Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ ПО ПОЛУЧЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ПЕЧАТИ

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства», далее - Декрет № 7).

Шаг 1. Представление документов в штемпельно-граверную мастерскую для заказа изготовления печати

Законодательством не установлен перечень документов, которые представляются в мастерские для изготовления печати коммерческой организации.

Основанием для обращения за изготовлением печатей (штампов) в организации является наличие:

• у юридического лица - устава (учредительного договора - для коммерческой организации, действующей только на основании учредительного договора) со штампом, свидетельствующим о проведении государственной регистрации;

• у индивидуального предпринимателя - свидетельства о государственной регистрации (часть седьмая п.23 Положения о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1, далее - Декрет № 1).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. часть седьмая п.23 Декрета № 1 исключена Декретом № 7.

Печати и штампы изготовляются по заявительному принципу. Соответственно, по общему правилу дополнительно представляются:

• заявление, подписанное руководителем коммерческой организации, с указанием оснований обращения за изготовлением печати.

Справочно Пример заявления на изготовление простой печати круглой формы см. здесь;

• эскиз печати в одном экземпляре, подписанный руководителем коммерческой организации;

• документ об оплате.

У юридического лица должно быть:

• при размещении на главной печати Государственного герба Республики Беларусь - право на это, предоставленное законодательными актами (п.2 Инструкции о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 12.06.2009 № 189, далее - Инструкция № 189);

• при размещении товарного знака (знака обслуживания) - свидетельство (п.195 Положения о порядке регистрации товарного знака и знака обслуживания, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.12.2009 № 1719), подтверждающее данное право.

Законодательством не установлены ограничения в части цвета, размера печати коммерческой организации.

Описание текста печатей должно строго соответствовать официальному наименованию юридического лица, определенному в его учредительных документах.

Обратите внимание! Не допускаются в тексте печатей такие сокращения организационно-правовых форм коммерческой организации, как ООО, ОДО, ЗАО, УП, ИП, СП и т. д. Официальные названия коммерческих организаций в тексте печатей выполняются на белорусском и (или) русском языках и не могут включать слова и символы иных алфавитов. Разрешается изготовление печатей на белорусском и русском языках.

Если организация вновь создана, то за изготовлением и получением печати может обратиться только лично руководитель коммерческой организации с предъявлением документа, подтверждающего его полномочия (например, трудовой договор (контракт)). Это связано с тем, что только руководитель коммерческой организации действует без доверенности (п.5 ст.186 Гражданского кодекса Республики Беларусь, далее - ГК). Соответственно, только уже в процессе деятельности организации за печатями могут обращаться другие работники организации на основании выданной доверенности, скрепленной печатью.

Справочно Подробнее см. материалы: • «Изготовление печатей»; • «Как следует документально оформить замену печатей и штампов в организации?».

Шаг 2. Определение порядка учета и использования печатей

Порядок использования и ответственность за сохранность печатей организация устанавливает самостоятельно (часть четвертая п.62 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству), закрепляя нормы в своих локальных нормативных правовых актах, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 августа 2018 г. п.62 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154 изложен в новой редакции.

Также организация самостоятельно на основании законодательства Республики Беларусь определяет перечень документов, на которых проставляется печать.

Справочно Рекомендуем ознакомиться с материалом: • «Примерный перечень организационно-распорядительных документов организации, заверяемых печатью».

При определении порядка учета, использования, хранения и уничтожения печатей, необходимо руководствоваться нормами:

• Декрета № 1;

• Указа Президента Республики Беларусь от 08.04.2004 № 175 «О вопросах государственной регистрации и ликвидации (прекращения деятельности) юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»;

• ГК;

• Правил открытия и функционирования объектов, надзор за которыми возложен на органы внутренних дел, утвержденных постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 01.06.2012 № 156;

• Инструкции № 189;

• Инструкции по делопроизводству;

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

Справочно Пример Положения о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов см. здесь.

Учет печатей, как правило, осуществляется в соответствующем журнале. Форма такого журнала в нормативных правовых актах не установлена. Может вестись несколько журналов: отдельно журнал оттисков печатей и штампов и отдельно журнал учета выдачи печатей и штампов.

Справочно Воспользуйтесь примерной формой журнала учета выдачи печатей и штампов.

Реквизит «Печать» ставится на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ (части пятая, шестая п.62 Инструкции по делопроизводству, п.7.26 СТБ 6.38-2016).

Шаг 3. Хранение и уничтожение печатей

Законодательством не установлен порядок хранения печати коммерческой организации. Как правило, она хранится в несгораемых шкафах или сейфах.

Ответственность и контроль за законностью использования и хранением печатей возлагаются на руководителя коммерческой организации, иных лиц, имеющих право пользования такой печатью, в соответствии с действующим законодательством.

Руководитель может своим приказом возложить ответственность за хранение и использование печатей, ведение журнала учета печатей организации на одного из работников.

Справочно Пример приказа о назначении лица, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, см. здесь.

При ликвидации организации предусмотрена обязательная сдача в регистрирующий орган печати или подача заявления о ее неизготовлении либо утрате (п.13 Положения о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом № 1).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. вышеуказанная обязанность исключена из п.13 Декретом № 7.

Обратите внимание! За нарушение установленного порядка сдачи печатей и штампов юридического лица для уничтожения после принятия решения о его ликвидации, совершенное должностным лицом, либо нарушение правил хранения таких печатей и штампов, повлекшее их утрату, предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере от 10 до 30 БВ (часть первая ст.23.38 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

Справочно Пример акта об уничтожении простой печати см. здесь.

21.11.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела