Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Какие локальные правовые акты должны быть в организации: в помощь кадровику

Правила внутреннего трудового распорядка

При наличии в организации профсоюза правила внутреннего трудового распорядка в соответствии со ст.195 Трудового кодекса Республики Беларусь в редакции от 18.07.2019, вступает в силу с 28 января 2020 г. (далее - ТК), устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов на основании Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утверждаемых Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

Типовые правила внутреннего трудового распорядка утверждены постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 (в редакции от 21.11.2019 № 60).

Часто правила внутреннего трудового распорядка являются самостоятельным отдельным документом, но они могут быть и приложением к коллективному договору в том случае, если в организации принят коллективный договор.

Справочно Подробно см. материал «Правила внутреннего трудового распорядка».

Коллективный договор

Коллективный договор - локальный правовой акт, регулирующий трудовые и социально-экономические отношения между нанимателем и работающими у него работниками.

Коллективные договоры могут заключаться в организациях любых организационно-правовых форм, их обособленных подразделениях (по вопросам, относящимся к компетенции этих подразделений) (ст.361 ТК).

Условия коллективного договора, соглашения, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством, являются недействительными (часть первая ст.362 ТК).

Трудовой договор (контракт)

Трудовой договор представляет собой соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенным одной или нескольким должностям служащих (профессиям рабочих) соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными правовыми актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (абзац 17 части первой ст.1 ТК).

Трудовой договор должен содержать в качестве обязательных сведения и условия, установленные частью второй ст.19 ТК.

Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155 (в редакции от 21.11.2019 № 60) (далее - Примерная форма трудового договора).

Особенности регулирования труда работников, с которыми заключаются контракты, определены главой 18¹ ТК.

Примерная форма контракта нанимателя с работником утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180 (в редакции от 20.12.2019 № 882) (далее - Примерная форма контракта).

Справочно Рекомендуем ознакомиться: «Глава 2 "Заключение трудового договора" Трудового кодекса Республики Беларусь. Сравнение изменений с 28 января 2020 года. Комментарий к Закону Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З».

Должностные (рабочие) инструкции

Трудовой договор в обязательном порядке должен содержать сведения о трудовой функции работника. При этом наименование должности служащего (профессии рабочего) должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь, нормативным правовым актам, регламентирующим деятельность работников по отдельным должностям служащих (п.3 части второй ст.19 ТК).

Справочно Под трудовой функцией понимается работа по одной или нескольким должностям служащих (профессиям рабочих) с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, должностной (рабочей) инструкцией, технологическими картами и другими документами (абзац 16 части первой ст.1 ТК).

Трудовое законодательство допускает перечисление должностных обязанностей в трудовом договоре (контракте) или прилагаемой к нему должностной инструкции (подп.8.1 п.8 Примерной формы трудового договора, подп.2.1 п.2 Примерной формы контракта).

Поэтому должностная (рабочая) инструкция может являться как приложением к трудовому договору (контракту), так и самостоятельным документом.

Приказ об утверждении и вводе должностной инструкции (пример)

Общество с ограниченной
ответственностью «Юпитер»
(ООО «Юпитер»)

ПРИКАЗ

28.01.2020 № 11

г. Минск

Об утверждении и вводе
должностных инструкций

В целях распределения должностных обязанностей между сотрудниками отдела кадров

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 02.03.2020 должностные инструкции начальнику отдела кадров и инспектору по кадрам.

2. Сидорову Петру Ивановичу, главному юрисконсульту, ознакомить с должностными инструкциями Виноградову Наталью Викторовну - начальника отдела кадров, Михайлову Ольгу Владимировну - инспектора по кадрам и Сафонову Марию Владимировну - инспектора по кадрам.

Если трудовая функция работника меняется, наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 месяц (часть третья ст.32 ТК).

Изменением существенных условий труда признается изменение системы оплаты труда, режима рабочего времени, включая установление или отмену неполного рабочего времени, изменение гарантий, уменьшение размеров оплаты труда, предложение о заключении контракта с работником, работающим по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок, а также других условий, устанавливаемых в соответствии с ТК. Изменение последовательности чередования работников по сменам (ст.123 ТК) не является изменением существенных условий труда (часть вторая ст.32 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться ТК с учетом изменений, внесенных Законом  от 29.06.2023 № 273-З. Комментарии см. здесь.

Если работник согласился на продолжение трудовых отношений в новых условиях, необходимо внести изменения в должностную инструкцию.

При отказе работника от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по п.5 части второй ст.35 ТК (отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда) (часть четвертая ст.32 ТК).

Дополнительное соглашение при внесении изменений в должностную инструкцию, являющуюся приложением к трудовому договору (пример)

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору № 47 от 02.03.2020

Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер», именуемое в дальнейшем Наниматель, в лице директора Иванова Андрея Николаевича, действующего на основании Устава, с одной стороны и Михайлова Ольга Владимировна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем.

1. Внести в должностную инструкцию инспектору по кадрам, являющуюся приложением к трудовому договору от 01.04.2018 № 47, следующие дополнения:

1.1. Главу 2 «Должностные обязанности» дополнить подп.7.15-7.17 п.7 следующего содержания:

«7.15. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

7.16. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка.

7.17. Составляет установленную отчетность».

1.2. Главу 3 «Права» дополнить подп.9.12-9.15 п.9 следующего содержания:

«9.12. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей.

9.13. Вносить руководству предложения по совершенствованию работы Общества.

9.14. Знакомиться с проектами решений руководства Общества, касающихся его деятельности.

9.15. Запрашивать у руководителей структурных подразделений и других работников Общества информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей».

2. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для работника и нанимателя, и вступает в силу с 02.03.2020. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию инспектору по кадрам (пример)

Общество с ограниченной
ответственностью «Юпитер»
(ООО «Юпитер»)

ПРИКАЗ

02.03.2020 № 37

г. Минск

О внесении дополнений
в должностную инструкцию
инспектору по кадрам

В связи с совершенствованием организационной структуры и сокращением штатной численности общества

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в должностную инструкцию инспектору по кадрам следующие дополнения:

1. Главу 2 «Должностные обязанности» дополнить подп.7.15-7.17 п.7 следующего содержания:

«7.15. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

7.16. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка.

7.17. Составляет установленную отчетность».

2. Главу 3 «Права» дополнить подп.9.12-9.15 п.9 следующего содержания:

«9.12. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей.

9.13. Вносить руководству предложения по совершенствованию работы Общества.

9.14. Знакомиться с проектами решений руководства Общества, касающихся его деятельности.

9.15. Запрашивать у руководителей структурных подразделений и других работников Общества информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей».

В целях разработки рабочих инструкций, определяющих конкретное содержание, объем и порядок выполнения работ на рабочем месте, тарификации труда, определения наименования профессии рабочего, присвоения рабочим разряда, организации непрерывного профессионального обучения по профессиям рабочих, и в других случаях, установленных законодательством Республики Беларусь, применяется Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, который обязателен для применения в организациях независимо от их организационно-правовых форм, в которых трудовые отношения основаны на трудовом договоре (контракте) (часть вторая п.1 Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 34).

Справочно Подробно см.: «Всё по одной теме. Должностные и рабочие инструкции».

Положение об оплате труда

В ТК положение об оплате труда прямо не предусмотрено в качестве обязательного ЛПА.

Формы, системы и размеры оплаты труда работников, в том числе стимулирующие (надбавки, премии, бонусы и иные выплаты) и компенсирующие (доплаты в соответствии со ст.62, 67, 69 и 70 ТК и иные выплаты) выплаты, устанавливаются нанимателем на основании коллективного договора, соглашения, иных локальных правовых актов и трудового договора (часть первая ст.63 ТК).

С учетом этого каждый наниматель самостоятельно определяет все условия, связанные с выплатой всех составляющих заработной платы, в том числе и случаи, когда та или иная выплата не начисляется, снижается ее размер, осуществляется отсрочка и т. п.

В некоторых организациях также применяются положения о премировании (о поощрении, материальном стимулировании, вознаграждении по итогам работы и т. п.).

Таким образом, если формы, системы и размеры оплаты труда работников содержатся в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, то положение об оплате труда не будет обязательным ЛПА организации.

В том случае, если наниматель устанавливает работнику в трудовом договоре только оклад, а дополнительно выплачивает различные премии и компенсационные выплаты, то при отсутствии условий оплаты труда в коллективном договоре или другом соглашении положение об оплате труда переходит в категорию обязательного ЛПА организации.

Справочно Рекомендуем ознакомиться с материалом «Изменения в оплате труда работников бюджетных организаций с 1 января 2020 года».

Положение об аттестации

Положение об аттестации является необязательным ЛПА организации. Однако указанный документ переходит в категорию обязательных ЛПА организации в том случае, если наниматель увольняет работника по основанию, предусмотренному п.4 ст.42 ТК (несоответствие работника занимаемой должности служащего (профессии рабочего) или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, препятствующей продолжению данной работы).

Так, аттестация работников проводится в целях:

• объективной оценки уровня их профессиональной подготовки, деловых и личностных качеств, результатов практической деятельности;

• улучшения подбора, расстановки и подготовки кадров, повышения их квалификации, качества и эффективности труда;

• обеспечения более тесной связи материальных и моральных стимулов с результатами труда (п.2 Типового положения об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2010 № 784).

Периодичность проведения аттестации работников устанавливается руководителем организации не реже одного раза в 3 года, если иное не установлено законодательством.

Справочно Алгоритм проведения аттестации работника на соответствие занимаемой должности см. здесь.

Графики работ (сменности)

Продолжительность ежедневной работы (смены) определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности) с соблюдением нормы продолжительности рабочей недели, установленной нанимателем в соответствии со ст.112-114 ТК (часть первая ст.115 ТК).

Справочно Режим рабочего времени работников разрабатывается исходя из режима работы, применяемого у нанимателя, и определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности) (часть третья ст.123 ТК). График работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом (часть четвертая ст.123 ТК). В случае производственной необходимости (часть вторая ст.33 ТК) наниматель имеет право изменить последовательность чередования работников по сменам, предупредив об этом работника не позднее чем за день до начала смены (часть шестая ст.123 ТК).

Режим рабочего времени при сменной работе определяется графиком сменности.

Обязанностью нанимателя является организация учета фактически отработанного рабочего времени с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка или графику работ (сменности).

В том случае, если продолжительность ежедневной работы (смены) и (или) режим рабочего времени определяются графиком работ (сменности), то этот документ является обязательным локальным правовым актом организации.

Справочно График сменности см. здесь.

График трудовых отпусков

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором. При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников, а также планирует очередность трудовых отпусков в соответствии с частью четвертой ст.168 ТК (часть первая ст.168 ТК).

Так как в п.3 части первой ст.7 ТК законодатель относит соглашения к ЛПА, заключенным и принятым в соответствии с законодательством, то график трудовых отпусков следует также отнести к ЛПА организации.

При отсутствии в организации другого ЛПА, устанавливающего очередность предоставления трудовых отпусков, график трудовых отпусков является обязательным ЛПА организации.

Нельзя забывать, что график трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников (часть вторая ст.168 ТК).

Штатное расписание

Справочно Штатное расписание - утверждаемый собственником имущества предприятия, руководителем или вышестоящим органом перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей (вакансий) и «вилок» должностных окладов. В штатном расписании отражается также структура соответствующей организации (указанные выше сведения группируются по наименованиям структурных подразделений, с выделением аппарата управления предприятием в целом) («Юридический энциклопедический словарь» В.Г.Гавриленко).

В том случае, если в организации отсутствует положение об оплате труда, штатное расписание становится обязательным локальным правовым актом организации.

Положение о коммерческой тайне

Положение о коммерческой тайне прямо не предусмотрено ТК, но некоторые статьи законодательства затрагивают отношения, касающиеся коммерческой тайны.

Справочно Под коммерческой тайной понимаются сведения любого характера (технического, производственного, организационного, коммерческого, финансового и иного), в том числе секреты производства (ноу-хау), соответствующие требованиям Закона Республики Беларусь от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне» (далее - Закон № 16-З), в отношении которых установлен режим коммерческой тайны (абзац 4 ст.1 Закона № 16-З).

Помимо оснований, предусмотренных ТК, трудовой договор с некоторыми категориями работников может быть прекращен в случаях неподписания работником, которому для исполнения своих трудовых обязанностей необходим доступ к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении коммерческой тайны либо разглашения коммерческой тайны работником, имеющим к ней доступ (п.6 ст.47 ТК).

Работники обязаны хранить государственную и служебную тайну, не разглашать коммерческую тайну нанимателя, коммерческую тайну третьих лиц, к которой наниматель получил доступ (п.10 части первой ст.53 ТК).

При организации труда работников наниматель обязан создавать работнику необходимые условия для соблюдения установленного режима коммерческой тайны (п.16¹ части первой ст.55 ТК).

Подробное регулирование защиты коммерческой тайны содержится в Законе № 16-З.

Наниматель, являющийся владельцем коммерческой тайны и (или) получивший доступ к коммерческой тайне третьих лиц, в связи с установлением режима коммерческой тайны вправе определить работников, с которыми необходимо заключить обязательство о неразглашении коммерческой тайны (часть первая ст.17 Закона № 16-З).

В ст.140 Гражданского кодекса Республики Беларусь содержится понятие нераскрытой информации, в отношении которой может быть установлен режим коммерческой тайны.

Обратите внимание! Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях установлена административная ответственность за: • разглашение коммерческой или иной охраняемой законом тайны либо персональных данных (ст.22.13); • разглашение служебной тайны по неосторожности (ст.22.15).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. действует КоАП от 06.01.2021 № 91-З. Следует руководствоваться ст.23.6 и 23.8 нового Кодекса.   Уголовная ответственность за разглашение коммерческой тайны установлена ст.255 Уголовного кодекса Республики Беларусь.

Установление режима коммерческой тайны может быть закреплено в положении о коммерческой тайне организации, которое будет являться обязательным локальным правовым актом организации.

Антикоррупционное обязательство

Обязательство государственного должностного лица, лица, претендующего на занятие должности государственного должностного лица, оформляется в письменной форме кадровой службой соответствующего государственного органа, иной организации (часть вторая ст.16 Закона Республики Беларусь от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией», далее - Закон № 305-З).

В организации необходимо разработать и утвердить:

1) перечень должностей государственных должностных лиц (которые в письменной форме подписывают обязательство государственного должностного лица по соблюдению ограничений, установленных ст.17-20 Закона № 305-З) или перечень должностей лиц, приравненных к государственным должностным лицам;

2) обязательства по соблюдению ограничений ст.17-20 Закона № 305-З в зависимости от категории государственного должностного лица, а также памятки об основных требованиях антикоррупционного законодательства для государственных должностных лиц и для приравненных к ним лиц.

Справочно Подробно см. материалы: 1. Организация кадровой работы, направленная на противодействие коррупции. 2. Противодействие коррупции: подготовка и утверждение перечней должностей государственных должностных и приравненных к ним лиц. 3. Противодействие коррупции: оформление письменного обязательства по соблюдению ограничений, установленных статьями 17-20 Закона «О борьбе с коррупцией».

Приказы, распоряжения, указания, постановления, решения, протоколы

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (часть первая п.93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности (часть первая п.94 Инструкции по делопроизводству).

Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов (часть первая п.95 Инструкции по делопроизводству).

В зависимости от назначения приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида:

• по основной деятельности;

• по личному составу;

• по административно-хозяйственным вопросам.

Постановления и решения, издаваемые в организациях, подразделяются на два вида:

• по основной деятельности;

• по личному составу.

Протокол представляет собой документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.

Неиздание приказа (распоряжения, постановления, решения, протокола) в случаях, предусмотренных ТК, является нарушением трудового законодательства. По этой причине в таких случаях приказ (распоряжение, постановление, решение, протокол) является обязательным локальным правовым актом организации.

Случаи издания нанимателем приказа (распоряжения, постановления, решения, протокола)

Сроки хранения

Сроки хранения большинства ЛПА определены в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, который обязателен для применения государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

24.01.2020

Александр Шевцов, юрист