Материал помещен в архив

Проверка состояния личных дел: 5 ответов на вопросы с Платформы

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

02.11.2022

Вопрос 1: Может ли инспектор по кадрам, который ведет личные дела работников, расписаться в дополнении к личному листку по учету кадров в графе «личное дело проверено» при проверке личных дел раз в 5 лет?

Ответ: Да, может.

Руководитель организации приказом не реже одного раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров (ч.1 п.22 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2).

В дополнении к личному листку по учету кадров (приложение 3 к Инструкции № 2) предусмотрена отметка:

Личное дело проверено

_____________

(дата)

_____________

(подпись)

Данные сведения предполагают, что отметку о проверке личного дела делает должностное лицо из состава комиссии по проверке наличия и состояния личных дел, которое непосредственно проверяло данное дело.

Таким образом, если это был инспектор по кадрам, то он может сделать соответствующую запись.

Вопрос 2: В личном деле сотрудника, которое ведется с 1978 года, находятся трудовые договора (недействующие), докладные записки, копии приказов о предоставлении социального отпуска.

Вправе ли организация убрать эти документы из личного дела и сделать новую опись?

Ответ: Можно изъять лишние документы, включенные в личное дело.

Однако при проведении данной работы необходимо учитывать, что переформирование личного дела влечет за собой внесение изменения в опись дел по личному составу или ее пересоставление.

Основанием для проведения данной работы может быть акт проверки наличия и состояния личных дел (п.22 Инструкции № 2) или переработка сводной описи дел по личному составу (ч.2 п.234 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Вместе с тем с учетом временного хранения личных дел (с 27.10.2022 - 55 лет согласно п.673 Перечня № 140) их переформирование после включения в сводную опись дел по личному составу можно не осуществлять.

Вопрос 3: Если в личных делах подшиты копии паспортов, военных билетов и других документов, надо ли их доставать и переписывать опись личного дела? Дела сформированы давно.

Ответ: При подготовке к передаче личных дел в архив организации их необходимо изъять из личных дел. Из личных дел, находящихся на хранении в архиве организации, - по решению организации.

Если личные дела:

• сформированы давно, но еще не переданы в архив организации, то при их подготовке к передаче необходимо все включенные в них документы, которые не предусмотрены порядком ведения личных дел, изъять и составить новую внутреннюю опись или отразить изъятие во внутренней описи в графе «Примечание»;

• включены в сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) по личному составу, то решение о переформировании личных дел и сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) по личному составу должно быть принято на заседании ЦЭК (ЭК) или на основании акта проверки наличия и состояния личных дел (ч.2 п.22 Инструкции № 2).

Вопрос 4: Какая форма листа пришивается в личное дело после его проверки?

Ответ: Не предусмотрено вложение листа в личное дело после проведения проверки наличия и состояния личных дел.

Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров (ч.1 п.22 Инструкции № 2).

В дополнении к личному листку по учету кадров (приложение 3 к Инструкции № 2) предусмотрена отметка:

Личное дело проверено

_____________

(дата)

_____________

(подпись)

Вопрос 5: Получена рекомендация о приведении в соответствие с законодательством личных дел работников. Должна быть создана комиссия по проверке личных дел, написан приказ.

Как составить такой приказ? Какую необходимо внести запись на обороте дополнения к личному листку по учету кадров?

Ответ: Необходимо издать приказ о проведении проверки наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

В данном случае необходимо:

1) издать приказ о проведении проверки наличия и состояния личных дел, в котором назначить комиссию для ее проведения.

Форма документа • Приказ о проведении проверки наличия и состояния личных дел (пример);

2) провести проверку наличия и состояния личных дел в сроки, установленные в приказе;

3) зафиксировать факт проведения проверки в дополнении к личному листку по учету кадров (приложение 3 к Инструкции № 2).

Пример Личное дело проверено 25.10.2022 Подпись;

4) при выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел составить акт проверки наличия и состояния личных дел.

Форма документа • Акт проверки наличия и состояния личных дел (пример);

5) исправить недостатки, зафиксированные в акте проверки наличия и состояния личных дел.

Дополнительно по теме • На предприятии провели проверку состояния личных дел руководителей и специалистов. Составлен акт проверки. Где председатель комиссии должен поставить подпись, что личное дело проверено: на обратной стороне дополнения к личному листку по учету кадров? Нужно ли нумеровать личное дело? Если да, то как правильно? • В 2020 году при проверке выявлено личное дело работника, не зарегистрированное в журнале учета личных дел, заведенное в 2010 году. Как в такой ситуации зарегистрировать в журнале обнаруженное личное дело? • Формирование и оформление личных дел: ответы на актуальные вопросы сообщества «Бизнес-Инфо».