Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВНУТРЕННИЙ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ПРОВЕРКА СОДЕРЖАНИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ, ЗАПОЛНЕНИЯ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Проверка содержания локальных нормативных правовых актов

Локальные нормативные правовые акты, действующие у нанимателя, должны строго соответствовать требованиям законодательством о труде и не могут ухудшать положение работника по сравнению с общеустановленными правилами и противоречить друг другу в вопросах организации трудовой деятельности (например, режимов работы, систем оплаты труда, периодичности и сроков выплаты заработной платы).

При проведении кадрового аудита также следует уточнить, ознакомлены ли с содержанием ЛНПА все работники организации.

Справочно Ознакомление с ЛНПА может быть осуществлено путем проставления личной подписи работника и даты фактического ознакомления: • непосредственно на бланке конкретного ЛНПА; • на общем листе ознакомления с конкретным ЛНПА; • в соответствующих графах журнала ознакомления со всеми ЛНПА, действующими у нанимателя.

Проверка содержания трудовых договоров с работниками

С учетом требований части первой ст.18 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) трудовой договор должен быть оформлен в письменном виде, а работник и наниматель должны подписать все страницы указанного документа. При этом один экземпляр передается работнику, другой хранится у нанимателя.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в ст.18 ТК внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З (далее - Закон № 219-З). Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Каждая страница трудового договора и приложений к нему нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у нанимателя.

Справочно Факт передачи работникам их экземпляров трудовых договоров целесообразно зафиксировать письменно. Для этого в журнале регистрации трудовых договоров (контрактов) может быть предусмотрена отдельная графа: «Расписка работника в получении экземпляра трудового договора».

Трудовой договор в обязательном порядке должен содержать сведения и условия, перечисленные в части второй ст.19 ТК. Обязательные условия контракта, заключаемого с работником, установлены п.2 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 12 апреля 2020 г. п.2 Декрета № 29 исключен Декретом Президента Республики Беларусь от 09.04.2020 № 1. Комментарий см. здесь.

Проверка документов, оформляемых при приеме на работу

При приеме на работу заключение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) нанимателя, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись с проставлением расшифровки подписи и даты ознакомления. Данные приказы (распоряжения) обязательны для оформления в отношении всех работников, принятых в организацию, независимо от срока заключаемого трудового договора, а также от того, является указанная работа для них основной или работой по совместительству.

Обратите внимание! Фактическое допущение работника к работе является началом действия трудового договора независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен (часть вторая ст.25 ТК).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. согласно части второй ст.25 ТК (в редакции Закона № 219-З) фактическое допущение уполномоченным должностным лицом нанимателя работника к работе является началом действия трудового договора независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен.

При проверке наличия и правильности оформления приказов (распоряжений) о приеме на работу целесообразно параллельно проверять трудовые договоры и записи о приеме на работу в трудовых книжках работников. Сведения о дате трудоустройства и профессии (должности) работника в указанных документах должны совпадать.

Проверка правильности оформления личных дел и личных карточек

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа о приеме на работу (назначении на должность) (п.5 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2)).

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

1) внутренняя опись документов личного дела;

2) дополнение к личному листку по учету кадров;

3) личный листок по учету кадров;

4) автобиография;

5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

6) заявление о приеме на работу;

7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника (п.8 Инструкции № 2):

• характеристики и аттестационные листы;

• списки научных трудов и изобретений;

• заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

• копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п.;

• иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

Справочно По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел могут включаться трудовые договоры (контракты) с работниками.

После оформления личного дела составляется внутренняя опись. В ней должны быть отражены сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах оформления.

Документы личного дела должны быть помещены в отдельную обложку. На обложке указывается заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Личные дела работников следует хранить в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.

В нарушение перечисленных требований документы в личные дела часто включаются без соблюдения хронологического порядка. Кроме того, в них нередко имеются документы, которые в личное дело включению не подлежат (например, копии страниц паспорта, копии документов о предоставлении отпусков, копии документов о наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случая увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания), справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы и др.).

