Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Алгоритм делопроизводства в структурном подразделении

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

23.07.2021

Делопроизводство структурного подразделения является частью делопроизводства организации и тесно с ним взаимосвязано. С учетом объема документооборота обособленного структурного подразделения допускается ведение самостоятельного делопроизводства в нем. Рассказываем, как организовать делопроизводство в структурном подразделении.

Алгоритм организации делопроизводства в структурном подразделении

Шаг 1. Назначьте лицо, ответственное за документационное обеспечение управления в структурном подразделении

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений (ч.2 п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Приказом руководителя назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др. Таким образом, руководитель несет ответственность в целом за документационное обеспечение управления структурного подразделения, а специально назначенный работник непосредственно работает с документами.

При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

Шаг 2. Установите ЛПА о порядке документирования и организации работы с документами в структурном подразделении

Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных ЛПА организации (п.15 Инструкции под делопроизводству).

В ЛПА может быть закреплен порядок использования электронной почты структурного подразделения.

Если документ издается (составляется) от имени структурного подразделения, то на документе указывается реквизит «Наименование структурного подразделения» (п.42 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме • В организации несколько филиалов по городам, в каждом филиале есть специалист по кадрам, который составляет приказы по личному составу и ведет журналы их регистрации. Все приказы филиалов передаются на подпись генеральному директору в головную организацию, затем приказы возвращаются в филиалы. Какой город необходимо указывать на приказах: город головной организации или город филиала?

Шаг 3. Составьте номенклатуру дел структурного подразделения, получите выписку из номенклатуры дел

Для учета и систематизации документов структурного подразделения, образующихся в процессе его деятельности, необходимо составить номенклатуру дел и передать в службу документационного обеспечения управления (п.153 Инструкции по делопроизводству).

Форма закреплена в приложении 11 к Инструкции по делопроизводству. Она согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения. После утверждения руководителем сводной номенклатуры дел структурное подразделение получает выписку из номенклатуры дел, в соответствии с которой заводит и формирует документы в дела.

В заголовках дел, включаемых в номенклатуру дел, дополнительно указывается наименование структурного подразделения (указание автора документов), например: «План работы отдела кадров на 2021 год».

Шаг 4. Оформите и сформируйте дела

В соответствии с выпиской из номенклатуры дел в структурном подразделении должны быть заведены дела, что предусматривает оформление обложки дела.

Обложка дела оформляется согласно п.182 Инструкции по делопроизводству.

Документы группируют в дела работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. Можно закрепить за работником ведение определенного дела и отразить это в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел, указав его инициалы и фамилию.

С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Для быстрого поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел (п.214 Инструкции по делопроизводству).

Шаг 5. Организуйте документооборот структурного подразделения

Обратите внимание! Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается (ч.2 п.13 Инструкции по делопроизводству).

Работники структурных подразделений имеют право составлять письма по вопросам, входящим в их компетенцию. Письма могут подписывать как руководитель организации, так и руководитель ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленных в ЛПА организации.

Также допускается децентрализованная регистрация документов при территориальной разобщенности структурных подразделений организации (подп.139.5 п.139 Инструкции по делопроизводству). Однако соответствующий порядок должен быть закреплен в ЛПА, а виды таких документов включены в перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления.

Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа входящего документа, в котором указывается дата поступления (подп.140.6 п.140 Инструкции по делопроизводству). Соответственно, регистрационный индекс будет проставляться в структурном подразделении организации.

Шаг 6. Издайте приказ о создании экспертной комиссии структурного подразделения. Разработайте положение об экспертной комиссии структурного подразделения

При большом объеме документов в структурном подразделении, в нем может создаваться экспертная комиссия, которая проводит экспертизу ценности его документов.

Положение об экспертной комиссии структурного подразделения может утверждать как руководитель организации, так и руководитель этого структурного подразделения.

Положение об экспертной комиссии структурного подразделения согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации.

Дополнительно по теме • Положение об экспертной комиссии структурного подразделения (пример).

Шаг 7. Передайте дела в архив организации

Дела, подлежащие архивному хранению, необходимо передать в архив организации. Дела передаются по описи дел структурного подразделения. В структурных подразделениях описи дел составляются под методическим руководством архива организации по форме согласно приложению 16 к Инструкции по делопроизводству.

Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п.194 Инструкции по делопроизводству). Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - «в».

Пример 05/2019лс, 12/2019в.

Опись дел структурного подразделения подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, согласовывает руководитель службы ДОУ организации, экспертной комиссией структурного подразделения (при наличии) и утверждает руководитель структурного подразделения.

Описи составляются в двух экземплярах, а при наличии экспертной комиссии структурного подразделения - в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания экспертной комиссии.

Обратите внимание! Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений (п.101 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.12 Правил № 143 изложена в новой редакции постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Дополнительно по теме • В негосударственной организации выделено помещение под новый архив, который объединит документы филиалов (по личному составу и с постоянным сроком хранения). Как правильно принять документы? Необходимо ли им присваивать номера фондов? • Ликвидированный филиал передал в организацию на хранение свои документы. Многие из указанных документов имеют временные сроки хранения, но с условием «после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства». Может ли организация уничтожить документы ликвидированного филиала без соблюдения данного условия, так как налоговая проверка ликвидированного филиала и самой организации не проводилась на протяжении многих лет, а количество накопившихся документов огромно и нет возможности их дальнейшего хранения?

Шаг 8. Уничтожение документов

Отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п.207 Инструкции по делопроизводству).

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. В результате экспертизы ценности документов составляется акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, согласно приложению 14 к Правилам № 143.

Дополнительно по теме • Контроль за наличием и состоянием дел в организации.