Материал помещен в архив

Включение электронных документов, документов в электронном виде, информационных ресурсов и гибридных дел в номенклатуру дел организации

Ольга Барталевич
старший научный сотрудник отдела информационных компьютерных технологий Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации

23.11.2022

Использование электронных документов (ЭД), документов в электронном виде (ДЭВ), информационных ресурсов (ИР) в организации предполагает их включение в номенклатуру дел.

Об особенностях такого включения вы прочтете в разделах:

Какие НПА устанавливают включение ЭД, ДЭВ, информационных ресурсов в номенклатуру дел

Включение регламентируют:

✓ Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь;

✓ Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19);

✓ Методические рекомендации по включению документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов в номенклатуры дел государственных органов и иных организаций (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 29.12.2017 № 56);

✓ Методические рекомендации по проведению экспертизы ценности документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов в государственных органах, иных организациях (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 29.12.2020 № 47).

Виды ДЭВ, ЭД и ИР, подлежащие включению в номенклатуру дел организации

В номенклатуру включаются следующие ДЭВ, ЭД и ИР:

• документы индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования;

• государственная статистическая отчетность по форме 1-страхование (Белгосстрах);

• государственная статистическая отчетность, представляемая в территориальные органы государственной статистики;

• документы, представляемые в территориальные органы государственного казначейства;

• документы, представляемые в налоговые органы;

• документы по проведению государственных закупок товаров (работ, услуг);

• документы, созданные в автоматизированной системе межбанковских расчетов Нацбанка;

• иные управленческие документы в форме ДЭВ, ЭД;

• официальный сайт госоргана, иной организации, иные ИР (БД, банки данных, реестры, регистры и др.), владельцами которых является организация (БД «Электронный каталог Могилевской областной библиотеки», БД «Документы Всемирного банка реконструкции и развития», сайт УО «Белорусский государственный институт проблем культуры» и др.);

• техническая и эксплуатационная документация в электронном виде к ИС и ПО, используемым в организации.

Также в номенклатуру дел организации включаются:

• гибридные дела (ГД), формируемые из документов на бумажном носителе, ДЭВ и ЭД (п.4 Методических рекомендаций № 56);

• все электронные и гибридные дела, формируемые в АС ДОУ, иных информационных системах организации, в которых создаются и (или) в которые включаются ЭД (ч.2 п.68 Инструкции № 19).

Виды ДЭВ, ЭД и ИР, не подлежащие включению в номенклатуру дел организации

В номенклатуру не включаются следующие ДЭВ, ЭД и ИР:

• прикладное ПО, используемое в организации (текстовые и табличные процессоры, средства просмотра файлов и др.);

• правовые информационно-поисковые системы («Эталон», «Бизнес-Инфо», «Консультант+» и др.);

• ведомственные, межведомственные ИС (система межведомственного электронного документооборота государственных органов, интегрированная информационная система «Электронная оптовая торговля», автоматизированная информационная система «ГАИ-ЦЕНТР» и др.) (п.5 Методических рекомендаций № 56).

При появлении в организации новых видов ДЭВ, ЭД и ИР их необходимо внести в номенклатуру дел под резервным номером соответствующего структурного подразделения, а в новом году - в соответствии с правилами систематизации заголовков дел в номенклатуре дел согласно подп.165.2 п.165 Инструкции № 4.

Принципы, критерии и этапы проведения экспертизы ценности ДЭВ, ЭД и ИР, порядок создания архивных копий обновляемых ИР определены Методическими рекомендациями № 47.

Дополнительно по теме • Принципы и критерии проведения экспертизы ценности документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов.

Сроки хранения дел, содержащих ДЭВ, ЭД, аналогичны срокам хранения дел, содержащих документы на бумажном носителе.

Так, сроки хранения ДЭВ, ЭД и ИР определяются в соответствии с Перечнем № 140 с указанием сроков хранения и (или) перечнями документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, иных госорганизаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (ч.1 подп.165.4 п.165 Инструкции № 4; гл.3 Методических рекомендаций № 56; гл.2, 3 Методических рекомендаций № 47).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации.

