Документооборот организации 22.01.2015 автор Пупкевич Т.

Пособие - навигатор от 22.01.2015
Автор: Пупкевич Т.

Документооборот организации

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ

Основные признаки	Содержание	Норма	Аналитические материалы
Понятие	Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело	Пункт 138 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)
Ответственность за организацию системы документационного обеспечения управления	Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). Справочно При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников)	Пункт 6 Инструкции по делопроизводству
Требования к организации документооборота	1. Оперативность прохождения документов. 2. Исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами. 3. Соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов	Пункт 139 Инструкции по делопроизводству
Схема документооборота	Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации	Пункт 138 Инструкции по делопроизводству
Учет объема документооборота	Справочно Объем документооборота - количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за определенный период времени. 1. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации. 2. За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ. Отдельно учитываются полученные и созданные организацией документы, обращения граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц. 3. В организации может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов и т.д.)	Пункт 144 Инструкции по делопроизводству
Поступление и рассмотрение документов	1. Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается службой ДОУ. 2. До вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей. Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой «Ошибочно доставлено». 3. Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций или имеющих пометку «Лично», которые передаются адресату. 4. После вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением случаев, если: - дата на оттиске календарного штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа; - на документе отсутствует реквизит «Дата»; - дата документа существенно отличается от даты его получения; - в полученном документе нет обратного адреса отправителя. 5. На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается. На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется. 6. Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. 7. Зарегистрированные документы передаются из службы ДОУ на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции	Пункт 140 Инструкции по делопроизводству	Входящие документы: правила регистрации и прохождения
Регистрация документов	Регистрация документов - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки	Пункт 139 Инструкции по делопроизводству	1. Входящие документы: правила регистрации и прохождения. 2. Подготовка и регистрация исходящих документов
Учет и анализ документооборота	Учет и анализ объема документооборота в организации осуществляются под руководством службы ДОУ. 1. Результаты учета объема документооборота обобщаются службой ДОУ и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами. 2. Сведения об объеме документооборота используются для установления структуры и штатной численности службы ДОУ, выбора технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства, определения степени загруженности службы ДОУ и отдельных работников. Анализ документооборота проводится в следующих направлениях: - состав документов; - количество документов; - маршруты движения документов; - организация работы с документами (регистрация, контроль исполнения, формирование в дела, оперативное и архивное хранение); - формы документов. Справочно Постановлением Национального статистического комитета Республики Беларусь от 05.07.2013 № 62 принята форма государственной статистической отчетности 1-документооборот «Отчет о документообороте» - годовая форма отчета о документообороте для определенного перечня организаций	Пункт 144 Инструкции по делопроизводству
Оптимизация документооборота	В целях оптимизации проводится анализ документооборота с целью: - сокращения документооборота; - сокращения трудоемкости обработки документов; - увеличение скорости движения и соответственно исполнения документов

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 7 сентября 2017 г. в Инструкцию по делопроизводству внесены изменения на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167.

22.01.2015

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»