Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
ЖУРНАЛЫ И КНИГИ ДЛЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ, РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ДЛЯ ВЕДЕНИЯ
Необходимость прошнуровывания, нумерации и скрепления подписью журналов (книг)
В Республике Беларусь отсутствует единый нормативный правовой акт, который бы устанавливал общую норму, обязывающую прошнуровывать, нумеровать и скреплять подписью все журналы регистрации (учета).
Так, не предусмотрена необходимость прошнуровывания, нумерации, скрепления подписью журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (в том числе приказов) законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства. Аналогично отсутствует норма в отношении журнала (книги) учета личных дел работников (Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).
Вместе с тем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя) (часть седьмая п.79 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40).
Таким образом, организация может самостоятельно принять решение о необходимости нумерации, прошнуровывания и скрепления подписью конкретного журнала (книги) посредством локального нормативного правового акта при отсутствии такой нормы в законодательстве.
Журналы, рекомендуемые для ведения в организации согласно перечню типовых документов Национального архивного фонда
В обязанности нанимателя входит организация учета явки работников на работу и ухода с нее. До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании - уход (часть вторая ст.133 Трудового кодекса Республики Беларусь).
Так, нанимателю следует организовать ведение журнала (книги) для учета времени прихода работников на их рабочие места и ухода с работы в начале и по окончании рабочего дня (смены).
 |
Справочно Журнал учета внутрисменных отлучек и учета явок на работу и ухода с нее (примеры) можно найти здесь. |
Далее в материале приведены образцы книг и журналов, предусмотренные перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), которые должны вестись в организации.
ЖУРНАЛ
учета рабочего времени
| № п/п | Дата | Ф.И.О. работника | Время прихода | Время ухода | Подпись работника | Сведения о служебных поездках | Подпись работника | ||
| Время ухода | Время прихода | Краткое описание (цель поездки, наименование организации) | |||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
1 |
03.12.2018 |
Купцов И.Н. |
8.25 |
17.21 |
Купцов | ||||
|
2 |
03.12.2018 |
Сидоров О.И. |
8.15 |
17.40 |
Сидоров |
13.05 |
15.40 |
ООО «Еврозапчасть», получение товара по накладной | Сидоров |
Срок хранения журнала учета рабочего времени - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.467 Перечня).
ЖУРНАЛ
учета приема, перевода и перемещения работников
| № п/п | Фамилия, имя, отчество работника | Дата начала работы | Структурное подразделение | Должность | Дата и номер трудового договора | Дата и номер приказа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
3 |
Виноградов Виктор Иванович |
12.02.2018 |
Отдел продаж автомобильной техники | Специалист по продаже | 12.02.2018 № 57-т |
12.02.2018 № 79-к |
Как правило, такие журналы ведут отдельно, ежегодно используется нумерация с начала года.
ЖУРНАЛ
учета увольнения работников
| № п/п | Фамилия, имя, отчество работника | Дата увольнения | Основание увольнения | Структурное подразделение | Должность | Дата и номер трудового договора | Дата и номер приказа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
35 |
Виноградов Виктор Иванович |
05.10.2018 |
По желанию работника (п.3 части второй ст.35 Трудового кодекса Республики Беларусь) |
Отдел продаж автомобильной техники | Специалист по продаже | 05.10.2018 № 57-т |
05.10.2018 № 187-к |
Срок хранения вышеперечисленных журналов составляет 75 лет (п.667 Перечня).
ЖУРНАЛ (КНИГА)
учета личных карточек
| № п/п | Дата | Фамилия, имя, отчество работника | Дата и номер приказа о приеме на работу | Дата и номер приказа об увольнении | Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
1 |
08.01.2018 |
Иванов Борис Петрович | 08.01.2018 № 21-к |
Срок хранения такого журнала (книги) - 75 лет (п.640 Перечня).
ЖУРНАЛ
регистрации трудовых договоров (контрактов)
| № п/п | Дата | Фамилия, имя, отчество работника | Структурное подразделение, должность | Условия приема на работу, характер работы | Дата и номер приказа о приеме на работу | Расписка работника в получении экземпляра трудового договора на руки |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
3 |
05.03.2018 |
Синицын Николай Иванович | Отдел перевозок, водитель автомобиля | На неопределенный срок | 05.03.2018 № 42-к |
Подпись |
Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров составляет 3 года. При заключении контрактов с государственными служащими - 75 лет (п.642 Перечня).
