит 3 года. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства проведена не будет, листок нетрудоспособности можно уничтожить после 1 января 2034 г. (10 лет с 1 января 2024 г.).

Обратите внимание! Протоколы заседаний комиссии о назначении пособия по временной нетрудоспособности и листки нетрудоспособности, представленные для назначения пособий, передаются в бухгалтерию (бухгалтеру) организации для выплаты пособий. Они хранятся в течение сроков, установленных законодательством для хранения листков нетрудоспособности (ч.2 п.12 Положения о комиссии № 569).

Если пособие семьям, воспитывающим детей, назначает комиссия, то листок нетрудоспособности помещается в дело получателя и, соответственно, необходимо установить максимальный срок хранения для всего дела. То есть для таких листков нетрудоспособности срок хранения будет увеличен до 5 лет.

Справочно Уменьшение сроков хранения, предусмотренных Перечнем № 140, не допускается. Увеличение сроков хранения допускается по решению центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) государственного органа, иной организации (п.4 примечания к Перечню № 140).

Формы документов • Протокол заседания ЭК об увеличении срока хранения документов (пример)

Вышеуказанные документы являются документами временного (до 10 лет) хранения, которые после истечения сроков временного хранения подлежат уничтожению по нормам гл.16 Инструкции № 4.

Дополнительно по теме • Протоколы заседаний комиссий по назначению пособий, выплачиваемых за счет средств государственного социального страхования, а также документы, послужившие основанием для уплаты страховых взносов в ФСЗН и для назначения пособий (заявления, справки, копии свидетельств о рождении и т. д.), подлежат уничтожению по истечении 5 лет после прекращения выплаты пособий? Если в течение данного срока не было проверки ФСЗН, может ли организация уничтожить вышеперечисленные документы?

С момента заведения и до уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (п.213 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • В организации сформировано дело «Документы, послужившие основанием для назначения пособия на детей до 3 лет (заявление, справки, копии свидетельства о рождении, о браке и т. д.)». Какими будут даты начала и окончания этого дела при сдаче в архив: дата заявления или дата прекращения выплат?

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.