Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Журналы и книги для регистрации документов в кадровой службе, обязательные для ведения

Александр Шевцов
юрист

22.11.2022

Кадровая служба организации помимо иной документации ведет различные журналы (книги). Какие журналы (книги) обязательны для ведения в организации, разбирались в разделах материала:

Необходимость прошнуровывания, нумерации и скрепления подписью журналов (книг)

В законодательстве отсутствует единый НПА, который бы устанавливал общую норму, обязывающую прошнуровывать, нумеровать и скреплять подписью все журналы регистрации (учета).

Так, не предусмотрена необходимость прошнуровывания, нумерации, скрепления подписью журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (в том числе приказов) законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства.

Аналогично отсутствует норма в отношении журнала (книги) учета личных дел работников (Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

Вместе с тем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя) (ч.7 п.79 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40).

Таким образом, организация может самостоятельно принять решение о необходимости нумерации, прошнуровывания и скрепления подписью конкретного журнала (книги) посредством ЛПА при отсутствии такой нормы в законодательстве.

Журналы (книги), обязательные для ведения в организации

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Порядок и размеры возмещения расходов, гарантии и компенсации работникам при служебных командировках определяются Положением о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утв. постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176.

Для учета таких работников ведется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки, срок хранения которого составляет 3 года (п.700 Перечня № 140).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме согласно приложению к Инструкции № 40.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией с учетом изменений, внесенных постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.11.2023 № 47.

Книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним) (ч.3, 4 п.79 Инструкции № 40).

Срок хранения этой книги составляет 50 лет (п.683 Перечня № 140).

Книга регистрации расписок о получении трудовых книжек

Необходимость выдачи работнику расписки при получении от него трудовой книжки предусмотрена пп.76, 79 Инструкции № 40.

Регистрация таких расписок должна вестись в специальном журнале произвольной формы. Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек хранится 5 лет (п.682 Перечня № 140).

Форма такого журнала законодательством не установлена и определяется организацией самостоятельно.

Журнал проверки состояния воинского учета и бронирования военнообязанных

Как правило, обязанности по военно-учетной работе возлагаются на работника отдела кадров.

В организациях осуществляется персонально-первичный воинский учет по личным карточкам, из которых составляется картотека.

При этом руководитель организации обязан обеспечить сохранность документов воинского учета, к которым имеют доступ только он и работники по воинскому учету (п.74 Положения о воинском учете, утв. постановлением Совмина от 18.12.2003 № 1662).

Справочно Форма личной карточки приведена в приложении 13 к постановлению Минобороны от 27.01.2020 № 5 «Об установлении форм документов воинского учета».

Срок хранения личных карточек на граждан, состоящих на воинском учете в организациях, составляет 3 года после увольнения или достижения гражданами предельного возраста состояния в запасе или признания граждан негодными к военной службе по состоянию здоровья (п.696 Перечня № 140).

Предусмотрено ведение в организациях журнала проверки состояния воинского учета и бронирования военнообязанных, срок хранения которого составляет 3 года (п.695 Перечня № 140).

Журнал (книга) учета личных дел

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5 к Инструкции № 2 (п.20 Инструкции № 2).

При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.

Срок хранения журнала (книги) учета личных дел составляет 55 лет (п.675 Перечня № 140).

Журналы регистрации приказов по личному составу

Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно (ч.3 подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Справочно Инструкция № 4 устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в госорганах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (п.1 Инструкции № 4).

Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно (ч.4 подп.142.3 п.142 Инструкции № 4).

Так, отдельно можно регистрировать приказы о командировании, предоставлении отпусков и др.

Дополнительно по теме • Журналы и книги для регистрации документов в кадровой службе, рекомендуемые для ведения.