Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: В учреждении образования (школе) ведется алфавитная книга записи учащихся. Для каждой буквы алфавита отводится примерное количество отдельных страниц и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Например, А-20 (ученик записан в алфавитной книге на букву «А» под номером 20). Школе более 30 лет, и за это время в учреждении заведено 11 алфавитных книг, из них 3 книги имеют записи учащихся на букву «А».

Будет ли являться нарушением такая запись: А-20/6 (ученик записан в алфавитной книге на букву «А» под номером 20, после знака дроби шестерка - это номер алфавитной книги)?

ОТВЕТ: В настоящее время порядок ведения алфавитных книг учащихся учреждений общего среднего образования, специальных общеобразовательных школ (специальных общеобразовательных школ-интернатов), вспомогательных школ (вспомогательных школ-интернатов), центров коррекционно-развивающего обучения и реабилитации нормативными правовыми актами Республики Беларусь не регламентирован.

Вместе с тем упоминание об алфавитной книге в учреждениях образования содержится в следующих действующих нормативных актах:

• перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленном постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (в п.748 данного перечня установлен срок хранения алфавитных книг записи учащихся учреждений общего среднего образования, специальных общеобразовательных школ (специальных общеобразовательных школ-интернатов), вспомогательных школ (вспомогательных школ-интернатов), центров коррекционно-развивающего обучения и реабилитации - 50 лет);

• Указаниях по заполнению формы государственной статистической отчетности 4-расходы на содержание детей (Минобразование) «Отчет о детях, признанных находящимися в социально опасном положении и нуждающимися в государственной защите, и о взыскании расходов на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении», утвержденных постановлением Белстата от 04.07.2011 № 157 (п.2 которых предусмотрено, что соответствующий статистический отчет заполняется на основании данных личных дел, алфавитных книг записи обучающихся (воспитывающихся) детей и лиц в возрасте от 18 до 23 лет, находящихся на государственном обеспечении, финансовых и иных документов, предусмотренных законодательством).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 октября 2016 г. следует руководствоваться п.2 Указаний по заполнению формы государственной статистической отчетности 4-расходы на содержание детей (Минобразование) «Отчет о детях, признанных находящимися в социально опасном положении и нуждающимися в государственной защите, и о взыскании расходов на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении», утвержденных постановлением Белстата от 12.09.2016 № 122.

При ответе на поставленный вопрос следует учитывать, что согласно п.1 раздела I утратившей силу Инструкции о ведении школьной документации, утвержденной приказом Минобразования и науки РБ от 20.12.1994 № 418, при заполнении всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей должно было делаться в новой книге без перерыва нумерации по каждой букве. Следовательно, в пределах каждой буквы по всем книгам записи должны были осуществляться в валовом порядке с нарастанием номеров.

Пример При заполнении всех страниц первой книги на букву «А» (с номера 1 по номер 55) во второй книге первая запись должна была делаться под следующим порядковым номером - 56 - и т.д. по всем книгам.

Аналогичные требования к ведению алфавитных книг содержатся в Методических рекомендациях по упорядочению деятельности центров коррекционно-развивающего обучения и реабилитации, утвержденных заместителем Минобразования РБ 5 апреля 2001 г. Указанным документом предусмотрено, что при использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

12.09.2013

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела