Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ЖУРНАЛЫ И КНИГИ ДЛЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ, ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДЛЯ ВЕДЕНИЯ

Необходимость прошнуровывания, нумерации и скрепления подписью журналов (книг)

В Республике Беларусь отсутствует единый нормативный правовой акт, который бы устанавливал общую норму, обязывающую прошнуровывать, нумеровать и скреплять подписью все журналы регистрации (учета).

Так, не предусмотрена необходимость прошнуровывания, нумерации, скрепления подписью журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (в том числе приказов) законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства. Аналогично отсутствует норма в отношении журнала (книги) учета личных дел работников (Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, далее - Инструкция № 2).

Вместе с тем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя) (часть седьмая п.79 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40, далее - Инструкция № 40).

Таким образом, организация может самостоятельно принять решение о необходимости нумерации, прошнуровывания и скрепления подписью конкретного журнала (книги) посредством локального нормативного правового акта при отсутствии такой нормы в законодательстве.

Журналы (книги), обязательные для ведения в организации

1. Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в журналах учета работников, выбывающих в служебные командировки, по форме согласно приложению 3 к Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35, в том числе в электронном виде (часть пятая п.2 указанной Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2019 г. действует Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176. Комментарии см. здесь.

Срок хранения журнала составляет 3 года (п.664 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень).

2. Нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников (далее - должностное лицо), ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме согласно приложению к Инструкции № 40.

Книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним) (части третья, четвертая п.79 Инструкции № 40).

Срок хранения этой книги составляет 50 лет (п.648 Перечня).

Справочно Пример книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в части учета дубликата см. здесь.

3. В каждой организации (с ее образованием и перед началом очередного календарного года) разрабатывается (ведется) в том числе журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных по форме 24 согласно приложению 2 к Инструкции о порядке организации и ведения воинского учета военнообязанных, утвержденной постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 31.05.2011 № 21 (абзац 6 п.120 указанной Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2020 г. действует постановление Министерства обороны Республики Беларусь от 27.01.2020 № 5 «Об установлении форм документов воинского учета».

Срок хранения журнала составляет 3 года (п.661 Перечня).

Как правило, обязанности по военно-учетной работе возлагаются на работника отдела кадров.

4. Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5 к Инструкции № 2 (п.20 Инструкции № 2).

Срок хранения такого журнала (книги) составляет 75 лет (п.640 Перечня).

5. Заявление о назначении пенсии заполняется заявителем по установленной форме и регистрируется в журнале регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий (п.32 Положения о порядке представления и оформления документов для назначения пенсий, утвержденного приказом Министерства социальной защиты Республики Беларусь от 23.05.1997 № 44).

Форма журнала приведена в приложении 3а к Методическим рекомендациям по организации на предприятиях, в учреждениях, организациях, колхозах, кооперативах и иных субъектах хозяйствования работы по оформлению и представлению документов к назначению пенсий, утвержденным приказом Министерства социальной защиты Республики Беларусь от 14.03.1996 № 8.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 августа 2019 г. действует форма журнала регистрации заявлений, решений управления (отдела) по труду, занятости и социальной защите городского, районного исполнительного комитета, управления (отдела) социальной защиты местной администрации района в городе, Комиссии по назначению пенсий районного (городского) исполнительного и распорядительного органа, согласно приложению 5 к Инструкции о порядке обращения за пенсией и организации работы и ведения делопроизводства по назначению и выплате пенсий, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 08.07.2019 № 35.

На последней странице этого журнала производится запись: «В журнале пронумеровано и прошнуровано ___________ листов».

23.11.2018

Александр Шевцов, юрист

По этой теме также см.:

Журналы и книги для регистрации документов в кадровой службе, рекомендуемые для ведения.