Включение дел, содержащих ДЭВ, ЭД и ИР, в номенклатуру дел

Указанные дела включаются в номенклатуру дел по тем же принципам, что и дела, содержащие документы на бумажном носителе.

Заголовок дела, содержащего ДЭВ, ЭД и ГД, должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким и доступным для восприятия.

Пример Приказы директора центра по основной деятельности; Индивидуальные научные планы работников отдела комплектования на 2017 год; Отчеты о выполнении индивидуальных научных планов работников отдела комплектования за 2017

Информационный ресурс включается в номенклатуру дел в составе одного дела, заголовком дела является наименование ИР.

Пример База данных «Гражданство»; Сайт «Электронная выставка предприятий военно-промышленного комплекса»

В графе 5 «Примечание» номенклатуры дел проставляются отметки:

• для электронных дел, содержащих ДЭВ и  ЭД – «ЭД»;

• для ИР - «ИР» и дополняется словом «Переходящее» (подп.165.5 п.165 Инструкции № 4, п.18 и ч.3 п.23 Методических рекомендаций № 56, п.19 Методических рекомендаций № 47).

При включении ДЭВ, ЭД в номенклатуру дел и определении сроков хранения дел необходимо учитывать требование п.236 Инструкции № 4: для документов временного (свыше 10 лет) хранения и постоянного хранения их хранение без создания оригиналов на бумажном носителе допустимо только при наличии в архиве организации условий для хранения ДЭВ и ЭД, определенных НПА, а также с учетом положений методических документов в сфере архивного дела и делопроизводства.

Это означает, что архив организации должен обеспечивать архивное хранение документов, представленных в электронном виде. В организации должны быть разработаны и согласованы в установленном порядке ЛПА, регламентирующие архивное хранение ДЭВ, ЭД (положение об архиве организации, правила работы архива организации).

В противном случае хранение ДЭВ, ЭД, без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до «10 лет» за исключением документов с отметкой «ЭПК» (ч.3 п.236 Инструкции № 4, п.22 Методических рекомендаций № 56).

Дополнительно по теме • Необходимо ли электронный документ постоянного срока хранения распечатывать, подписывать и хранить на бумажном носителе?

Включение гибридных дел в номенклатуру дел

В графе 5 «Примечание» номенклатуры для гибридных дел проставляется отметка «ГД».

Гибридное дело существует только на стадии оперативного хранения.

Гибридные дела временного (до 10 лет) хранения после окончания делопроизводственного года не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков (ч.2 п.73 Инструкции № 19).

Гибридные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в организациях, в архивах которых созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, при подготовке к передаче в архив организации подлежат полному оформлению в два самостоятельных дела:

1) документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе;

2) документы в электронном виде формируются в электронное дело.

Указанным делам присваивается одинаковый индекс по номенклатуре дел и заголовок (п.237 Инструкции № 4, п.21 Методических рекомендаций № 56).

Обратите внимание! Не допускается формировать ГД постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности.

В случае поступления таких документов в организацию по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота и на бумажном носителе применяются требования ч.2 и 3 п.236 Инструкции № 4.

Согласование номенклатуры дел организации, содержащей ДЭВ, ЭД, ИР и ГД

Сводные номенклатуры дел организаций согласовываются один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования:

• в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов, - с соответствующими госархивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполкомов;

• в иных организациях - с ЦЭК вышестоящих организаций (п.155 Инструкции № 4).

Итоговая запись о категориях и количестве дел

По окончании делопроизводственного года служба ДОУ в конце сводной номенклатуры дел организации составляет итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации, по форме согласно приложению 12 к Инструкции № 4.

В итоговой записи указывается общее количество дел по каждой категории и отдельно указывается количество электронных дел, гибридных дел и информационных ресурсов.

Дополнительно по теме • Включение в номенклатуру дел организации электронных документов, созданных и представленных в различных государственных информационных системах, а также их хранение.