Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Допускается ли формирование в одном деле письменных и электронных обращений?

ОТВЕТ: Да, допускается под одним индексом дела по номенклатуре дел.

Письменные и (или) электронные обращения граждан и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, в государственном органе, иной организации формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (п.26 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей»).

Дела формируются в течение календарного года. Вместе с обращением в дело подшивается копия ответа (уведомления) и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения.

Таким образом, каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу.

В организациях на стадии оперативного хранения обращений заявителей и документов, связанных с их рассмотрением, в том числе при их учете в автоматизированной системе документационного обеспечения управления, могут вестись гибридные дела. Такие дела формируются в том случае, когда в пределах одного дела объединяются обращения заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документов в электронном виде, а часть поступила или была создана на бумажном носителе.

При наличии в гибридном деле обращений заявителей и документов постоянного хранения, связанных с их рассмотрением, после завершения делопроизводственного года они формируются в дела на бумажном носителе и в установленном порядке передаются в архив организации.

Справочно Подробнее см. раздел подборки «Работа с обращениями граждан и юридических лиц».

10.03.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела