Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: В течение какого срока организация может хранить бухгалтерские документы в оперативном архиве, чтобы не нарушить законодательство?

ОТВЕТ: Вопрос задан неточно. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения в течение 2 лет после их завершения делопроизводством передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет включительно) срока хранения находятся на оперативном хранении в структурном подразделении до их выделения к уничтожению.

Хранение документов может быть следующим:

• текущее (оперативное);

• архивное (временное);

• архивное (постоянное).

Так, оперативное хранение осуществляется не в архиве организации, а в структурном подразделении организации, где были созданы документы.

В архиве осуществляется архивное хранение документов.

Справочно Архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов (ст.2 Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Документы делятся на 3 категории:

• постоянного;

• временного (свыше 10 лет);

• временного (до 10 лет включительно) хранения, которые группируются в отдельные дела (п.170 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

Согласно п.97 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143, документы постоянного срока хранения и свыше 10 лет (например, бухгалтерская отчетность, в т.ч. пояснительная записка, лицевые счета работников) подлежат передаче в архив организации.

Дела должны быть переданы в архив организации по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.

Пример Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения за 2012 г. в 2013 г. оформляются в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, а в течение 2014 г. передаются в архив организации.

Документы временного (до 10 лет) срока хранения не передаются в архив и хранятся в структурном подразделении в течение установленных сроков, которые закреплены в номенклатуре дел организации.

Обратите внимание! В случае необходимости организация может продлевать установленные сроки хранения образовавшихся в ее деятельности документов.

Увеличение сроков хранения документов допускается по решению экспертной комиссии организации, которое должно быть оформлено протоколом (п.9 примечаний к перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленному постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140).

При этом решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, должны согласовываться с соответствующими государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования республиканских государственных архивов) или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов (для организаций, являющихся источниками комплектования областных и зональных государственных архивов). Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые иными организациями, согласовываются с центральными экспертными комиссиями вышестоящих организаций.

13.02.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела