Электронный документооборот в строительстве: как ЕDIDOC упрощает работу

Строительная отрасль традиционно считается одной из самых бумагоемких. Цепочка «заказчик - генеральный подрядчик - субподрядчик» предполагает большое количество актов сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ (формы С-2а, С-2б), справок, накладных и других документов.

Порядок применения актов сдачи-приемки регламентирует Инструкция, утвержденная постановлением Минстройархитектуры от 20.07.2018 № 29. Однако даже самая четкая Инструкция не отменяет проблем: потеря актов, ошибки при заполнении, визирование технадзором, подписание заказчиком и тому подобное.

Решение - переход на электронный документооборот (ЭДО).

И здесь наша система ЕDIDOC предлагает инструменты, идеально адаптированные под законодательство.

EDIDOC - универсальная система автоматизации документооборота и бизнес-процессов, сертифицированная в Беларуси. Обмен всеми типами документов, простой удобный интерфейс. Система позволяет упрощать обмен накладными и актами с контрагентами, контролировать статусы документов, минимизировать бумажную работу.

Подробнее

Ключевые требования Инструкции № 29

1. Акты (С-2, С-2а, С-2б, С-2в) являются первичными учетными документами. Без них нельзя отразить стоимость работ в учете ни подрядчика, ни заказчика.

2. Акты подписывают уполномоченные лица с указанием должности, фамилии, инициалов. Акты, подписанные в одностороннем порядке, в бухгалтерском учете не отражаются.

3. Стоимостные показатели отражают в белорусских рублях (для резидентов) или в иностранной валюте (для нерезидентов) с пересчетом.

4. Акты оформляют отдельно по каждой части объекта (здание, инженерные сети, благоустройство и пр.).

5. Корректировочные акты составляют при изменении объемов по решению суда или контрольным обмерам.

6. Генподрядчик предъявляет заказчику единый акт (свои работы + субподрядчика), всегда от своего имени.

На практике соблюдение этих правил в бумажном виде означает:

• огромное количество распечатанных форм;

• затраты времени;

• риск подписать не тот экземпляр или что-то потерять.

Как EDIDOC упрощает документооборот «заказчик - подрядчик - субподрядчик»

Для накладных и актов приемки: готовые шаблоны ускоряют заполнение. Они полностью соответствуют стандартам (не отличаются от бумажных накладных), минимизируют риск ошибок благодаря автоматической проверке полей.

Для актов сдачи-приемки: в системе EDIDOC нет шаблонов для свободной формы документов. Просто загружайте свои документы любого формата (PDF, Word, Excel и пр.), подписывайте их ЭЦП (полная замена «живой» подписи) и отправляйте контрагенту.

Вот конкретные преимущества для строительной цепочки

1. Мгновенная доставка.

Инструкция № 29 требует фиксировать даты получения актов заказчиком и подписанных актов - генподрядчиком или субподрядчиком (п.3).

В ЕDIDOC:

акт отправляется за секунды;

система фиксирует время получения.

2. Подписание электронной цифровой подписью - законная альтернатива «живой» подписи.

Пункт 3 Инструкции № 29 требует личных подписей уполномоченных лиц. ЭЦП в ЕDIDOC полностью соответствует законодательству РБ. Подписывать акты можно прямо в веб-версии ЕDIDOC.

При этом подпись каждого участника (инженер технадзора, прораб, директор) имеет юридическую силу.

3. Контроль статусов.

Вы всегда видите, на какой стадии находится документ. Отслеживайте согласование в реальном времени. Автоматические уведомления минимизируют задержки. Это значит больше никаких споров типа: «А мы не получали ваш акт».

4. Гарантия безопасности документа.

Надежная система защиты информации сервиса подтверждена сертификатом соответствия и включает комплекс организационных и технических мер, направленных на обеспечение конфиденциальности, целостности и доступности информации.

Инструкция № 29 задает четкие правила игры для документооборота в строительстве, но не обязывает использовать бумагу. Напротив, п.12 Инструкции № 29 прямо разрешает применять первичные учетные документы, оформленные при выполнении строительных работ за пределами Беларуси, а внутри страны ничто не мешает перейти на электронный формат - главное, чтобы форма акта соответствовала установленной структуре.

Хотите упростить свой строительный документооборот?

Переход на ЭДО с ЕDIDOC - это не дань моде, а стратегическое решение, которое ускоряет сдачу-приемку работ, снижает затраты на бумагу и делает отношения между сторонами прозрачными и юридически безупречными.

Подключайтесь к ЕDIDOC - и пусть документы подписываются за минуты, а не за недели.

Подключить