Материал помещен в архив

ВКЛЮЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ: 5 ОСНОВНЫХ ОШИБОК

Информационный ресурс (ИР) - организованная совокупность документированной информации, включающая базы данных, другие совокупности взаимосвязанной информации в информационных системах (абзац 19 ст.1 Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»).

Учету подлежат все информационные ресурсы организации.

Информационные ресурсы можно разделить на:

• основные - информационные ресурсы, обеспечивающие деятельность организаций, срок хранения таких ресурсов - «постоянно»;

• вспомогательные  - информационные ресурсы, содержащие информацию, которая носит вспомогательный характер, срок их хранения - «до минования надобности» (п.14 Методических рекомендаций по включению документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов в номенклатуры дел государственных органов и иных организаций, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.12.2017 № 56, далее - Методические рекомендации).

Справочно Отметка «До минования надобности» означает, что срок хранения документов самостоятельно определяется организациями, индивидуальными предпринимателями, в делопроизводстве которых эти документы образовались (п.11 примечания к перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться примечанием 6 к Перечню в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Кроме того, информационные ресурсы бывают:

• обновляемые - в которых вносимая информация безвозвратно заменяет предыдущую;

• пополняемые - в которых вносимая информация дополняет предыдущую, удаления информации не происходит.

Для обновляемых информационных ресурсов (информационных ресурсов, выведенных из эксплуатации), создается архивная копия.

Справочно Архивная копия информационного ресурса - электронный документ, который создается путем репликации информационного ресурса на фиксированный момент времени или формируется по содержанию информационного ресурса в формате файла, предназначенном для архивного хранения (абзац 5 п.7 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116 в абз.5 п.7 Правил № 20 слова «электронный документ» заменены словами «документ в электронном виде» в соответствующем падеже. Комментарий см. здесь.

В наименовании должно быть указано, архивной копией какого ИР он является.

Фактическое создание дела, содержащего архивную копию основного пополняемого информационного ресурса, происходит только при выводе его из эксплуатации. В номенклатуру дел такое дело не включается.

Таким образом, для правильного включения информационного ресурса в номенклатуру дел составитель должен иметь четкое представление о том, что такое основные и вспомогательные, обновляемые и пополняемые ИР.

Ошибка 1: информационные ресурсы организации не включаются в номенклатуру дел либо включаются в номенклатуру дел без отметки «ИР»

Чаще всего в номенклатуру дел организации не включается официальный сайт организации либо он включается без отметки «ИР».

Практически все сайты организаций, которые встречаются в номенклатурах дел, имеют информационный (а часто даже рекламный) характер, и относить их к основным информационным ресурсам не имеет смысла. Как правило, такие сайты являются вспомогательными информационными ресурсами организаций со сроком хранения «до минования надобности».

Однако информация, размещенная на сайте, может представлять историко-культурную ценность как для самой организации (отражая и фиксируя ее историю), так и для общества в целом, иметь социальную значимость и т. д., тогда организация вправе отнести сайт к основным информационным ресурсам со сроком хранения «постоянно».

При отнесении сайта организации к основным информационным ресурсам следует не забывать создавать архивную копию удаляемой с сайта информации.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.1054.2 Перечня в ред. постановления № 115. Комментарий см. здесь.

Ошибка 2: все информационные ресурсы организации включаются в одно дело с заголовком «Информационные ресурсы», «Основные информационные ресурсы» и (или) «Вспомогательные информационные ресурсы»

Каждый информационный ресурс включается в номенклатуру дел в составе одного дела, заголовком дела является наименование информационного ресурса. В графе «Примечание» номенклатуры дел проставляется отметка «ИР» и дополняется словом «Переходящее» (п.23 Методических рекомендаций).

Сроки хранения информационных ресурсов определяются в соответствии с Перечнем либо ведомственным перечнем исходя из того, является ИР основным или вспомогательным.

Таким образом, включение в номенклатуру дел одного дела со всеми информационными ресурсами организации недопустимо, поскольку теряется основная цель - учет каждого информационного ресурса в организации.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.1054.1 Перечня в ред. постановления № 115. Комментарий см. здесь.

Ошибка 3: отметка «ИР» проставлена в примечаниях дел, включающих документы, формируемые с помощью программных продуктов

Например, в примечаниях дел, включающих учетно-регистрационные формы, создаваемые в системах электронного документооборота, неверно проставлена отметка «ИР».

В этом случае в графе 5 «Примечание» должна быть проставлена отметка «ЭД» согласно подп.165.5 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Если формированию в дело подлежат электронные документы, удостоверенные ЭЦП, включая и подписанные таким образом архивные копии информационных ресурсов, отметка «ЭД» предполагает дополнительное включение в номенклатуру дела с заголовком «Документы, относящиеся к проверке электронной цифровой подписи (сертификаты открытого ключа, списки отозванных сертификатов открытых ключей и др.)».

Если включаемые в дело документы удостоверены иными аналогами собственноручной подписи, то есть являются документами в электронном виде, не относимыми законодательством к электронным документам, дополнительное дело для хранения сертификатов не требуется.

В графе «Примечание» для таких дел, включающих документы, не подписанные ЭЦП, целесообразно ставить отметку «ДЭВ».

Ошибка 4: все учетно-регистрационные формы, которые ведутся в организации в электронном виде, объединены в одно дело (например, «Картотека регистрации входящих, исходящих и внутренних документов»)

На входящие документы, инициативные исходящие документы, обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц формируются отдельные картотеки (базы данных) (подп.143.4 п.143 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.123 Перечня в ред. постановления № 115. Комментарий см. здесь.

Ошибка 5: включение в номенклатуру дел правовых информационно-поисковых систем и прикладное программное обеспечение

Дела, содержащие документы в электронном виде, электронные документы, информационные ресурсы включаются в номенклатуру дел по тем же принципам, что и для документов на бумажном носителе.

Так, в номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т. д.), указатели и другие вспомогательные документы (часть третья п.161 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.3 п.161 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Следовательно, в номенклатуру дел не включаются правовые информационно-поисковые системы («Эталон», «Бизнес-Инфо», «Консультант» и др.), ведомственные, межведомственные информационные ресурсы (Система межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь, интегрированная информационная система «Электронная оптовая торговля», автоматизированная информационная система «ГАИ-ЦЕНТР» и др.) (абзацы 3, 4 п.5 Методических рекомендаций).

В номенклатуру дел не включается прикладное программное обеспечение, используемое в организации (текстовые и табличные процессоры, средства просмотра файлов и др.) (абзац 2 п.5 Методических рекомендаций).

При этом включению в номенклатуры дел организаций подлежит техническая и эксплуатационная документация на соответствующее программное обеспечение (абзац 11 части первой п.4 Методических рекомендаций).

Справочно В продолжение темы см. «Включение электронных документов в номенклатуру дел: 5 основных ошибок».

29.04.2019

Елена Кукушкина, старший научный сотрудник отдела комплектования Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации

Ольга Барталевич, научный сотрудник отдела комплектования Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации