Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВЫДАЧА ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ: ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

Выдача личного дела работнику и сторонней организации

Личное дело может выдаваться из архива организации или кадровой службы. Выдача личного дела из архива регулируется главой 37 Правил работы архивов в государственных органах и иных организациях, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).

Требования к выдаче личного дела, находящегося на оперативном хранении в кадровой службе, изложены в п.21 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).

Работнику его личное дело выдается на основании заявления, сторонней организации - письма, с разрешения руководителя организации. В заявлении или письме сторонней организации, как правило, указываются цель и сроки выдачи.

Заявление работника о выдаче личного дела во временное пользование (пример)

Прошу выдать личное дело для предоставления потенциальному работодателю.

Письмо организации о выдаче личного дела во временное пользование (пример)

Открытое акционерное общество «Золотое озеро» рассматривает работника вашей организации как кандидата на занятие вакансии общества. Просим выдать личное дело маркетолога отдела маркетинга Иванова Ивана Ивановича для ознакомления. Возврат и сохранность гарантируем.

Благодарим за сотрудничество.

Разрешение руководителя организации на выдачу оформляется резолюцией на заявлении работника или письме организации:

Пример Мартинкевич Я.А. выдать личное дело Подпись 31.11.2019

При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые (часть вторая п.21 Инструкции).

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, форма которой установлена в приложении 6 к Инструкции.

В контрольной карточке делаются отметки:

• о номере личного дела;

• фамилии, имени, отчестве работника, на которого ведется личное дело;

• дате выдачи;

• кому выдано;

• о расписке в получении;

• телефоне получателя;

• дате возврата.

Контрольная карточка заполняется и оформляется на каждое выданное дело и помещается на его место. При возврате личного дела в карточке указывается дата возврата, карточка изымается, а на ее место помещается личное дело.

Изъятие документов из дел

Документы, находящиеся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством.

Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа (п.215 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

При возвращении дел пользователем в его присутствии работником архива организации, принимающим дела (лицом, ответственным за архив), проверяется нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. При обнаружении недостачи дел, дел с отсутствующими или поврежденными листами составляется акт и принимаются меры по их розыску. Если меры по розыску не дали результата, экземпляр акта направляется в уполномоченный контролирующий (надзорный) орган для привлечения лиц, виновных в утрате или повреждении документов, к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь (п.315 Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. из п.315 Правил слова «Республики Беларусь» исключены постановлением Минюста от 22.11.2019 № 214.

Акт об отсутствии документов в деле (пример)

Об отсутствии документов в деле

В результате возращения личного дела № ____, выданного во временное пользование _________ в соответствии с актом о выдаче дел во временное пользование, установлено отсутствие в нем заявления о приеме на работу от 09.11.2007 № 22-12/236 (л.4). Предпринятые меры по розыску дел положительных результатов не дали.

Итого 1 (один) документ в деле.

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭК
_____________________
(наименование организации)
24.04.2019 № 3

27.11.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела