Материал помещен в архив

Выдача и изъятие документов и дел в учреждении образования

Галина Пешкова
преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж цифровых технологий»

27.11.2023

Рассмотрели, какие документы оформляются в учреждении образования при выдаче документов и дел.

Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам (ч.1 п.215 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Выдача документов и дел в пользование другому структурному подразделению организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения.

Выдачу дел работникам подразделений следует осуществлять под расписку или на основании докладной записки. Во избежание спорных ситуаций это устанавливается в инструкции по делопроизводству учреждения образования.

Справочно Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4 (ч.1 п.4 Инструкции № 4).

Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель, оформляемый по форме согласно приложению 18 к Инструкции № 4.

Формы документов • Листок-заместитель документа (учреждение образования) (пример).

Для контроля за возвратом дел составляется карта-заместитель дела, оформляемая по форме согласно приложению 19 к Инструкции № 4 (п.216 Инструкции № 4). В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и в приеме дела.

Формы документов • Карта-заместитель дела (учреждение образования) (пример).

Карта-заместитель помещается на место выданного дела.

После завершения делопроизводственного года выдача работникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел сторонней организации

Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя учреждения образования (ч.3 п.215 Инструкции № 4).

Формы документов • Письмо-запрос о предоставлении информации об обучении (пример).

О выдаче личного дела обучающегося см. здесь.

Изъятие документов из дел

Документы, находящиеся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством.

Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа (чч.5, 6 п.215 Инструкции № 4).

Справочно Контролирующие (надзорные) органы и проверяющие в пределах своей компетенции вправе изымать у проверяемого субъекта подлинники документов (иные носители информации), имеющих отношение к выявленным нарушениям, а также для проведения экспертизы (исследования) документов, иных носителей информации в целях установления их подлинности на срок, не превышающий срок проведения проверки (кроме случаев передачи подлинников документов (иных носителей информации) в органы уголовного преследования и суды или использования их в качестве источников доказательств по делу об административном правонарушении), либо требовать представления выписок из них или копий (абз.11 п.4 Положения о порядке организации и проведения проверок, утв. Указом от 16.10.2009 № 510). Изъятые документы, иные носители информации перечисляются и описываются в акте изъятия либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества изъятых документов, иных носителей информации. Копия акта изъятия документов, иных носителей информации вручается под подпись (высылается) проверяемому субъекту, у которого эти документы, иные носители информации были изъяты, или его представителю (п.41 Положения № 510).