Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
Формирование и оформление личных дел: ответы на актуальные вопросы сообщества «Бизнес-Инфо»
13.02.2023
На платформе «Бизнес-Инфо» одна из самых распространенных тем топиков по кадровому делопроизводству - формирование и оформление личных дел. Собрали самые интересные вопросы в разделах:
| Вопрос | Ответ |
| Можно ли за день до приема на работу завести личное дело работника? | Можно собрать документы в отдельную папку, однако личное дело формируется только после заключения трудового договора (контракта) с работником и издания приказа о приеме его на работу. Дата приказа (иного распорядительного документа) о приеме работника не обязательно будет совпадать с датой начала трудовых отношений (может предшествовать дате начала трудовых отношений). Таким образом, реальная дата оформления личного дела будет совпадать с датой постановки дела на учет согласно журналу (книге) учета личных дел (приложение 5 к Инструкции № 2). От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29 |
| Работник устроился на работу с 10-го числа, приказ издан 9-го. Такие документы, как заявление, контракт составлены и подписаны 9-го числа, личный листок по учету кадров заполнен 10-го числа. Зависит ли от даты документа последовательность включения документов в личное дело работника при его формировании? | Не зависит. При формировании личного дела в него включаются документы в последовательности, определенной п.6 Инструкции № 2, независимо от даты документа. После оформления личного дела составляется внутренняя опись, которая содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Особенность составления внутренней описи документов личного дела в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется в процессе его ведения. Далее в уже сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности (ч.3 п.8 Инструкции № 2) |
| Нужно ли заверять копии документов об образовании при включении их в личное дело работника? | Предпочтительно заверять. Порядок заверения закреплен в ч.5 п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4: отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Проставление печати при этом не требуется. Таким образом, документы об образовании, включаемые в личное дело, предпочтительно заверять. Вместе с тем особый порядок заверения документов об образовании не предусмотрен в Инструкции № 121. От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь |
| Работник принят по внутреннему совместительству. Нужно ли заводить отдельное личное дело по должности совместителя или можно сведения о работе по внутреннему совместительству отражать в уже сформированном личном деле? | Второе личное дело заводить не нужно. Нормативными правовыми актами не предусмотрено ведение двух и более личных дел на одного работника одним и тем же нанимателем |
| Нужно ли включать в состав личного дела письмо-ходатайство об увольнении работника в порядке перевода? | Да, нужно. В процессе ведения личного дела в него включается комплекс документов, в том числе заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника (ч.1 п.8 Инструкции № 2). Соответственно, письменное приглашение, а также заявление работника будут основанием издания приказа (иного распорядительного документа) об увольнении работника в порядке перевода к другому нанимателю. Таким образом, в личное дело работника включается письмо об увольнении в порядке перевода к другому нанимателю |
| Сотрудника наградили медалью за трудовые заслуги. Нужно (можно) ли вносить копию указа Президента в личное дело? | Целесообразно включить. Включение в личное дело документов, характеризующих деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника, предусмотрено п.8 Инструкции № 2. Таким образом, для отражения в личном деле наиболее полных сведений о работнике целесообразно включить в него копию указа Президента о награждении медалью |
| Включается ли в личное дело направление на работу (для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление службой занятости по брони и др.)? Нумеруется ли в личном деле свидетельство о направлении на работу при передаче в архив? |
Включается. При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включается еще ряд документов, в том числе направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил, и др.) (абз.11 п.7 Инструкции № 2). Листы личного дела нумеруются в процессе его ведения. Особенностью личного дела является то, что листы включенных в него документов (в том числе вышеуказанных) нумеруются в процессе ведения личного дела, а не при подготовке к передаче в архив организации. Листы в личном деле нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом (ч.1 п.185 Инструкции № 4) |
| В организации велись личные дела на некоторых рабочих. В журнале учета личных дел данные дела зарегистрированы. Как можно завершить такие личные дела? | Личные дела работников рабочих профессий завершаются включением в них копий приказов об увольнении, передачей этих дел в архив организации |
| Как пронумеровать листы в личном деле работника, если имеются документы на двух и более страницах? Как проставить нумерацию листов личного дела? | В личном деле нумеруются листы, а не страницы. Листы в личном деле нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа (чч.1, 2 п.185 Инструкции № 4). Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела (п.10 Инструкции № 2) |
| Один из сыновей написал заявление в организацию с просьбой предоставить копию личного дела матери, работавшей в учреждении с 1991 по 2018 год, для генеалогического исследования, приложил копию паспорта и копию свидетельства о рождении. Имеет ли право организация предоставить ему такую информацию? | Имеет с разрешения руководителя организации. Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя организации (ч.1 п.22 Инструкции № 2). Порядок пользования архивными документами устанавливает руководитель организации. Порядок пользования документами, хранящимися в архивах госорганов, иных организаций, устанавливают их руководители в соответствии с законодательством (п.41 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143) |
 |
Дополнительно по теме • Нужно ли заводить отдельный журнал учета личных дел государственных гражданских служащих (в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121)? • Личные дела работников: 10 ошибок кадровика. • Что делать с личными делами уволенных работников, если срок их хранения (55 лет согласно Перечню № 140) истекает в 2023 году? |
Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»