ЖУРНАЛ
регистрации командировочных удостоверений
| № командировочного удостоверения | Фамилия, инициалы командируемого | Должность | Куда | Задание по командировке | Срок командировки (дней) | Основание | Подпись работника, получившего командировочное удостоверение |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
89 |
Крылов В.Н. | Водитель |
г. Берлин (Германия) |
Перевозка грузов |
7 дней: 25.10.2018- 31.10.2018 |
Приказ от 24.10.2018 № 76-л |
Подпись |
Этот журнал ведется для учета работников, находящихся в командировке, и присвоения порядковых номеров командировочным удостоверениям. Срок хранения данного журнала составляет 3 года (п.665 Перечня).
ЖУРНАЛ
регистрации листков нетрудоспособности
| № | Ф.И.О. | Должность | Серия и номер документа | Сроки болезни | Всего календарных дней освобождения от работы | Медучреждение, выдавшее документ | Подпись |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
65 |
Морозов Иван Николаевич | Мастер |
АЕ № 0883000 |
08.10.2018- 19.10.2018 |
12 |
БСМП г. Минска | Подпись |
Срок хранения данного журнала составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.202 Перечня).
ЖУРНАЛ
учета работников, совмещающих профессии (должности)
| № | Ф.И.О. | Основная должность/профессия | Трудовой договор/контракт | Совмещаемая должность/профессия | Основание | Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
5 |
Шестакова В.Н. | Бухгалтер |
28.01.2014 № 1 |
Кассир | Приказ от 01.10.2018 № 81-к |
Срок хранения такого журнала - до минования надобности (п.668 Перечня).
Отметка «До минования надобности» означает, что срок хранения документов самостоятельно определяется организациями, индивидуальными предпринимателями, в делопроизводстве которых эти документы образовались (п.11 примечания к Перечню).
Иные журналы, оптимизирующие работу кадровой службы в организации
Кроме указанных выше книг и журналов, для удобства в работе в организации могут вестись другие журналы, не предусмотренные Перечнем, например: журнал регистрации приказов по личному составу, журнал регистрации приказов о предоставлении трудовых отпусков, журнал регистрации приказов о предоставлении социальных отпусков, журнал учета выдачи справок о заработной плате, доходах, стаже, месте работы и т. д.
ЖУРНАЛ
регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет
| Индекс приказа | Дата приказа | Вид приказа | Заголовок приказа | Основание | Отметка об исполнении | Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
64-к |
11.10.2018 |
Прием | О приеме на работу Щетко П.И. | Заявление Щетко П.И. Контракт от 11.10.2018 № 45 |
В дело № 05-16 |
ЖУРНАЛ
регистрации приказов о предоставлении трудовых отпусков
| Дата приказа | Индекс приказа | Заголовок приказа | Основание для издания приказа | Количество дней | Отметка об исполнении |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
18.10.2018 |
67-л |
О предоставлении трудового отпуска Гавриловой А.С. | График отпусков. Заявление Гавриловой А.С. |
24 |
В дело № 11-6 |
Кроме того, может вестись журнал регистрации приказов о предоставлении социальных отпусков.
ЖУРНАЛ
учета выдачи справок о заработной плате, доходах, стаже, месте работы
| № п/п | Дата | Наименование организации, в которую представляется справка | Фамилия, имя, отчество работника, которому выдана справка | Краткое содержание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
21 |
26.10.2018 |
ОАО «Белинвестбанк» | Завгороднему М.Н. | О месте работы |
|
|
Справочно В продолжение темы см.: • «Необходимо ли вести в организации отдельный журнал регистрации должностных инструкций, журнал регистрации договоров подряда и устанавливать для них срок хранения, соответствующий сроку хранения документов, регистрируемых в них?»; • «Журнал учета выдачи свидетельств о присвоении квалификационного разряда (класса, категории) по профессии». |
23.11.2018
Александр Шевцов, юрист
По этой теме также см.:
Журналы и книги для регистрации документов в кадровой службе, обязательные для ведения.