Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
Заполнение граф номенклатуры дел учреждения образования
29.10.2021
В материале приводятся примеры заполнения граф номенклатуры дел учреждения образования.
Номенклатура дел учреждения образования разрабатывается с учетом специфики, структуры и штатной численности учреждения образования (УО), утвержденной руководителем в установленном порядке.
При ее составлении следует использовать:
• Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143;
• Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4;
• Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23.
Форма номенклатуры дел установлена согласно приложению 7 к Правилам № 143, приложению 10 к Инструкции по делопроизводству.
Графа 1 «Индекс дела»
В этой графе номенклатуры дел УО указываются индексы дел.
Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела). При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0»
 |
Пример 2-1, 2-2, 2-3 02-01, 02-02, 03-03 |
В больших УО со сложной организационной структурой кроме разделов в номенклатуре дел могут выделяться подразделы, включающие структурные подразделения или функции более крупных структурных подразделений организации.
|
|
Пример 3 - номер раздела номенклатуры дел 3-1 - номер подраздела номенклатуры дел 3-1-1 - порядковый номер дела 3-1-2 - порядковый номер дела 3-1-3 - порядковый номер дела 3-2 - номер подраздела номенклатуры дел 3-2-1 - порядковый номер дела 3-2-2 - порядковый номер дела 3-2-3 - порядковый номер дела |
В сводной номенклатуре дел однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки.
|
|
Пример Положение об отделе. Копия |
 |
Обратите внимание! Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение 2 лет и более (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом. |
В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение делопроизводственного года. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел под резервными индексами, помещаемыми в конце каждого раздела номенклатуры дел (подп.165.1 п.165 Инструкции по делопроизводству).
На практике чаще всего выделяется два резервных индекса в конце каждого раздела номенклатуры дел.
|
|
Пример
|
Графа 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)»
Заголовок дела УО должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия (ч.2 подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству).
Правила составления заголовка номенклатуры дел
| 1. В состав заголовка включаются: - указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело); - разновидность документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.); - название темы (содержание) дела |
| 2. В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются: - указание автора документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица). Пример Приказы директора учреждения по основной деятельности; - указание адресата или корреспондента документов. Пример Переписка с управлением по образованию Лидского районного исполнительного комитета по основной деятельности; - даты (период), к которым относится содержание документов дела. Пример Отчет о выполнении индивидуальных планов педагогических работников за 2022 год; - указание на копийность документов, включенных в дело. Пример Должностные инструкции работникам. Копии |
| 3. Термин «Документы» используется в заголовке: - при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело. Пример Документы о подготовке к новому учебному году (акты, справки, информация и др.); - при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов. Пример Документы к протоколам заседаний аттестационной комиссии (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования) |
| 4. Термин «Дело» употребляется в названиях личных дел |
| 5. В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка. Пример Переписка с управлением по образованию Лидского районного исполнительного комитета по основной деятельности. Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно. Пример Переписка с иными организациями по основной деятельности |
| 6. В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы. Пример План воспитательной работы и защиты прав и законных интересов детей, находящихся в социально опасном положении, на 2022 год |
| 7. Не допускается использовать в качестве заголовков: - формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело. Пример «Материалы» «Документальные материалы» «Разные документы» «Финансовые документы» «Общая переписка»; - формулировки и определения, в которых вид документа заменен действием. Пример «Исследование …» «Рассмотрение …» «Обеспечение …» |
|
|
Обратите внимание! В процессе формирования дел заголовки могут уточняться (ч.13 подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству). |
Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел согласно подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству.
Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры. Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения.
|
|
Пример Приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу; годовые планы и отчеты - перед квартальными и месячными; переписка с вышестоящими организациями - перед перепиской с иными организациями и т. д. |
Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов, осуществляется по алфавиту (ч.18 подп.39.2 п.39 Правил работы архивов).
Графа 3 «Количество дел (томов, частей)»
Эта графа заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в УО в течение года под соответствующим заголовком (подп.165.3 п.165 Инструкции по делопроизводству).
|
|
Обратите внимание! Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.171 Инструкции по делопроизводству). |
Графа 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню»
В графе 4 указывается срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню.
При определении сроков хранения УО необходимо руководствоваться:
• перечнем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минобразования от 24.05.2012 № 52;
• перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) УО по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для УО, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных УО) (подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству).
 |
Дополнительно по теме • Каким перечнем следует руководствоваться учреждениям общего среднего, профессионально-технического и среднего специального образования при определении сроков хранения документов, если на эти организации не распространяется действие Перечня, установленного постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52? |
Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами; решения об увеличении сроков хранения, принимаемые иными организациями, согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций (п.9 примечания к перечню № 140).
Указанное решение должно быть закреплено в соответствующем протоколе.
|
|
Дополнительно по теме • Протокол заседания ЭК об увеличении срока хранения документов (пример). |
Графа 5 «Примечание»
В этой графе проставляются отметки о (об):
• переходящих делах (указывается «Переходящее»);
• незаведении дел (указывается «Не заведено»);
• передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения;
• выделении дел к уничтожению;
• утрате дел;
• лицах, ответственных за формирование дел (подп.165.5 п.165 Инструкции по делопроизводству).
 |
Справочно В графе 5 номенклатуры дел организации могут указываться фамилии работников, ответственных за формирование конкретного дела. Эти работники после завершения дел делопроизводством в течение следующего делопроизводственного (календарного) года готовят соответствующие дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив организации (п.58 Методических рекомендаций № 23); |
• передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения;
• датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов (ведомственных перечнях) с указанием сроков хранения.
|
|
Пример Протокол заседания ЭК учреждения от 11.12.2020 № 4; |
• электронных делах, содержащих документы в электронном виде (ЭД), информационных ресурсах (ИР), гибридных делах (ГД) и др.
В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия НПА, использованных при определении сроков хранения дел (п.166 Инструкции по делопроизводству).
Если при составлении номенклатуры дел используется несколько перечней документов, то при определении сроков хранения включенных в нее дел ссылки на пункты (статьи) соответствующих перечней, установленных НПА, оформляются с использованием знаков «*», «**» и т. д. (п.57 Методических рекомендаций № 23).
|
|
Дополнительно по теме • Номенклатура дел учреждения образования государственной формы собственности, не являющейся источником комплектования государственного архива (пример). • Номенклатура дел учреждения образования (колледжа) (пример). • Номенклатура дел в учреждении образования: на что обратить внимание. • Номенклатура дел в учреждении образования: некоторые требования составления. |