Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

27.07.2023

ВОПРОС

В сводную номенклатуру дел организации включено дело «Трудовые книжки работников». Срок хранения данного дела - до востребования. Невостребованные - не менее 50 лет (п.681 Перечня № 140).

Как учитывать данное дело при заполнении итоговой записи к номенклатуре дел по окончании делопроизводственного года:

• как одно дело, в которое включены документы - трудовые книжки, независимо от их количества, при этом учитываются трудовые книжки работников, принятых на работу в соответствующем году, либо все трудовые книжки, хранящиеся в организации;

• только невостребованные трудовые книжки, которые подлежат сдаче в архив, при этом в графе 3 номенклатуры указывается конкретное количество таких документов, а при их отсутствии указывается «0»?

ОТВЕТ

В итоговой записи о категориях и количестве дел трудовые книжки учитываются как одно дело.

В случае, когда в день увольнения выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, наниматель в тот же день направляет работнику заказное письмо с уведомлением о вручении о необходимости явиться за получением трудовой книжки или дать письменное согласие на отправление ее по почте.

Если работник отказался получить трудовую книжку, наниматель оформляет акт и указывает в нем присутствующих при этом свидетелей.

В случае смерти работника, признания его судом умершим или безвестно отсутствующим наниматель выдает по письменному заявлению совершеннолетнего члена его семьи либо близкого родственника оформленную в порядке, установленном ч.2 п.41 Инструкции № 40, трудовую книжку либо направляет ее по почте по указанному в заявлении адресу (пп.74, 75 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40).

Невостребованные трудовые книжки остаются на хранении в организации.

Трудовые книжки работников включаются в номенклатуру дел под одним индексом, а учитываются по книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Справочно Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним приведена в приложении к Инструкции № 40.

Данное дело при заполнении итоговой записи к номенклатуре дел по окончании делопроизводственного года учитывается также как одно дело, в которое включены трудовые книжки независимо от их количества.

В графе 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры указывают количество дел - «1».

Невостребованные трудовые книжки, которые подлежат сдаче в архив, включают в опись дел кадровой службы.

В графе «Индекс дела (тома, части)» описи дел указывают порядковый номер трудовой книжки по книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Справочно Форма описи дел по личному составу структурного подразделения организации содержится в приложении 16 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться приложением 9 к Инструкции № 4 в ред. постановления Минюста от 10.01.2024 № 2. Комментарий см. здесь.