Помимо личного дела на каждого из работников оформляется личная карточка. Форму, правила заполнения и порядок ее ведения наниматель вправе разработать самостоятельно.

Справочно При разработке личной карточки за основу может быть принята форма указанного документа, приведенная в постановлении Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций».

Личная карточка заполняется в одном экземпляре на основании опроса работника и соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения и других документов.

Правильность сведений, внесенных в личную карточку, подтверждается личной подписью работника в соответствующей графе данного документа.

Проверка порядка заполнения трудовых книжек

Трудовые книжки должны быть заполнены нанимателем на всех работников, работающих у него свыше 5 дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (п.4 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. согласно п.4 Инструкции № 40 (в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.01.2020 № 1) трудовые книжки заполняются нанимателем (за исключением нанимателя - физического лица) на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.

Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по желанию работника. Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству вносится нанимателем по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (справка о месте работы, службы и занимаемой должности либо копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству) (п.14 названной Инструкции № 40).

При приеме от работника трудовой книжки ему выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в том числе печать нанимателя.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета, собственноручно указывая дату ее получения.

Обратите внимание! Все трудовые книжки работников организации, а также книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним следует хранить в сейфе. Невостребованные трудовые книжки также могут храниться в сейфе, но отдельно от трудовых книжек работников либо могут быть переданы по описи в архив организации.

Ошибки, наиболее часто допускаемые при заполнении трудовых книжек:

• несоответствие наименования должности (профессии) работника, вносимого в трудовую книжку, наименованию, указанному в трудовом договоре, штатном расписании;

• несоответствие наименования должности (профессии) работника Единому квалификационному справочнику должностей служащих, Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих (например, «специалист по продажам» вместо «специалист по продаже», «уборщица» вместо «уборщик производственных помещений»);

• отсутствие в трудовой книжке записей о переводе;

• отражение в трудовой книжке сведений о том, что работник принят на работу на условиях неполного рабочего времени;

• ненадлежащая организация хранения трудовых книжек.

Проверка правильности оформления приказов по личному составу

Приказы нанимателей по личному составу можно разделить на две группы:

1) приказы, срок хранения которых составляет 75 лет;

2) приказы со сроком хранения 3 года.

Согласно подп.21.3 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, к приказам со сроком хранения 75 лет относятся приказы:

• о приеме (назначении на должность);

• переводе;

• перемещении;

• увольнении (освобождении от должности);

• награждении, поощрении, премировании;

• продлении трудовых договоров (контрактов);

• заключении новых трудовых договоров (контрактов);

• переводе на контрактную форму найма;

• установлении надбавок, доплат;

• временном заместительстве;

• присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;

• повышении тарифных окладов;

• длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

• предоставлении социальных отпусков;

• изменении фамилии, собственного имени, отчества работников.

К приказам со сроком хранения 3 года согласно подп.21.4 п.21 названного перечня, относятся приказы:

• о предоставлении трудовых отпусков;

• отзыве из трудового отпуска;

• наложении дисциплинарных взысканий;

• назначении дежурных;

• служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

• оказании материальной помощи;

• направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться подп.21.3 и 21.4 п.21 перечня № 140 с изменениями, внесенными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 17.10.2019 № 194.

Справочно При оформлении кадрового приказа к его порядковому номеру в зависимости от срока хранения через дефис следует дополнительно добавлять литеру «к» (для документов 75-летнего срока хранения) либо литеру «л» (для документов трехлетнего срока хранения) (подп.142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Приказы по личному составу, издаваемые в организации и имеющие различные сроки хранения, должны включаться в отдельные дела. Если приказы по личному составу с различными сроками хранения ошибочно включены в одно дело, срок его хранения определяется по максимальному сроку хранения включенных в него документов - 75 лет.

20.09.2017

Светлана Семенихина, юрист

По этой теме также см.:

1. Внутренний аудит кадровой документации. Проверка организации учета рабочего времени.

2. Внутренний аудит кадровой документации. Проверка наличия обязательной кадровой документации и документации по охране труда.