Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

В сводную номенклатуру дел организации включено дело «Трудовые книжки работников». Срок хранения данного дела - до востребования. Невостребованные - не менее 50 лет (п.646 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.681 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Как учитывать данное дело при заполнении итоговой записи к номенклатуре дел по окончании делопроизводственного года:

• как одно дело, в которое включены документы - трудовые книжки, независимо от их количества, при этом учитываются трудовые книжки работников, принятых на работу в соответствующем году, либо все трудовые книжки, хранящиеся в организации;

• только невостребованные трудовые книжки, которые подлежат сдаче в архив, при этом в графе 3 номенклатуры указывается конкретное количество таких документов, а при их отсутствии указывается «0»?

ОТВЕТ

Трудовые книжки работников включаются в номенклатуру дел под одним индексом, а учитываются по книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Справочно Номенклатура составляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой - приложением 7 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 7 Правил № 143 исключено постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Справочно Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним приведена в приложении к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40.

Данное дело при заполнении итоговой записи к номенклатуре дел по окончании делопроизводственного года учитывается также как одно дело, в которое включены трудовые книжки, независимо от их количества.

В графе 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры указывается количество дел - «1».

Невостребованные трудовые книжки, которые подлежат сдаче в архив, включаются в опись дел кадровой службы.

В графе «Индекс дела (тома, части)» описи дел указывается порядковый номер трудовой книжки по книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Справочно Форма описи дел по личному составу структурного подразделения организации содержится в приложении 13 к Правилам.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 13 к Правилам № 143 исключено постановлением № 118.

13.03.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела