Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

19.04.2023

ВОПРОС

Является ли выдача работникам организации справок о размере заработной платы административной процедурой? Необходимо ли при этом осуществлять прием заявлений и их регистрацию?

ОТВЕТ

Является. Заявление работником подается в устной, письменной либо электронной форме с его обязательной регистрацией организацией в день подачи в специальной регистрационно-контрольной форме.

Выдача справки о размере заработной платы (денежного довольствия, ежемесячного денежного содержания) - административная процедура согласно п.2.4 Перечня № 200.

Работа по осуществлению административных процедур регулируется Законом от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 июня 2024 г. следует руководствоваться Законом № 433-З с изменениями, внесенными Законом от 07.12.2023 № 314-З.

Порядок ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, межведомственных и других комиссиях определяется Инструкцией о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 07.05.2009 № 39.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 июня 2024 г. Инструкция № 39 изложена в новой редакции постановлением Минюста от 30.05.2024 № 31.

Справочно Заявление заинтересованного лица - это обращение заинтересованного лица в письменной, устной либо электронной форме в уполномоченный орган за осуществлением административной процедуры. Заявление заинтересованного лица подается: • в устной форме - в ходе приема заинтересованного лица; • в письменной форме - в ходе приема заинтересованного лица, нарочным (курьером), по почте, если в соответствии с законодательством об административных процедурах не требуется личного присутствия заинтересованного лица; • в электронной форме - через единый портал электронных услуг после получения к нему доступа (п.4 ст.1; пп.3, 4, 6 ст.14 Закона № 433-З).

Не установлено требования, чтобы заявление о выдаче справки подавалось в письменной форме, соответственно, оно принимается устно. При этом все поступающие в организацию заявления заинтересованных лиц, в том числе в устной форме, должны быть учтены и зарегистрированы в день их подачи (ч.1 п.1 ст.16 Закона № 433-З).

Для осуществления административной процедуры никаких документов и (или) сведений представлять не нужно. Однако организации разрешено требовать предъявление документа, удостоверяющего личность гражданина (п.2 ст.15 Закона № 433-З).

Регистрация устных заявлений заинтересованных лиц и сведений об их исполнении может осуществляться в специальных регистрационно-контрольных формах.

Регистрация документов по осуществлению административных процедур должна осуществляться с использованием одной из следующих регистрационно-контрольных форм:

• автоматизированной (электронной);

• карточной (в регистрационно-контрольной карточке);

• журнальной (ч.1 п.6 Инструкции № 39).

Административное решение об осуществлении административной процедуры или об отказе в ее осуществлении принимается в письменной либо электронной форме, в том числе посредством внесения записей в регистры, реестры, протоколы, банки данных, иные документы или информационные ресурсы. Принимаемое административное решение подлежит регистрации (ч.1 п.1 ст.26 Закона № 433-З).

К письменной форме административного решения приравниваются справки или другие документы, выдаваемые при осуществлении административных процедур (ч.1 п.3 ст.26 Закона № 433-З).

Для этой административной процедуры целесообразно применять децентрализованную систему ведения делопроизводства, то есть прием заинтересованных лиц проводить в том структурном подразделении, в котором будет вестись отдельная регистрационно-контрольная форма (в нее будут вноситься необходимые сведения о заинтересованном лице, дате приема, содержании административного решения и др.). В таком случае порядковый номер записи будет регистрационным индексом принятого административного решения (в данной ситуации справки).

Дополнительно по теме • В организации есть канцелярия. Отдел кадров выдает справки о месте работы и занимаемой должности согласно подп.2.2 п.2 Указа от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан». Где регистрировать исходящий номер справки: в канцелярии или в отделе кадров? • Обязано ли предприятие вести журнал административных процедур? Или достаточно регистрировать справки в общем журнале входящей, исходящей корреспонденции?

Административное решение выдается заинтересованному лицу или направляется нарочным (курьером), по почте, или заинтересованное лицо уведомляется о принятом решении иным способом не позднее 7 рабочих дней со дня принятия такого решения (за исключением принятия решения об отказе в осуществлении административной процедуры в случаях ликвидации (прекращения деятельности) организации, смерти заинтересованного лица) (ч.2 п.1 ст.27 Закона № 433-З).

При выдаче лично заинтересованному лицу административного решения оно расписывается в получении с проставлением даты получения, как правило, в регистрационно-контрольной форме (ч.1 п.22 Инструкции № 39).

Максимальный срок выдачи справки о размере заработной платы (денежного довольствия, ежемесячного денежного содержания) составляет 5 дней со дня обращения.

Дополнительно по теме • В организации расположен архив 10 ликвидированных филиалов, что затрудняет своевременную выдачу справок о заработной плате и о периоде работы уволенным работникам. Какой срок выдачи справок о заработной плате и о периоде работы уволенным работникам для оформления пенсии по запросу от организации? Каким сроком необходимо руководствоваться: 5- или 30-дневным?