Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Алгоритм действий нанимателя при введении электронного контрольно-пропускного режима

Если вы решили ввести в своей организации электронный контрольно-пропускной режим, этот материал для вас. В алгоритме - три шага нанимателя по реализации такого режима.

Электронный контрольно-пропускной режим - это электронная система контроля и учета рабочего времени. В ее состав входят турникеты на входе/выходе, а также магнитная карточка, которая выдается каждому работнику.

Введение такого режима и учет рабочего времени необходимы для:

• безопасности работников и охраны имущества организации;

• автоматизации учета фактически отработанного работником времени, что является обязанностью нанимателя по п.3 ч.1 ст.55 ТК.

Обратите внимание! Наличие электронного контрольно-пропускного режима не освобождает нанимателя от ведения учета явок на работу и ухода с нее в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в том числе в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные (ч.1 ст.147 ТК) и выходные дни, и других необходимых сведений согласно ч.3 ст.133 ТК.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 6 июля 2022 г. в ч.1 ст.147 ТК Законом от 30.06.2022 № 183-З внесены изменения, не повлиявшие на суть материала.

Алгоритм действий нанимателя

Шаг 1. Закрепите в ПВТР Положение о введении электронного контрольно-пропускного режима

Введение электронного контрольно-пропускного режима не относится к обоснованным производственным, организационным или экономическим причинам, о которых наниматель должен заранее предупредить работников. Однако если вместе с его введением в организации меняется режим рабочего времени, что является изменением существенных условий труда, то наниматель обязан предупредить об этом работников письменно не позднее чем за 1 месяц (ч.3 ст.32 ТК).

Фрагмент формулировки об электронном контрольно-пропускном режиме в Правилах внутреннего трудового распорядка (пример)

При отсутствии в ПВТР положений электронного контрольно-пропускного режима необходимо сделать ссылку на соответствующий ЛПА, регулирующий этот пропускной режим.

Шаг 2. Разработайте и утвердите Положение об электронном контрольно-пропускном режиме

Для разработки указанного положения приказом нанимателя при необходимости создается соответствующая комиссия.

В Положении целесообразно указать:

• используемую электронную контрольно-пропускную систему;

• порядок получения и сдачи работниками магнитных карточек, правила их хранения, ответственность за их утерю и порчу;

• порядок учета и контроля рабочего времени работников с учетом ЭСКУД;

• порядок входа/выхода из организации, вноса/выноса материальных ценностей;

• действия работника в случае временного отсутствия у него магнитной карточки, ее размагничивания (повреждения);

• правила прохода посетителей организации;

• лиц, ответственных за:

- предоставление сведений из указанной системы в бумажном и электронном виде;

- наблюдение за турникетами (охранник, сторож и т. п.).

Документ может утверждаться двумя способами.

1. Проставление должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи.

Справочно При утверждении Положения посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, комитет и т. п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения (ч.4 п.52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

2. Издание распорядительного документа (составления протокола).

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (ч.3 п.52 Инструкции № 4).

Приказ о введении электронного контрольно-пропускного режима (пример). Положение об электронном контрольно-пропускном режиме (пример).

Шаг 3. Ознакомьте с Положением об электронном контрольно-пропускном режиме работников под подпись

При организации труда работников наниматель обязан создавать условия для ознакомления работника с ЛПА, затрагивающими его права и обязанности (п.10 ч.1 ст.55 ТК).

Ознакомление работников с Положением возможно путем проставления подписи в:

• конце текста этого Положения;

• листе ознакомления, прилагаемом к Положению;

• журнале ознакомления работников с ЛПА нанимателя.

Ознакомить работающих сотрудников с Положением необходимо сразу после подписания приказа и Положения, а новых работников - непосредственно при приеме на работу согласно п.3 ч.1 ст.54 ТК.

02.06.2021

Александр Шевцов, юрист