Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС (ОАО «К»): 1. Что является критерием для отнесения документа к документам (делам), завершенным делопроизводством?

2. В каком году следует отнести к документам, завершенным делопроизводством, а также сдать в архив:

1) годовую бухгалтерскую отчетность за 2013 г., составленную в I квартале 2014 г.;

2) действующий Устав Общества, утвержденный общим собранием акционеров от 15.03.2013?

ОТВЕТ: 1. Документы (дела) относятся к завершенным делопроизводством по окончании делопроизводственного года. Делопроизводственный год совпадает с календарным. То есть документы относят к завершенным делопроизводством по временному критерию. Исключением являются переходящие дела.

2. Годовая бухгалтерская отчетность за 2013 г., составленная в I квартале 2014 г., будет относиться к 2013 г. и должна быть сдана в архив в течение 2015 г. Устав Общества необходимо сдать в архив организации в течение 2015 г.

Порядок отнесения отчетов к определенному делопроизводственному году закреплен в:

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4: отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления (например, отчет за 2006 г., составленный в 2007 г., должен быть отнесен к 2006 г.) (часть восьмая п.172);

• Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143: отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления (часть восьмая п.46).

Таким образом, годовой отчет за 2013 г., составленный в I квартале 2014 г., будет относиться к 2013 г. и должен быть сдан в архив в течение 2015 г.

Дело с Уставом Общества, утвержденным общим собранием акционеров от 15.03.2013, будет считаться завершенным делопроизводством 31 декабря 2013 г. Его также необходимо сдать в архив организации в течение 2015 г.

Заголовки дел включаются в опись дел структурного подразделения того года, в котором они были начаты делопроизводством (п.90 вышеназванных Правил).

23.12.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Завершение делопроизводственного года»