Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Юридическое лицо имеет филиалы. Ежегодно в каждом филиале составляется номенклатура дел.

Имеют ли право утверждать номенклатуру дел руководители филиалов?

ОТВЕТ: Не имеют; филиалы формируют дела на основании выписки из номенклатуры дел организации.

Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел содержатся:

• в главе 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• главе 5 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143.

Разъясняются требования указанных нормативных правовых актов в Методических рекомендациях по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 29.11.2013 № 55.

Номенклатура дел составляется в каждой организации. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (п.152 Инструкции по делопроизводству). В номенклатуру дел включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.

Сводная номенклатура дел составляется службой документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией или центральной экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.

Филиал - обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций, в т.ч. функции представительства. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений (ст.51 Гражданского кодекса РБ).

Таким образом, номенклатуру дел организации должен утверждать руководитель организации.

19.03.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела